El 8 de marzo de 2019 se aprobó la nueva Ley de control horario que obliga las empresas a llevar un registro de la jornada laboral. Todos los empleados, a excepción de la alta dirección y de los trabajadores para los que ya existe una regulación especifica en el ET, y todas las empresas independientemente de su sector de actividad o tamaño proceder al registro diario de jornada. Este registro debe incluir un control de los horario de entrada y salida de los trabajadores. El ministerio, en su guía de registro de la jornada laboral, recomienda, también, registrar el tiempo de pausas obligatorias, previstas o voluntarias para poder control el tiempo de trabajo efectivo.

No ha hecho falta esperar la nueva ley de control horario para que las empresas quisieran saber si los trabajadores cumplen o no con su horario laboral. Desde hace años existen multitudes de sistema de control de presencia o de asistencia. De hecho, en grandes corporaciones este tipo de soluciones sirven como medidas de seguridad. Por ejemplo, en caso de incendio, permiten saber con exactitud cuántas personas se encuentran físicamente presentes en las oficinas y tienen que ser desalojadas.

Por lo tanto, este tipo de medidas de control horario pueden ser útiles pero cuentan con algunos inconvenientes:

• Su precio, suele ser elevado.
• Su puesta en marcha, de difícil configuración, siempre conlleva un tiempo considerable (en especial a medida que el tamaño de la empresa aumenta).
• Pueden ocasionar molestias a la entrada al trabajo (aglomeraciones, colas, etc.).
• Son muy susceptibles a problemas técnicos, que también requerirán de una inversión en tiempo y/o dinero para su recuperación.
• Su uso depende de la persona y, en función del modelo de sistema de control elegido, por ello pueden darse olvidos, descuidos, pérdidas, etc.
• Requieren una supervisión diaria de toda la información recogida.
• Lo más importante: no se adaptan a los nuevos entornos flexibles de trabajo, como el teletrabajo por ejemplo, hay que estar presente en la oficina para poder fichar.

Otra limitación importante de estas herramientas aparece cuando las organizaciones pretenden evaluar el rendimiento del trabajo sólo llevando un control de horas. El simple control del horario de entrada y salida no nos proporciona información sobre la productividad de nuestros equipos. Conocer este dato sólo nos informa de a qué hora ha llegado el trabajador o de cuándo ha encendido su PC, pero no tendremos la certeza de saber si está trabajando o si está siendo productivo de verdad. El presencialismo no es, ni mucho menos, sinónimo de eficiencia. Por lo tanto, sería un grave error limitarnos a juzgar el rendimiento de los empleados teniendo únicamente en cuenta las horarios de entrada y salida.

La alternativa inteligente

Las organizaciones necesitan soluciones que les permitan, por una parte, cumplir con los requisitos de la normativa y, por otra parte, medir el rendimiento real de las personas. Lo ideal es contar con herramientas de control horario que sean sencillas de instalar, que no requieran tiempo ni inversiones de mantenimiento, que cuenten con algún tipo de soporte técnico y que nos proporcionen, además de controlar las horas, otro tipos de indicadores como, por ejemplo, la actividad real.

En esta línea, softwares como Time@Work facilitan esta tarea, ya que la información se recoge de forma automática, su puesta en marcha es rápida y sencilla y, sobre todo, son mucho más económicos.
Gracias al control horario que esta solución ofrece se puede conocer el inicio y fin de actividad, la actividad real, el tiempo de pausas. Los datos de actividad real se comparan con lo que debería ser el tiempo de jornada laboral y se calculan las horas extras.

Time@Work no sólo proporciona completos informes horarios sino, también, facilita la autogestión del tiempo, permite mejorar la productividad y fomenta la implementación de nuevas formas de trabajo (horario flexible, teletrabajo) con total objetividad y transparencia. No se trata de una herramienta de control de empleados sino de una solución que facilita la transición entre una cultura del presencialismo hacía una cultura de corresponsabilidad. Todo esto se traduce en importantes beneficios para la empresa, que es capaz de:

• Comprobar si la gente respeta el horario laboral establecido.
• Descubrir cuando algún empleado o algún equipo de trabajo está obligado a permanecer en la empresa más horas de la cuenta.
• Compensar las horas extras, si cuenta con una política de ese tipo, ya que los datos aportados por el indicador permitirían realizar un cálculo para resolverlo.

Gestión de la carga de trabajo, más allá de la gestión del tiempo de trabajo

Gracias a Time@Work las empresas pueden comunicar a los empleados cuántas horas deberían estar realmente trabajando (actividad esperada). Los empleados pueden comparar sus horas de actividad con las deseadas por su empresa y corregir desviaciones si las hay.

Por otra parte, es fácil detectar sobrecargas de trabajo ya que, además esta solución ofrece un informe horario que permite comprobar si las personas trabajan más allá de lo que marca el horario laboral. Partiendo de este dato:

• La empresa podría tomar decisiones para minimizar estos desequilibrios.
• Los empleados tendrían la satisfacción de ver cómo sus esfuerzos son reconocidos.

Time@Work marca la diferencia frente a métodos de control horario que, ciertamente, plantean una serie de cuestiones morales a tener en cuenta por parte de las empresas y no dejan de ser un mero sistema de control de los empleados.

Permite acabar con el presencialismo o absentismo presencial y otorga a la persona la satisfacción de verse reconocidos sus esfuerzos, ya que éstos pueden ser medidos y probados. Ya no será necesario demostrar al jefe la cantidad de horas que uno pasa en la oficina, sino que lo importante será el saber aprovecharlas realmente en beneficio de nuestra productividad y la de la empresa.