Control horario empleados: Mejores herramientas, sistemas y métodos

¿Quieres saber cómo optimizar el control de empleados mantener un registro efectivo? Te explicamos cómo hacerlo gracias a diferentes herramientas de gestión.

El real decreto ley 8/2019, conocido como la ley de control horario de empleados, obliga todas las empresas a disponer de sistemas para controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores, es decir, a llevar un registro diario de las horas de inicio y finalización de su jornada laboral.

Actualmente existen diferentes alternativas para el control de horarios de empleados y equipos, guiadas por el mismo objetivo: llevar a cabo un adecuado registro y control de entrada y salida del personal.  Pero no todas las opciones disponibles en el mercado se adaptan correctamente a las diferentes modalidades y puestos de trabajo, o difícilmente ofrecen datos fiables y objetivos.

Mecanismos y sistemas para el control horario de empleados

En esencia, un sistema de control horario registra las horas de entrada y de salida del personal de una empresa, generando informes de tales registros, algunos incluyen también las pausas y descansos de los trabajadores. Pero, ¿porqué es tan importante valorar el uso de sistemas o aplicaciones de control horario laboral? Su objetivo es analizar cuántas horas se trabajan, la puntualidad del trabajador, las incidencias que pueden surgir durante la jornada y las horas extraordinarias realizadas.

Cuando tenemos que valorar un software para control de entrada y salida del personal o alguno de los diferentes sistemas de control horario, hay que dejar de lado el tradicional registro horario en Excel, de lo contrario no será posible tomar en consideración todas las posibilidades que existen en el mercado actual.

Entre los métodos más utilizados para el control de horarios de los empleados, se encuentran los siguientes:

El control horario de empleados mediante sistemas polivalentes

Un sistema de fichaje polivalente es ágil y flexible, se adapta a las diferentes modalidades de desarrollo laboral o tipos de trabajadores: trabajadores que desarrollan su jornada laboral en la sede de un cliente, situaciones de teletrabajo, trabajadores con horarios flexibles o jornadas reducidas, etc. Además, se puede utilizar desde varios dispositivos: teléfonos móviles u ordenadores.

Los sistemas polivalentes, permiten realizar un registro horario manual por parte de  los propios empleados, pero también cuentan con la opción de realizar el registro de forma totalmente automática y en tiempo real, generando informes diarios, o dentro de un periodo determinado, y completamente objetivos.

Time@Work es un software para el control de presencia y horas de trabajo, que permite llevar un control exhaustivo, a responsables y directivos, sobre el desarrollo de la jornada laboral de sus colaboradores y equipos, tal y como obliga la ley de control horario.

Es un sistema versátil; los empleados puede realizar el registro de su jornada a través de la aplicación en sus móviles o tablet, e incluso, olvidarse del fichaje manual gracias a su registro horario 100% automático, una vez el empleado inicia sesión en su ordenador.

Time@Work registra y documenta los tiempos dedicados a las pausas, los descansos u otras interrupciones, de modo que se pueda definir el tiempo de trabajo efectivo diario. Además, cuenta con un completo gestor de vacaciones y ausencias.

Es un completo software de control horario de empleados. Sin duda facilitará y agilizará el trabajo del departamento de Recursos Humanos y la gestión del talento. Si desear probar Time@Work, solicita una prueba totalmente gratuita.

Los sistemas online declarativos como solución para el control horario empleados

Los sistemas online declarativos son otra opción para llevar un control de empleados tanto de su entrada y salida como de la supervisión de su horario.

Este tipo de software de control de presencia, facilita el acceso a los empleados mediante un entorno web que les permite registrar la hora de inicio y la hora de finalización de cada una de sus jornadas laborales.

Son herramientas de registro hora de forma manual, lo que hace que puedan estar sujetas al error ya que su información es subjetiva, proporcionando datos de control de presencia laboral.

Los sistemas de fichaje físicos para el control de entrada y salida de personal

Los sistemas de fichaje físicos son dispositivos de control horario de empleados incompatibles con los nuevos entornos laborales: trabajo híbrido, teletrabajo, horario flexible etc. Se trata de dispositivos físicos expuestos en las entradas y salidas de las sedes, áreas u oficinas.

Tarjetas con banda magnética

El funcionamiento de este sistema de control horario es simple, cada empleado cuenta con una  tarjeta que debe pasar por un dispositivo dedicado a la lectura y registro de su entrada y salida de la oficina. La tarjeta cuenta con una banda magnética, un código de barras o un QR, que permite el registro de la información del empleado.

Tarjetas de proximidad

La tarjetas de proximidad son una alternativa para el control de entrada y salida de persona bastante particular pero muy utilizada.

Este tipo de tarjetas utiliza la tecnología RFID (siglas de Radio Frequency IDentification, en español, identificación por radiofrecuencia). Una tarjeta de proximidad es una tarjeta plástica que lleva incrustada en su núcleo un circuito integrado y una antena de comunicación. Cada ejemplar contiene un número de serie que es leído por frecuencia de radio, típicamente de 125kHz.

Las tarjetas de proximidad son capaces de transmitir cuando un código único, de más de 1 billón de combinaciones posibles, es acercado al lector adecuado. Su durabilidad es superior a las de banda ya que la lectura se produce sin contacto físico, por lo que el deterioro es mínimo.

Sistemas biométricos para el control horario de empleados

Sistemas biométricos para el control de empleados, son sistemas muy sofisticados y muy interesantes porque eliminan los fraudes más comunes. Son el resultado de la aplicación de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de una persona para verificar identidades o identificar a personas.

Como ejemplo de características físicas estarían las huellas dactilares, los patrones faciales, las retinas, el iris o la geometría de la palma de la mano. Su principal desventaja es su alto precio de implantación, debido al coste de la tecnología que utilizan.

• Identificación por huella dactilar: Funciona por reconocimiento de la huella digital de alguno de los dedos de la mano. El sistema de identificación automatizada de huellas dactilares, tiene un índice de seguridad del 99.9%.
• Identificación por biometría vascular: Lee el patrón de las venas de las manos. La tecnología más fiable y segura dentro del campo de la biometría de la mano es la que consta de un escáner que captura una imagen del tramado de las venas de la palma de la mano a través del reflejo de ondas de frecuencia corta (muy similares a los infrarrojos).
• Identificación por biometría facial: El reconocimiento por biometría facial es una tecnología que requiere de unas condiciones muy concretas, sobre todo de luz, por lo que su rendimiento puede verse afectado por circunstancias ajenas a las personas.
• Identificación por escáner de iris u ojos: Este sistema es tecnológicamente muy seguro pero actualmente es también una técnica bastante cara. Suele utilizarse para proteger recintos que requieren de un elevado índice de seguridad.
• Biometría de perfil de mano: Funciona por reconocimiento de la morfología de la mano.
• Hojas de firmas: Se trata de registrar manualmente las entradas y salidas, reportándolas en hojas de cálculo. El mismo Microsoft Office tiene en su catálogo diferentes plantillas.

Sistemas de control de actividad, más allá de un control horario

Hemos explicado las diferentes alternativas para un control horario real y objetivo, pero ¿cómo monitorizar la actividad de trabajo efectiva de los empleados? Una necesidad cada vez más presente, sobre todo durante las modalidades de teletrabajo.

Para controlar la actividad laboral, las empresas disponen de diferentes métodos y sistemas de seguimiento. Principalmente, lo que buscan las compañías es bloquear el acceso a determinadas páginas web, como las redes sociales, o las descargas de programas, música, películas, etc. Entre los métodos más utilizados se encuentran los siguientes:

Proxys de bloqueo

Un proxy es una herramienta que hace de intermediaria entre un ordenador y una dirección web. Es decir, mediante un servidor proxy, un equipo de la red empresarial estará conectado directamente a Internet filtrando y distribuyendo el acceso al resto de equipo de la organización.

Funciona mediante el establecimiento de sistemas "Whitelist", donde se fija un listado de direcciones web permitidas, que serán las únicas a las que se pueda tener acceso; o "Blacklist", donde el listado recoge las direcciones web no permitidas, por lo que tan sólo ese grupo de páginas quedarían restringidas, siendo todas las demás, accesibles.

Además de URL correspondientes a redes sociales, también se pueden bloquear servicios de mensajería o programas de descarga. La ventaja de este método es que permite ajustar el bloqueo a un determinado horario, siendo posible programar que quede liberado durante los descansos del personal.

Firewalls o cortafuegos

Son los sistemas que, por defecto, vienen incluidos en el sistema operativo del ordenador. Su principal ventaja es la simplicidad que permite bloquear cualquier tipo de programa o web desde el mismo equipo, pero este beneficio conlleva un inconveniente.

La desventaja es que el usuario del ordenador podría modificar la configuración del propio firewall para saltarse las restricciones establecidas por la organización, dependiendo de sus conocimientos informáticos y del nivel de acceso de que disponga, por lo que es recomendable no habilitarlo como administrador.

Geolocalización mediante GPS

Algunas empresas adoptan sistemas de geolocalización para saber, en todo momento, dónde están los empleados (dentro y fuera de la empresa). Este sistema está indicado para flotas y vehículos comerciales, puestos de venta móviles, transportistas y repartidores en general.

Es importante aclarar que todos los sistemas planteados pueden percibirse de manera invasiva y agresiva por parte de los trabajadores, teniendo un efecto totalmente negativo sobre su trabajo y provocando:

• Ambiente de trabajo enrarecido.
• Desmotivación laboral.
• Poca implicación por parte de los recursos humanos.

Las consecuencias de una acción de este tipo pueden llevar incluso a la fuga de talentos con la consecuente pérdida de competitividad de la empresa en el mercado. Algo que ninguna compañía se puede permitir en estos tiempos.

Un software integrado: Control horario de empleados y actividad productiva

Muchas empresas comenzaron a adaptar el modelo de trabajo a distancia o teletrabajo, para así garantizar seguridad, bienestar y tranquilidad a sus empleados. Ahora el reto para las empresas, además de mantener un control horario de sus profesionales, es medir y conocer su nivel de productividad teletrabajando, además de evitar el absentismo laboral y optimizar la gestión del talento en general.

Por eso, en WorkMeter dimos un paso más con EffiWork. Un software que facilita el control horario de empleados: detalla las horas de inicio y fin de la jornada, la actividad real, tiempo de pausas y de horas extras realizadas. pero que además mide su productividad, valora su desempeño, permite analizar la inversión de tiempo en actividades que aportan valor, sin vulnerar la privacidad de los empleados, garantiza la desconexión digital, cumple con la normativa legal y cuenta con un completo gestor de vacaciones y ausencias.

EffiWork busca ayudar a las empresas a modernizar su gestión y promover una cultura de datos, ofreciendo a los empleados información objetiva sobre su desempeño, midiendo sus niveles de productividad para que logren optimizar la gestión del tiempo de trabajo y aumenten su rendimiento.

Una solución que reúne las funcionalidades necesarias para un seguimiento efectivo y un registro horario objetivo. Todo en un mismo software. ¡Una perfecta combinación!