Toda organización necesita contar con un medio de planificación que le permita llevar un seguimiento de la realización de las actividades a realizar según los proyectos que desarrolle en su empresa.
Contar con una herramienta como un cronograma de actividades, permitirá cumplir plazos de entrega y permitirá a los responsables de grupo llevar un seguimiento de la ejecución de las tareas de su equipo. Dada su importancia, creemos que todo manager debería saber qué es un cronograma y cómo realizarlo en su equipo.
Qué es un cronograma
Un cronograma de actividades es una herramienta que nos permite organizar de manera gráfica, las actividades o tareas a realizar durante un periodo de tiempo para cumplir los objetivos marcados.
El cronograma es un herramienta de gestión de proyectos muy útil, ya que nos permite obtener una visión detallada de las tareas o incluso, las subtareas de cada proyecto y asignarlas a diferentes trabajadores por días, meses, etc.
Es importante que un cronograma integre diferentes elementos para conseguir una buena planificación:
- Actividades y/o tareas
- Recursos necesarios para cada tarea
- Plazos de entrega
- Miembros del equipo y responsables
Toda planificación es dinámica, por lo que el cronograma también debe serlo. Esto es, debe poder adaptarse a los tiempos e imprevistos que puedan surgir dentro de toda empresa. Por ello, aunque tradicionalmente se recogía toda esa información en papel, en la actualidad los responsables de los proyectos, pueden apoyarse en herramientas digitales que agilicen el proceso y permitan una planificación efectiva.
Cómo hacer un cronograma
Para realizar un cronograma que sea útil para ayudar a los empleados a organizar sus tareas y actividades, te proponemos que incluyas todos estos pasos en el momento de la creación de tu cronograma de trabajo:
Tareas a realizar
El primer paso para crear un cronograma es tener claras las tareas y/o actividades a realizar para cumplir con los objetivos marcados. Normalmente esta información está en manos de los responsables de grupo, que definen las tareas y los roles de cada miembro del equipo respecto a estas.
Marca roles
Como bien hemos dicho en el paso anterior, marcar los roles de cada trabajador para el desarrollo de cada actividad que incluyamos en el cronograma es fundamental para organizar los tiempos y los elementos que veremos a continuación.
Esta es una tarea que puede desarrollar un responsable de grupo, o los mismos miembros de la organización, dependiendo del estilo de liderazgo que predomine en ella. Lo más importante de este punto, no es quién defina lo roles, sino que quien lo haga sea capaz de ajustar las cualidades de cada trabajador a cada tarea buscando la mayor eficiencia.
Establece relaciones entre tareas
En este momento tendremos en cuenta si existe alguna relación entre las diferentes tareas que tenemos definidas en nuestro cronograma. Esto es, si una tarea es más importante o urgente que otras, deberemos tenerla como prioritaria. También pueden darse actividades que sean complementarias de otras, hasta que no se termine una no pueda empezar la siguiente.
Por último, hay tareas que pueden realizarse simultáneamente o que incluso, aun teniendo tiempos distintos, tengan el mismo plazo de entrega.
Sea como sea, tener claras estas relaciones entre las distintas tareas del cronograma nos ayudará a estructurarlo y a marcar los tiempos de ejecución.
Marca tiempos de ejecución
Como bien indica el título, es importante que el cronograma refleje los tiempos aproximados que creamos que tardaremos en realizar cada tarea. Estos pueden tener variaciones si un proyecto se realiza con menor o mayor tiempo del esperado.
Fija fechas de entrega
Al igual que los tiempos de ejecución pueden ser variables, las fechas de entrega no deberían serlo, dado que si tenemos un plazo ante un cliente deberemos cumplirlo. A menos que sea este el que modifique la fecha.
Por ello, es importante establecer las fechas límite para tener listas nuestras tareas, incluso podemos fijar estas fechas máximas unos días antes de la entrega final al cliente (si es el caso), para tener un margen de revisión y de corrección de posibles errores.
Organiza la información en un diseño visual
Por último, una vez tengamos claros los puntos anteriores, queda insertar toda la información en la tabla, plataforma o medio seleccionado para crear nuestro cronograma de trabajo.
La mejor manera de insertar la información, es hacerlo de manera muy visual mediante colores y con la información justa para entender la tarea sin excedernos. Cuanto más claro y ordenado quede nuestro cronograma, más fácil será su posterior consulta y eficacia.
Revisa, reajusta y reordena
Como bien hemos dicho al inicio del post, un cronograma, al igual que las tareas, no son estáticos. Por ello, el medio que escojas para organizar tu información, debe permitirte realizar cambios y modificaciones de forma recurrente y fácil.
Es importante, que todos los cambios y modificaciones que se presenten en tus tareas los reflejes en el cronograma para que este refleje lo máximo posible la realidad de tus tiempos de trabajo. Si el cronograma no está actualizado pierde su función y puede llevarnos a cometer errores.
Tipos de cronogramas
Aunque hay muchas plantillas y formas de organizar la información para una correcta planificación, destacamos los tres modelos siguientes:
Cronograma de Gantt
Este cronograma suele ser el más utilizado, ya que relaciona el tiempo que se dedica por cada tarea. Las actividades se recogen en una columna vertical y las horas, días, meses o los plazos marcados, se muestran en la fila horizontal superior. Así, las columnas del centro de la tabla nos permiten relacionar cada tarea con el tiempo dedicado a cada una de ellas.
Es muy sencillo y útil para fijar los tiempos de inicio y finalización de cada actividad, pero no nos muestra las relaciones que pueden existir entre las diferentes tareas.
Cronograma de Hitos
Es un modelo muy similar al cronograma de Gantt, ya que se relacionan hitos (tareas o actividades) con las fechas de inicio y finalización de estas.
Su diferencia con el nombrado anteriormente, es que en el cronograma de Hitos se muestran las tareas más relevantes y sus plazos, por lo que tiene menos detalle que otros modelos. Gracias a la consecución de estos hitos, estaremos más cerca de cumplir nuestro objetivo final.
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