Una de las tareas más ingratas del departamento de RRHH o de Administración es el control de horas trabajadas. No obstante, desde el 12 de mayo todas las empresas están obligadas, por ley, a llevar un control horario.
Dependiendo de qué sistema utiliza la organización, llevar el registro de las horas de trabajo puede convertirse en un verdadero Vía crucis.
En primer lugar, la recogida de datos siempre es complicada. Los empleados tardan en rellenar y enviar las horas de presencia al departamento de recursos humanos que, cuando las consigue, puede verse sumergido en una montaña de documentos.
Luego el procesamiento de los datos se hace interminable. Pasar hojas al ordenador, después de descifrarlas, representa una inversión en tiempo y recursos por parte de RRHH que no aporta ningún valor.
Afortunadamente los tiempos han cambiado y gracias a las nuevas tecnologías existen herramientas que pueden facilitar el trabajo.
Los departamentos de RRHH disponen hoy en día de software de control horario que automatizan la recogida de datos y su procesamiento. Son soluciones, como Time@Work, que recogen de forma automática los horarios de entrada y salida y las horas trabajadas. Los datos son totalmente objetivos. Toda la información está centralizada en una misma plataforma a la cual puede acceder RRHH para obtener los informes mensuales que necesitan para:
- Asegurarse del buen cumplimiento de la relación contractual entre empleados y empresa
- Elaborar las nominas
- Calcular las horas extras.
El ahorro de tiempo y dinero es inconmensurable. Por una parte, los empleados ya no pierden tiempo rellenando hojas de presencia y, por otra parte, RRHH no invierte tiempo en tareas puramente administrativas sino que puede dedicarlo a lo más importante: La gestión de los recursos humanos.
Además, estas soluciones no sólo facilitan la gestión de las horas de trabajo efectivo por parte de Recursos Humanos sino que proporcionan a la organización una valiosa fuente de información sobre cómo se gestiona el tiempo. Los responsables de equipos pueden entender mejor las cargas de trabajo y optimizarlas. Las personas entienden cómo reparten su tiempo entre las distintas tareas y pueden mejorar sus hábitos. En definitiva, la adopción de soluciones de control horario facilitan el trabajo del departamento de Recursos Humanos, tiene un impacto directo en los niveles de productividad de la organización y, sobre todo, permite evitar multas por incumplimiento de la nueva normativa.
