Uno de los retos de los departamentos de Recursos Humanos, es tener al día el cuadrante de vacaciones, sin solicitudes pendientes y todos los tipos de días organizados. Para esto, es importante contar con una visión global del calendario laboral empresarial.
Una alternativa muy usada es realizar un cuadrante de vacaciones en Excel, sin embargo, no es la alternativa más efectiva, sobre todo cuando la empresa maneja una gran cantidad de información, o bien, cuando cuenta con una plantilla numerosa.
Pero, ¿Qué es un cuadrante de vacaciones?
El cuadrante de vacaciones, es una forma de organizar los días de ausencias laborales; ya sea por vacaciones, bajas, mudanza, maternidad, permisos etc. Un sistema al cual pueden acceder todos los miembros de la compañía, ya que tiene como objetivo informar a los empleados, en todo momento, sobre los días de vacaciones que han disfrutado o que tienen disponibles, así como las bajas y demás tipos de ausencias o días de teletrabajo.
Gracias al cuadrante de vacaciones, se evitarán conflictos innecesarios dentro del equipo. También se evitan los trámites tediosos e innecesarios, como el de enviar una serie de correos electrónicos informando sobre los días disponibles, o responder a mil solicitudes de vacaciones, ya que todos los empleados tendrán la posibilidad de visualización y acceso.
Habitualmente los equipos de recursos humanos de empresas pequeñas o medianas, realizan el cuadrante de vacaciones en Excel generando un documento compartido, al cual todos los empleados tienen acceso y pueden ver las vacaciones de todos los compañeros así como las propias, para distribuir los días justamente y equilibrar la carga de trabajo.
Sin embargo, la creación de un cuadrante de vacaciones en Excel, no deja de ser un proceso manual, que ocupa tiempo y requiere de concentración. Por eso, es recomendable implantar un software dedicado a la gestión de vacaciones y ausencias, de esta manera, los responsables de la ejecución de este proceso tendrán más tiempo para dedicarse a tareas más estratégicas.
Cuadrante de vacaciones en Excel vs gestor de vacaciones digital
Si aún no sabes si invertir o no, en un gestor de vacaciones para organizar los tipos de días de tus empleados, o si prefieres optar por realizar el cuadrante de vacaciones en Excel, te ayudaremos a aclarar tus ideas. A continuación te exponemos algunos factores que resolverán tus dudas.
Velocidad y eficiencia
Un cuadrante de vacaciones en Excel puede parecer dinámico, sencillo e incluso rápido, pero lo cierto es que es un sistema lento y tedioso, si se compara a un software para la gestión de vacaciones, que lee y registra los datos rápidamente, brindado una visión global y organizada de los diferentes tipos de días.
Como se ha mencionado previamente, un documento Excel, no es funcional cuando se cuenta con una gran cantidad de datos, ya que no es un sistema capaz de procesar numerosas cifras y cuando detecta demasiada información el programa suele cerrarse sin preaviso, lo que dificulta el trabajo del responsable de la realización del cuadrante.
Sin embargo, puede ser un sistema efectivo y a coste cero para pequeñas empresas. No obstante, la automatización de datos siempre será la opción más efectiva, ya que ahorra tiempo y evita los errores humanos que en un Excel se pueden cometer.
Seguridad de información
Al realizar un cuadrante de vacaciones en Excel, el documento generalmente permanece en carpetas de documentos compartidos, para facilitar el acceso y edición por parte de los empleados, miembros del equipo correspondiente, quienes pueden modificar la información y, sin quererlo, cometer un error o eliminar el documento.
Cuando la empresa cuenta con un gestor de vacaciones, los errores humanos no existen, ya que el software se encarga de mantener un control exhaustivo de cualquier cambio o corrección que el empleado o el responsable realice. De esta manera, el equipo, y sobre todo el responsable, pueden estar seguros de que la planificación de las vacaciones y ausencias, es la correcta.
Solicitudes y funcionalidades
Es cierto que Excel, ofrece infinitas posibilidades, gracias a sus fórmulas y funcionalidades, además permite almacenar numerosos datos, pero gestionar solicitudes o avisos, es imposible, por obvias razones. Lo que dificulta la respuesta y comunicación en la gestión de vacaciones y ausencias, ya que no existe ningún tipo de notificaciones que alerten sobre las peticiones de los empleados o sobre la disponibilidad del día.
Un software especializado en la gestión de días, vacaciones y ausencias, generalmente cuenta con un sistema de notificaciones que avisa a los responsables sobre la aprobación de días y permisos. Además ofrece un calendario laboral compartido, dónde son fácilmente identificables los días disponibles.
Las funciones que ofrece un software especializado, facilitan y optimizan sin duda la gestión de vacaciones en la empresa, permitiendo acelerar los tiempos de respuesta, manteniendo actualizado el calendario laboral, facilitando así la comunicación entre empleados y responsables. Con una solución dedicada, todo se mantiene bajo control.
La mejor alternativa para realizar el cuadrante de vacaciones de tu empresa
¿Todavía estás pensando si elegir entre una plantilla Excel o un software dedicado para llevar a cabo el cuadrante de vacaciones de tu empresa? Te guiamos hacia la elección de un gestor de vacaciones y ausencias, para que selecciones la solución más acertada.
Lo más importante es asegurarse que cumple con las regulaciones y los acuerdos legales y que es capaz de registrar los diferentes tipos de días, es decir, debe poder gestionar vacaciones, permisos retribuidos, bajas, días de teletrabajo, etc.
Para optimizar el tiempo y la productividad de los departamentos de Recursos Humanos, debe permitir la automatización de los procesos de solicitud y validación,
Time@Work, el software de control horario de WorkMeter, ofrece un completo gestor de vacaciones que, además de ser una herramienta fácil de configurar, permite gestionar de forma sencilla diferentes aspectos para mantener actualizado el cuadrante de vacaciones.
Las solicitudes de vacaciones y ausencias
Todos los trabajadores pueden solicitar días de vacaciones, desde el calendario de su sesión como empleado. La validación de estas, estará sometida a la aprobación de su responsable directo o pasará por el departamento de Recursos Humanos.
Cada empleado puede consultar, en cualquier momento, si sus solicitudes están en proceso de revisión, si han sido aceptadas o rechazadas, también revisar el saldo de días disfrutados o pendientes.
De hecho, cuenta con una opción útil para las bajas laborales, a través de la cual los empleados pueden adjuntar el justificante de la baja, para que Recursos Humanos disponga del mismo.
Días disponibles por convenios de trabajo
Los responsables de Recursos Humanos pueden introducir los tipos de días necesarios, de acuerdo al convenio de empresa, indicando los días de vacaciones, permisos, festivos, teletrabajo, entre otros.
Cada tipo de día puede tener un límite anual, de acuerdo al convenio pactado. Por ejemplo; 33 días naturales de vacaciones, 18 días de teletrabajo, 4 días de bajas etc.
Planificación de calendario laboral
El software permite crear tantos calendarios como sea necesario y asignarlos a las personas correspondientes. Esta funcionalidad resulta muy útil cuando la organización dispone de sedes ubicadas en distintas ciudades, cuyos días festivos pueden variar.
Para la planificación del cuadrante de vacaciones, Time@Work brinda una visualización global, tanto a los responsables de equipo, como al departamento de Recursos Humanos. Toda la información se muestra en tiempo real, lo que facilita la identificación de los días disponibles y la aprobación de solicitudes.
Garantía del registro de jornada laboral
Las empresas están obligadas a llevar un control horario diario de sus trabajadores. Time@Work, permite además el registro de la jornada, integrado al calendario laboral.
Todos los datos están consolidados en una misma plataforma, lo que facilita el trabajo del departamento de Recursos Humanos y evita la multiplicación de tareas administrativas que no aportan valor.
La recogida de datos desde el software de control horario de WorkMeter, es 100% automática de forma que los informes estarán siempre al día.
Ahora sí que podrás decidir qué sistema es más útil para tu empresa de cara a la realización de un cuadrante de vacaciones efectivo.
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