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Control Teletrabajo: Optimiza la gestión del trabajo a distancia

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A raíz de la situación de pandemia, muchas empresas tuvieron que recurrir al teletrabajo de forma permanente, alternativa para las que muy pocas se encontraban preparadas. Al permitir a los empleados trabajar a distancia, se pensaba que se perdería productividad y eficiencia, pero gracias a la transformación digital, se demostró lo contrario. No obstante, se despertaron nuevo retos en el camino, y la necesidad de contar con las herramientas y estrategias efectivas para el control de teletrabajo, se intensificó.

Para los directivos el desafío es mayor, además de aprender a gestionar los equipos deslocalizados; en temas de comunicación y conectividad, necesitan controlar el rendimiento y la productividad de cada empleado y encontrar una forma de obtener datos objetivos sobre su desempeño, sin tener que recurrir a sistemas espía que vulneran la privacidad de los trabajadores, ya que deben cumplir con la ley de trabajo a distancia, en vigor desde septiembre de 2020, que reúne todas las condiciones laborales y derechos fundamentales que tienen lo empleados; entre estos el derecho a la intimidad y privacidad de datos, el derecho a la desconexión digital y el derecho a un horario flexible.

Teniendo en cuenta el contexto actual, desafiante y necesario, queremos enseñarte cómo llevar un control de teletrabajo adecuado, qué pautas debes seguir y qué solución es la más acertada; aquella que te garantizará datos objetivos y precisos sobre el rendimiento de tu equipo de trabajo, así como el cumplimiento de la ley de teletrabajo, y el respeto de los derechos de los trabajadores, en esta descritos.

Antes de la emergencia sanitaria, las empresas que ponían en marcha iniciativas de teletrabajo, ofrecían la posibilidad de teletrabajar a sus empleados un día por semana. Actualmente, muchas se encuentran con el 100% del equipo teletrabajando por un periodo de tiempo indefinido, otras han optado por adaptarse a un modelo híbrido de trabajo, permitiendo el trabajo en oficina uno o dos días a la semana y los días restantes de teletrabajo.

software teletrabajo

Pautas para controlar el teletrabajo

Para hacer frente a los desafíos mencionados y garantizar el buen funcionamiento de la compañía, así como el cumplimiento del marco legal, hay que definir unas pautas que permitan controlar el trabajo a distancia.

  1. Realizar un acuerdo de teletrabajo que cumpla con todas los requisitos de acuerdo a lo indicado en la ley de teletrabajo. Este debe estar firmado por el empleador y el empleado.
  2. Dotar los empleados de las herramientas tecnológicas y canales de comunicación necesarios para que puedan realizar su trabajo a distancia.
  3. Definir unos objetivos claros: No solo se trata tanto de definir un horario de trabajo fijo, sino de asegurarse que cada integrante del equipo de trabajo entienda qué tareas deben realizar y cuáles son las prioridades.
  4. Establecer reuniones de seguimiento: Los responsables deben poder controlar los avances, hacer un seguimiento exhaustivo de tareas para poder repartir de forma eficiente las cargas de trabajo e identificar el cumplimiento de los objetivos y entregas de actividades.
  5. Disponer de sistemas de medición del tiempo: Estas soluciones sirven tanto a los responsables y directivos, para asegurarse del correcto compromiso del teletrabajador, como para los empleados, para entender cómo gestionar su tiempo y comprobar su nivel de cumplimiento respecto a los objetivos marcados. Existen software de teletrabajo, que ofrecen indicadores de desempeño muy útiles para evaluar los resultados. No sólo proporcionan indicadores de productividad sino que también permiten analizar, a través del uso de las aplicaciones, el reparto del tiempo entre las tareas. Esta información se tiene que compartir con los empleados para ayudarles a alcanzar sus metas. Finalmente, el análisis de datos permite mejorar la toma de decisiones.

La solución más efectiva para el control del teletrabajo

Para conseguir cumplir con las pautas descritas previamente, es importante contar con las herramientas adecuadas. Sobre todo si se trata de gestionar y medir el tiempo productivo que afecta el rendimiento del equipo durante el teletrabajo. Es por eso importante que la empresa se focalice en impulsar la autogestión durante el teletrabajo, de esta manera fortalece la confianza y el compromiso, aumenta la productividad y promueve la consecución de objetivos.

Conseguir la herramienta adecuada, que cubra todas, o la mayor parte de las necesidades que la empresa demanda, no es una tarea fácil y se dificulta un poco más cuando se es consiente de los desafíos que el teletrabajo impone. Por eso, antes de invertir en diferente herramientas, es fundamental analizar el mercado para encontrar la mejor solución.

EffiWork, el software de medición de productividad en el teletrabajo de WorkMeter, es una sistema "todo en uno" que permite mejorar el seguimiento de los equipos, analizar los resultados y brindar una optima experiencia al empleado, equilibrando las cargas de trabajo y fomentando la autogestión.

Con EffiWork es posible controlar el teletrabajo a través de indicadores de productividad y eficiencia durante el desarrollo laboral de cada empleado, permitiendo entender y analizar el tiempo invertido en las diferentes tareas, ya que muestra el uso de las aplicaciones involucradas, sin vulnerar la privacidad del empleados; no hace capturas de pantalla, no espía, ni entra al contenido del equipo de trabajo, solo analiza la actividad realizada y la gestión del tiempo productivo, de acuerdo a unas reglas previamente marcadas en el sistema, respetando así el derecho a la intimidad de los trabajadores.

effiwork software de teletrabajo

Es un software 100% automático, por lo que los datos son completamente objetivos y precisos, basados en la actividad de cada trabajador, independientemente del lugar en el que se encuentre.

Los informes se generan automáticamente y en tiempo real, evitando así, la perdida de tiempo en trabajo manual y los errores humanos que se generan inconscientemente y permitiendo comparar la información relacionada con el trabajo en la oficina y el teletrabajo.

Al ser 100%, la accesibilidad a los datos, es posible desde cualquier lugar o dispositivo, gracias a su almacenamiento seguro de información en la nube.

Llevar un adecuado control de teletrabajo implica, no solo el seguimiento del desempeño de cada empleado, sino también cumplir con el registro de jornada laboral. Con EffiWork, el registro horario es automático, el sistema registra la hora de inicio y la hora de finalización de cada empleado, así como sus pausas, descansos y actividad offline. De esta manera garantiza el cumplimiento de la ley de teletrabajo y la ley de control horario.

Además, cuenta con un completo gestor de vacaciones y ausencias, para gestionar de forma eficiente y rápida, las solicitudes, validaciones y contabilización de días de ausencia.

En cuanto a la garantía de la desconexión y salud digital, EffiWork permite crear reglas de desconexión digital y avisar a los empleados cuando llegan a su objetivo diario de productividad y actividad. También es posible saber, en tiempo real, si los empleados están conectados, si están disponibles o si están ocupados, por ejemplo, en una videoconferencia. En función de su disponibilidad, puedes contactar con ellos por teléfono, videoconferencia o email. Cumpliendo así con el derecho a la desconexión digital, descrito en la ley de teletrabajo y relevante para el bienestar del trabajador.

EffiWork es un software muy completo, que permite el control del teletrabajo e impulsa la autogestión del tiempo productivo, aumentando el rendimiento del equipo tanto como del negocio empresarial.

Los proyectos de teletrabajo mejoran sus resultados cuando los empleados y sus responsables cuentan con soluciones de medición y seguimiento del desempeño.

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