El control horario, obligatorio por ley desde el 2019, es una normativa que se debe introducir al personal de trabajo con claridad y transparencia, de esta manera los profesionales podrán registrar su horario correctamente y las empresas podrán mantener un control de la jornada laboral de todos sus trabajadores.

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre las medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, establece como normativa el control horario en las empresas, con el objetivo de luchar por la garantía de condiciones socioeconómicas mínimas y suficientes para una supervivencia digna que afecta a los trabajadores, obligando a los mismos a registrar su jornada laboral para su debido cumplimiento y remuneración.

Si la empresa no cumple con la ley de control horario, se verá obligada a pagar una multa, de acuerdo a la infracción cometida. Las multas menos graves suponen sanciones de entre 60 y 625 euros, se dan por lo general cuando la empresa no informa a los empleados sobre las condiciones laborales, limitando su conocimiento sobre el registro de la jornada laboral registrada. Las multas graves varían entre los 625 y los 6.250 euros, estas se imponen cuando los trabajadores no imputan, ni cobran, las horas extras que han efectuado. Las multas más graves van de 6.250 a 187.515 euros y se dan cuando el empleado ha hecho más de 80 horas extraordinarias, también cuando no se han registrado las horas extras correctamente o los trabajadores menores de 18 años han realizado horas extraordinarias.

La ley expone diferentes variables para saber exactamente cuándo y quién debe realizar el registro de jornada laboral, asimismo brinda a las empresas la libertad de elegir la solución, o las estrategias, preferentes para realizar el control horario de sus trabajadores.

5 claves para el control de la jornada laboral

¿Cómo controlar el cumplimiento de la jornada laboral? Si bien es importante contar con una herramienta digital que cubra el registro horario, que brinde los datos e informes necesarios, y que respete los derechos de los trabajadores; como la privacidad y la desconexión digital, también es fundamental que todos los miembros de la organización conozcan las claves y pautas básicas para garantizar el cumplimiento de la jornada laboral.

Identificar las necesidades de la empresa

Antes de elegir una herramienta, o software para el registro laboral, para la empresa, es importante estudiar detenidamente cuales son las necesidades, que modelos de trabajo se manejan y el nivel de flexibilidad laboral establecido. Teniendo en cuenta la actividad y el sector de trabajo empresarial, respetando a su vez los derechos del personal.

De esta manera será posible valorar la implantación de una solución que genere el menor impacto posible, tanto a nivel de productividad, como a nivel de rentabilidad económica y que garantice, en definitiva, el cumplimiento del control del horario laboral y su adecuado registro, de acuerdo a la normativa legal.

Buscar una solución de registro adecuada para el control del horario laboral

Como se mencionó previamente, la ley de registro horario, brinda a las empresas la libertad de decidir sobre el método o la solución más adecuada para el control de .

La empresa podrá decidir, una vez haya estudiado sus necesidades, si elegir; máquinas de fichaje, sistemas de registro con huella dactilar, plantillas en formato Excel, aplicaciones móviles o un software de control horario, esta última alternativa es la más recomendable y completa, ya que el registro se realiza automáticamente, desde los dispositivos de empresa, lo que permite mantener al día los informes y la imputación de horas.

El método, o la solución idónea. debe permitir realizar registros objetivos y mantener informes que garanticen la fiabilidad y la invariabilidad de los datos que en ellos se consignen, ya sea de forma manual o digital:

• Control de jornada laboral manual: Obligará al trabajador a registrar diariamente su jornada, a través de una plantilla, con la hora de entrada, pausas, hora de salida y firma. La empresa estará obligada a desglosar las horas de trabajo, si se realizan horas extraordinarias, durante las jornadas a tiempo completo, o bien, complementarias en las jornadas a tiempo parcial.
• Control de jornada laboral digital: Se realiza a través de un software de control horario o aplicación de registro de jornada que permite el fichaje diario desde los equipos y dispositivos laborales.

Este tipo de herramientas permiten obtener toda la información requerida, de manera objetiva y en tiempo real, para cumplir con el registro indicado. Al ser una solución digital, no es necesario que los trabajadores firmen un documento o plantilla de registro, ya que el sistema, reconoce el empleado al que se le imputan determinadas horas de trabajo, así la empresa puede justificar la intervención del trabajador en la alternativa digital seleccionada.

Hacer el registro horario diariamente

Las empresas deben garantizar el cumplimiento de la jornada laboral a través del registro horario diario de cada empleado. Este debe incluir el horario completo de entrada y salida, una vez concluido el día de trabajo. Tal registro deberá incluir, las pausas y descansos, de esta manera se podrá garantizar una desconexión digital efectiva y promover el bienestar mental y físico del empleado. Es fundamental tener claro que el registro diario es una responsabilidad laboral de la empresa y es esta quien debe hacer que el empleado lo lleve a cabo.

Facilitar acceso a la información sobre el control del horario laboral

Es importante tener en cuenta, que al momento de una inspección laboral, el inspector de trabajo exigirá un registro actualizado con la información de todo el personal de la empresa. Esta información debe ser de fácil acceso, sea cuál sea la sede física a inspeccionar.

Asignar a un responsable del control de la jornada laboral

Independiente a la solución de control horario laboral elegida, es recomendable designar a un responsable interno, ya sea por departamento o directamente un miembro del departamento de recursos humanos, para la supervisión y control del cumplimiento de la jornada laboral y su adecuado registro. La persona responsable validará que el proceso se realice correctamente, gestionando las posibles incidencias ocasionadas.

Los trabajadores deben también conocer la existencia de esta figura responsable del registro horario, para que puedan acudir en caso de dudas, correcciones, modificaciones justificadas u omisión de registro.

¿Cuáles son los informes de registro para cumplir con el control de la jornada laboral según la ley?

Una vez se haya establecido la solución que cubre con las necesidades específicas de la empresa y, se haya designado una persona responsable del control horario, se debe tener claro que la ley obliga a mantener actualizados dos tipos de registro de jornada.

Informe de registro de jornada diario

De acuerdo a los artículos 12.4 y 35.5 del Estatuto de Trabajadores, cada empleado tiene la obligación de llevar el registro de la jornada de trabajo diariamente, sea el contrato a tiempo parcial o a tiempo completo, se realicen o no horas extraordinarias.

Informe de registro de jornada mensual laboral

La empresa está obligada a elaborar, para cada trabajador, un resumen mensual, con toda la información sobre su registro diario. Este documento generalmente es un anexo a la nomina del empleado y se puede facilitar en papel o a través de un medio telemático que acredite la recepción del documento.

Este informe se debe facilitar también a la Representación Legal de los Trabajadores y conservar durante 4 años, pues se solicitará en caso de inspección.

Una vez claras las pautas clave para controlar la jornada laboral y realizar un correcto registro horario, es importante potenciar las estrategias internas, para que los empleados se mantengan motivados y generen el hábito de cumplir con su registro de jornada adecuadamente, permitiendo así que la empresa pueda estar al día con sus obligaciones legales.