Consejos para utilizar correctamente el email en la oficina

Consejos para utilizar correctamente el email en la oficina

 

Consejos para utilizar correctamente el email en la oficina

Cada día perdemos más de dos horas revisando nuestro correo electrónico. El tiempo es muy valioso y debemos organizarnos para poder hacer frente a nuestras tareas.

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Hablamos de gestión del tiempo, de perder el tiempo, de ladrones de tiempo y aunque son expresiones usuales y aceptadas por todo el mundo esconden una pequeña trampa... No podemos gestionar el tiempo porque éste no se puede crear, ni tirar, ni modificar. El tiempo es el que es y lo que debemos gestionar es lo que hacemos mientras el tiempo pasa.

Debemos gestionarnos a nosotros mismos y nuestros compromisos para sacar mayor partido de lo que hacemos. Tendemos a culpabilizar el tiempo de aquello que no hemos podido hacer. Decimos ?no tengo tiempo para hacer el montón de cosas importantes que debo hacer? cuando tendríamos que decir ?no llego a todo?, ?no he hecho todo lo que me había propuesto?. Cuando nos habíamos propuesto realizar algo y no hemos podido hacerlo, nos fallamos a nosotros mismos, nos invade una sensación de frustración y darle la culpa al tiempo es lo más fácil.

La clave es optimizar nuestra gestión del tiempo

Mientras desarrollamos nuestras funciones y tareas profesionales, nos marcamos objetivos, y planes de consecución de los mismos. Nos comprometemos a corto y largo plazo en proyectos que pueden ser operativos o estratégicos pero que sin lugar a dudas van a implicar un montón de tareas físicas. Debemos enviar mails, llamar por teléfono, realizar reuniones, alguna que otra tarea de tipo administrativo, etc.

Si no optimizamos estas tareas, si dedicamos más tiempo del necesario, ello nos va a impedir llegar a la consecución de nuestro compromiso, de nuestro objetivos, creándonos esa molesta y frustrante sensación de haber ?perdido el tiempo?, que los ?ladrones de tiempo? nos han impedido hacer lo que nos habíamos propuesto.

Por todo ello es tan importante aprender a sacar provecho de las herramientas y los recursos de comunicación y gestión de que disponemos en las empresas sin dedicarle ni un minuto más de lo estrictamente necesario.

Como ya sabemos de artículos anteriores, uno de los principales ladrones del tiempo en las empresas es el correo electrónico. Según un estudio de Officetime, el 33% de las personas gastan entre una y dos horas al día en responder emails en el trabajo, mientras que el 22% de los encuestados afirma perder más de dos horas únicamente comprobando su bandeja de entrada y revisando los nuevos emails recibidos.

Empieza ahora a dominar el email, la herramienta que nos facilita tanto el trabajo pero que a la vez se ha convertido en nuestro peor enemigo, nuestro peor ladrón de tiempo y verás como la frustración se convierte en satisfacción.

Consejos para hacer un buen uso del correo electrónico

  • Antes de escribir un mail pregúntate: ¿Es necesario enviar este correo?
  • Debemos intentar enviar nuestro mensaje al menor número de receptores posibles.
  • El asunto es la parte más importante del mensaje. Lo mejor es una frase corta y descriptiva que transmita la acción principal que queremos comunicar.
  • Intenta tener tu bandeja de entrada lo más vacía posible. Vacíala al menos una vez por semana
  • Elimina todo aquel email que ya has leído y con el que no tienes ninguna acción a realizar.
  • Archiva los emails que quieres conservar, utiliza un sistema simple con carpetas de referencia en la página principal.
  • Establece filtros para que una misma categoría de mensajes vayan directamente a la carpeta correspondiente.
  • Contesta por orden de llegada todos aquellos mails que puedas resolver en menos de dos minutos.
  • Organiza los emails que requieran una acción y un seguimiento.
  • Crea dos carpetas, una para los mails que requieran más de dos minutos ?Acción? y otra para los que necesitas el input de terceras personas ?En espera?. Intenta tener tu bandeja de entrada lo más vacía posible. Vacíala al menos una vez por semana

Siguiendo estos pequeños consejos conseguirás optimizar el correo electrónico, dominar el ladrón de tiempo más temido en el trabajo y avanzar en la consecución de tus objetivos. 


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