En España, para un directivo de Recursos Humanos, el control eficiente de vacaciones y ausencias es una de las más tareas complicada. Elaborar y mantener actualizado un calendario en él que se reflejen las vacaciones, las ausencias y bajas de los trabajadores, no es tarea fácil. Parece que no tiene mucho sentido concentrar el proceso únicamente en el departamento de Recursos Humanos sin hacer participes los Managers y los empleados.
Lo ideal sería que el empleado tenga acceso al software de gestión de vacaciones para poder pedir los días de vacaciones, introducir sus ausencias, sus viajes etc. y comprobar, de un simple vistazo, si sus peticiones han sido aceptadas o si están, aún, pendientes. Asimismo, es importante que los empleados puedan especificar, más allá de las simples vacaciones y bajas, otros tipos de día. Por ejemplo, día de teletrabajo, o días de viajes. Es muy importante para poder cumplir la nueva Ley registro de jornada ya que en ciertos casos el tiempo de trabajo efectivo se computa de forma específica. Además, de facilitar el control del registro horario por parte del departamento de RRHH, poder analizar, por ejemplo, la eficiencia de los trabajadores cuando están teletrabajando y compararlo con los resultados de las jornadas realizadas desde la oficina puede aportar información valiosa.
Por su parte, los responsables de área deberían acceder a un panel de notificaciones que centralice las solicitudes de los empleados y encargarse del proceso de aprobación. De esta forma, la carga de RRHH se vería reducida a la vez que ahorraría tiempo de procesamiento de solicitudes, validaciones y contabilización de días de ausencia. Asimismo, aumentaría el control que puedan tener los Managers sobre la disponibilidad de su equipo y facilitaría la asignación de tares.
Finalmente, los responsables del departamento de Recursos Humanos deberían poder acceder a la plataforma donde se encuentren centralizados los datos de toda la empresa. En lugar de invertir su tiempo en tareas administrativas de gestión de peticiones podrán dedicarlo a analizar los datos.
– Analizar si se respetan las políticas de teletrabajo (días por semana)
– Comprobar si los resultados de los empleados mejoran en entornos de flexibilidad
– Disponer, siempre y cuando la solución adoptada disponga de un módulo de registro horario, de los informes de registro de jornada tal y como lo exige la normativa.
– Llevar un control fácil y exhaustivo de las horas extras
– Anticipar tasas de ausencias y equilibrar los recursos
– Etc.
Está claro hay que reemplazar el obsoleto Excel y los números emails para solicitar vacaciones a través de un software que centralice la información, en el cual queden registradas las peticiones y las aprobaciones. Un software de gestión de vacaciones en la nube, que permita que todas las sedes de la organización puedan utilizarlo y que esté disponible en cualquier momento desde cualquier lugar.
Una plataforma 3 en 1. Que sirva para gestionar vacaciones pero también para el llevar a cabo el registro horario y ofrezca otros indicadores claves para el negocio.
Time@Work es un completo software de gestión de vacaciones. La plataforma está integrada con el módulo de Registro horario y le permite cumplir con la nueva Ley de registro de la jornada laboral del 12 de mayo 2019.
