Bing! Acabas de recibir otra invitación para una reunión. Tu último espacio de tiempo libre para hacer el trabajo real acaba de esfumarse.

No nos malinterpretes: puede ser muy valioso reunirse con tu equipo cara a cara en lugar de enviar media docena de correos electrónicos. Sin embargo, también hay reuniones en las que falta dirección, no se toman decisiones y los asistentes se marchan preguntándose a que venía todo esto.

Noticias de última hora: todos asistimos a demasiadas reuniones

Independientemente del nombre, el menú o la transición de diapositivas, las reuniones siempre serán contraproducentes a menos que cambiemos el rol que desempeñan en nuestros días de trabajo.
¿Qué podemos hacer para evitar reuniones continuas e inservibles? ¿Y cómo puedes hacer que las reuniones a las que asistes valgan la pena?

A continuación, te presentamos seis tácticas simples para hacer que las reuniones sean más productivas y manejables:

Claves para tener reuniones eficaces

1. Toma el control de tu calendario

Todos tenemos ese momento del día en el que rendimos mejor. Para algunos, la productividad máxima llega a primera hora de la mañana, justo después de esa taza de café. Para otros, las mañanas pueden ser el momento de ponerse al día con los correos electrónicos, mientras que las tardes se reservan para la creatividad máxima.

Sea cual sea tu ritmo, no dejes que las reuniones se interpongan en el camino. Bloquea tu calendario para maximizar tu hora más productiva del día y dejar las reuniones para los momentos de calma. O bien, programe todas sus reuniones en ciertos días de la semana (como los martes y los jueves, por ejemplo), para que pueda trabajar sin interrupciones durante el resto de la semana.

2. Consultar el diccionario

Las reuniones han adoptado nuevas definiciones: check-in, sesiones de brainstorming o project status updates, por nombrar algunas. Y esta definición cambia de equipo a equipo, y de empresa a empresa.

Redefine el aspecto de las reuniones para tu organización y resérvalas únicamente para ese propósito. Por ejemplo, las preguntas se pueden responder y los problemas se pueden resolver en un entorno menos formal. En lugar de reservar reuniones de 30 minutos de forma predeterminada, intenta invertir 10 minutos en el escritorio de tu compañero de trabajo. Si el problema aún no se resuelve, entonces es posible que se requiera una reunión.

Esto no significa que deba evitar por completo las sesiones de brainstorming, solo significa que pueden adoptar una nueva forma, como tomando un rápido café.

3. Preparar el escenario y hacer una salida fuerte

Las personas pueden quedar tan atrapadas en el propósito central de una reunión que nos olvidamos de las otras partes principales: el principio y el final. Si bien estas partes pueden parecerse más a tareas domésticas, pueden afectar dramáticamente la productividad de su reunión.

Primero, cada reunión debe tener una agenda. Como mínimo, tu agenda debe incluir el objetivo de la reunión, los temas de la reunión y el tiempo asignado para cada tema.

Luego, asegúrate de que alguien tome notas durante la reunión y luego las comparta. Antes de terminar, dedique cinco minutos a hablar sobre los elementos de acción, los responsables, y el plazo para completar cada uno.

4. Pulsar el botón ‘invitar’ estratégicamente

Ah, la lista de invitados. Invita a demasiadas personas a tu reunión, y la conversación se desvía. Invita a muy pocas personas y no tendrás todas las partes interesadas necesarias para tomar una decisión.

Afortunadamente, hay números mágicos de asistentes para ciertos tipos de reuniones. Considere estos consejos la próxima vez que programe uno:

• Para resolver un problema, invite a cuatro o seis personas.
• Para tomar una decisión, invite a cuatro o siete personas.
• Para establecer una agenda, invite de 5 a 15 personas.
• Para intercambiar ideas, invite a 10 a 20 personas.
• O puede seguir la famosa «regla de las dos pizzas» de Jeff Bezos: si el grupo es más grande de lo que podría alimentar con dos pizzas, su reunión es demasiado grande, punto. Lo principal es invitar solo a aquellas personas que realmente necesitan estar allí: aquellos que tienen algo que aportar, aquellos qye pueden obtener algo o aquellos que están directamente afectados por el resultado.

5. Mantener los ordenadores portátiles cerrados (y los oídos abiertos)

Las reuniones se han convertido en un momento para revisar los correos electrónicos, ponerse al día con Twitter a escondidas o concluir un proyecto. Ah, sí, y escuchar a medias lo que realmente está sucediendo en la reunión.

Trabajar de forma multitarea es algo que nadie puede realmente hacer, por mucho que nos intentemos convencer de que sí. Nuestra atención y acciones solo pueden focalizarse en una cosa en cada momento, aunque alternemos tareas a gran velocidad. Considera prescindir de las computadoras portátiles abiertas en las reuniones, excepto para los presentadores y los que toman las notas. La falta de distracción seguro que ayudará a su equipo a avanzar más rápido en su agenda y reducirá la necesidad de reuniones de seguimiento. Las reuniones a pie también pueden aumentar la creatividad, la energía de los asistentes y la atención.

6. Trazar el camino correcto

Ya es bastante difícil que todos en la misma habitación presten atención y contribuyan. ¿Y cuando tienes compañeros trabajando en remoto desde casa, o incluso desde ciudades o países distintos? Cualquiera que se haya unido a una llamada de conferencia de 15 personas sabe que las reuniones virtuales pueden perder el rumbo rápidamente.

Si bien las reuniones en persona no siempre son posibles, puede imitar el mismo tipo de compromiso y productividad con una carta de comunicación. Esta carta le permite establecer las reglas básicas sobre cómo se comunicará su equipo. Puede incluir estándares para cosas como la etiqueta de la reunión, donde todos acuerdan limitar el ruido de fondo y las conversaciones secundarias, hablar a un ritmo razonable o no dominar la conversación.

La carta también puede ayudar a aclarar cuándo debe usar ciertos tipos de canales de comunicación. Por ejemplo, su equipo puede primero llamar por defecto, luego chatear y, finalmente, enviar un correo electrónico como último recurso.

Cuando su equipo está de acuerdo con las pautas, todos firman la carta , que luego se imprime y se publica.

Recuerda: tú tienes el control sobre tu calendario
Buscamos constantemente formas de hacer que las reuniones sean más soportables. Tratamos de ponerles nombres originales, servimos aperitivos para hacerlos más llevaderos, añadimos GIFs en las presentaciones de PowerPoint para involucrar a nuestros colegas…

¿La forma real de tener finalmente mejores reuniones? Deja de hacerlas por defecto. Evita aceptar ciegamente todas y cada una de las invitaciones, y recuerda que puedes controlar cómo se desarrolla una reunión.

Y, si todo esto falla, simplemente pulsa el botón Rechazar y haz algo realmente productivo con tu tiempo.