«Si todo el mundo avanza en la misma dirección, el éxito viene por sí solo» Henry Ford

Las personas no somos conscientes de cómo gestionamos nuestro tiempo. Sin saberlo nos pasamos mucho rato en actividades que no son nada productivas, apagando fuegos o desatendiendo lo realmente importante.

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El resultado son empleados estresados que acaban la jornada sin completar sus tareas, managers que piden más recursos porque no llegan a los objetivos o empresas que pierden competitividad por baja productividad.

Nos gustaría ser más eficientes y aumentar nuestra productividad pero, tanto en entornos de movilidad empresarial como de oficina, nos faltan datos objetivos para tomar decisiones acertadas e incrementar nuestra productividad. La falta de claridad en las funciones propias del puesto de trabajo, los ladrones de tiempo, el mal uso del correo electrónico, la multitarea y la multiplicación de dispositivos son algunas de las causas de todo ello.

Ese escenario existe en todas las organizaciones pero es aún más críticos en aquellas que tienen programas de movilidad empresarial. Las personas que trabajan en entornos móviles no sólo necesitan poder acceder fácilmente a las herramientas y aplicaciones necesarias para realizar su trabajo sino también tener claro los objetivos asociados a su puesto de trabajo. Si queremos responder a las necesidades de los empleados y ofrecer políticas laborales flexibles, tenemos que entender las causas de la falta de eficiencia, buscar soluciones y, con el consenso de todos, poner en marcha planes de mejora.

¿Cómo tenemos que proceder?

La solución reside en la implementación de un programa de eficiencia cuya primera fase consiste en instaurar una cultura de corresponsabilidad dentro de la organización.

Para ello, necesitamos obtener datos objetivos de desempeño y compartirlos a todos los niveles de la organización.

Pasos a seguir:

1. Analizar y definir el puesto de trabajo

• Mediante reuniones individuales y posteriormente de grupo se obtiene un listado de las tareas que se realizan por puesto de trabajo.
• Se analizan los cuellos de botella
• Se analizan los roles que se hacen y que no corresponden al puesto de trabajo y se hace una propuesta de valor del puesto de trabajo más óptimo.

2. Clasificar las actividades en productivas, no productivas y core

• Se elabora un mapa de productividad definiendo qué aplicaciones se han de utilizar para realizar cada tarea.
• Se define el tiempo que se habría que dedicar a cada actividad a nivel diario, semanal o mensual.

3. Compartir la información con los empleados y trabajar con los nuevos hábitos

• Se da acceso a los empleados a la plataforma WorkMeter para que puedan ver cómo se reparte su tiempo de trabajo entre las actividades productivas y no productivas. Los principales indicadores que tenemos en cuenta durante esta fase son: actividad, productividad, foco y nivel de interacción de las personas con la plataforma WorkMeter. Es importante, para los empleados que trabajan en entornos de movilidad, utilizar una plataforma SaaS como WorkMeter que pueda ser accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Se analizan los primeros resultados a nivel individual para que las personas tomen consciencia de dónde están sus frenos. Posteriormente se organizan sesiones orientadas a mejorar el desarrollo de habilidades, la gestión del tiempo y una organización más óptima del trabajo. Estas sesiones pueden ser presenciales o mediante soportes digitales online que nos permitan estar en contacto con los empleados que no trabajan desde la oficina.

4. Puesta en marcha de de planes de mejora

• Se diseñan planes de mejora adaptados a las oportunidades que se han identificado en la fase anterior.
• Se comunica a los empleados y se acompaña a las personas durante todo el proceso.

5. Medición de los resultados

Se mide de nuevo los principales indicadores para comprobar si se han alcanzado los resultados deseados. Si no es así, se vuelve a analizar los datos para averiguar dónde están los cuellos de botella y se trabaja un plan de acción para eliminarlos.

Durante todo el proceso, la información y los datos de WorkMeter se comparten con las personas. Los empleados toman consciencia de cómo trabajan, participan activamente en la gestión del cambio y se responsabilizan de sus resultados. Los managers, disponen de información objetiva sobre los niveles de desempeño de sus equipos, entienden las cargas de trabajo, pueden definir correctamente las funciones de cada uno y proporcionar las herramientas necesarias para cumplirlas. Ellos también se responsabilizan de los resultados de sus equipos.

Las personas que trabajan en entornos de movilidad empresarial disponen de una solución que les permiten optimizar su tiempo de trabajo, mejorar sus resultados y demostrárselo de forma objetiva a la organización.

Las barreras que pueden existir para aplicar políticas de flexibilidad laboral se eliminan totalmente cuando podemos medir los incrementos de eficiencia y comprobar que los resultados de nuestros equipos que disfrutan de movilidad empresarial están alineados con los deseados por la organización.

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