¿Cuáles son las herramientas para el control de empleados?

La Nueva Ley de Control Horario de los empleados, obliga las empresas a llevar un registro diario de las horas de inicio y finalización de la jornada de sus trabajadores. Las organizaciones cuentan con diferentes alternativas a la hora de supervisar la actividad laboral de sus empleados pero no todas ellas se adaptan a todos los perfiles de puestos de trabajo ni ofrecen la misma fiabilidad de los datos. 

La efectividad de los sistemas de control de empleados elegidos no debe estar reñida con la satisfacción de los empleados que van a ser expuestos a ellos ya que, de ser así, su motivación se vería afectada y con ello su productividad podría sufrir las consecuencias.

Sistemas de control horario

Básicamente, un sistema de control horario es todo aquel con el que se supervisan las horas de entrada y de salida de los empleados de una empresa. Pero, ¿porqué es útil este control de horarios? Su objetivo es evaluar el número de horas que trabajan, la puntualidad o las incidencias que se puedan producir a lo largo del día.

En el momento de elegir un sistema de control horario, hay que tener en cuenta todas las posibilidades disponibles hoy día en el mercado, sus pros y sus contras. Entre los métodos más utilizados se encuentran los siguientes.

1. Los sistemas polivalentes: Un sistema ágil y flexible que se adapte adaptable a las distintas situaciones laborales y tipos de trabajadores (teletrabajo, horarios flexibles, personal que desarrolla su jornada en la sede de clientes, etc.) y utilizable desde diversos dispositivos como ordenadores o teléfonos móviles. En definitiva sistemas que permitan que los horarios de entrada y salida se puedan recoger a través del reporte manual de los propios empleados o de forma totalmente automática y en tiempo real, facilitando la obtención de informes por día. Software de control horario, como Time@Work, que permiten llevar un control exhaustivo de la jornada laboral tal y como obliga la nueva ley de control horario  y es un sistema versátil que permite tanto el registro a través de su aplicación móvil como un registro Time@Work 100% automático a través del ordenador. Permite permite registrar y documentar los tiempos de descansos u otras interrupciones de modo que se pueda definir el tiempo de trabajo efectivo diario.

   
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2.  Los sistemas online declarativos: Otra alternativa para llevar un control de empleados, su entrada y salida, y la supervisión de su horario, consiste en recurrir a otros software de control de presencia: Los empleados suelen acceder a un entorno web para marcar cuándo inician y acaban sus jornada laboral. Son herramientas declarativas que pueden estar sujetas al error ya que sólo proporcionan datos de control de presencia laboral.

3. Los sistemas de fichaje: Estos sistemas de control de empleados son incompatibles con los nuevos entornos laborales (teletrabajo, horario flexible etc.).

• • Tarjetas con banda magnética: Su funcionamiento es simple, cada empleado deberá pasar su tarjeta por el lector tanto a la entrada como a la salida. La tarjeta cuenta con una banda magnética que puede ser leída por un dispositivo electrónico y es ahí donde está registrada la información del empleado en cada caso.
  • Sistemas de control mediante tarjeta: Estos sistemas son seguramente los más utilizados y su característica común es la presencia de bandas magnéticas, códigos de barras, etc. La información se recoge a través de un lector habilitado para ello en el lugar de acceso a la empresa o al puesto. 
  • Tarjetas de proximidad: Este tipo de tarjetas utiliza la tecnología RFID (siglas de Radio Frequency IDentification, en español,  identificación por radiofrecuencia). Una tarjeta de proximidad es una tarjeta plástica que lleva incrustada en su núcleo un circuito integrado y una antena de comunicación. Cada ejemplar contiene un número de serie que es leído por frecuencia de radio, típicamente de 125kHz. Las tarjetas de proximidad son capaces de transmitir cuando un código único, de más de 1 billón de combinaciones posibles, es acercado al lector adecuado. Su durabilidad es superior a las de banda ya que la lectura se produce sin contacto físico, por lo que el deterioro es mínimo.

• Sistemas biométricos para el control de empleados: Son sistemas muy sofisticados y muy interesantes porque eliminan los fraudes más comunes. Son el resultado de la aplicación de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de una persona para verificar identidades o identificar a personas. Como ejemplo de características físicas estarían las huellas dactilares, los patrones faciales, las retinas, el iris o la geometría de la palma de la mano. Su principal desventaja es su alto precio de implantación, debido al coste de la tecnología que utilizan.
  • Identificación por huellas dactilares: Funciona por reconocimiento de la huella digital de alguno de los dedos de la mano. El sistema de identificación automatizada de huellas dactilares, tiene un índice de seguridad del 99.9%.
  • Identificación por biometría vascular: Lee el patrón de las venas de las manos. La tecnología más fiable y segura dentro del campo de la biometría de la mano es la que consta de un escáner que captura una imagen del tramado de las venas de la palma de la mano a través del reflejo de ondas de frecuencia corta (muy similares a los infrarrojos).
  • Identificación por biometría facial: El reconocimiento por biometría facial es una tecnología que requiere de unas condiciones muy concretas, sobre todo de luz, por lo que su rendimiento puede verse afectado por circunstancias ajenas a las personas.
  • Identificación por escáner de iris u ojos: Este sistema es tecnológicamente muy seguro pero actualmente es también una técnica bastante cara. Suele utilizarse para proteger recintos que requieren de un elevado índice de seguridad.
  • Biometría de perfil de mano: Funciona por reconocimiento de la morfología de la mano.

• • Hojas de firmas: Se trata de registrar manualmente las entradas y salidas, reportándolas en hojas de cálculo. El mismo Microsoft Office tiene en su catálogo diferentes plantillas.

4. Sistemas de control de actividad

Para controlar la actividad laboral, las empresas disponen de diferentes métodos y sistemas de control. Principalmente, lo que buscan las compañías es bloquear el acceso a determinadas páginas web, como las redes sociales, o las descargas de programas, música, películas, etc. Entre los métodos más utilizados se encuentran los siguientes:

• Proxys de bloqueo: un proxy es una herramienta que hace de intermediaria entre un ordenador y una dirección web. Es decir, mediante un servidor proxy, un equipo de la red empresarial estará conectado directamente a Internet filtrando y distribuyendo el acceso al resto de equipo de la organización. Funciona mediante el establecimiento de sistemas "Whitelist", donde se fija un listado de direcciones web permitidas, que serán las únicas a las que se pueda tener acceso; o "Blacklist", donde el listado recoge las direcciones web no permitidas, por lo que tan sólo ese grupo de páginas quedarían restringidas, siendo todas las demás, accesibles.

Además de URL correspondientes a redes sociales, también se pueden bloquear servicios de mensajería o programas de descarga. La ventaja de este método es que permite ajustar el bloqueo a un determinado horario, siendo posible programar que quede liberado durante los descansos del personal.

• Firewalls o cortafuegos: son los sistemas que, por defecto, vienen incluidos en el sistema operativo del ordenador. Su principal ventaja es la simplicidad que permite bloquear cualquier tipo de programa o web desde el mismo equipo, pero este beneficio conlleva un inconveniente. La desventaja es que el usuario del ordenador podría modificar la configuración del propio firewall para saltarse las restricciones establecidas por la organización, dependiendo de sus conocimientos informáticos y del nivel de acceso de que disponga, por lo que es recomendable no habilitarlo como administrador.
• Geolocalización mediante GPS: algunas empresas adoptan sistemas de geolocalización para saber, en todo momento, dónde están los empleados (dentro y fuera de la empresa). Este sistema está indicado para flotas y vehículos comerciales, puestos de venta móviles, transportistas y repartidores en general.

Eso sí, es importante aclarar que todos los sistemas planteados pueden percibirse de manera invasiva y agresiva por parte de los trabajadores, teniendo un efecto totalmente negativo sobre ellos y provocando:

• Ambiente de trabajo enrarecido.
• Desmotivación laboral.
• Poca implicación por parte de los recursos humanos.

Las consecuencias de una acción de este tipo pueden llevar incluso a la fuga de talentos con la consecuente pérdida de competitividad de la empresa en el mercado. Algo que ninguna compañía se puede permitir en estos tiempos.

La combinación perfecta: Un Software integrado

Con la situación actual mundial de crisis sanitaria generada por el coronavirus, muchas empresas comenzaron a adaptar el modelo de trabajo a distancia, para así garantizar seguridad y tranquilidad a sus empleados. Ahora el reto para las empresas, además de mantener un control horario de sus profesionales, es medir y conocer su nivel de productividad teletrabajando. Por eso, en WorkMeter contamos con EffiWork, un software de teletrabajo que busca ayudar a las empresas y sus trabajadores midiendo los niveles de productividad durante su jornada laboral para optimizar la gestión del tiempo. Además, detalla las horas de inicio y fin de la jornada, la actividad real, tiempo de pausas y de horas extras realizadas.

Una solución que reúne las funcionalidades de un sistema de control horario y un sistema de control de actividad, todo en un mismo software. ¡Una perfecta combinación!