La reducción de costes en las empresas es un movimiento que tarde o temprano las organizaciones tienen que cometer. Hoy más que nunca la frase control de gastos está de moda y las empresas se preocupan en aplicar políticas, entre otras, de contención y ahorro en energía, flotas y desplazamientos, y gastos generales. Para todas ellas surgen ideas y soluciones que facilitan la reducción de gastos, el control y la eficiencia en el uso, pero todas ellas conllevan un riesgo de disminución de la producción y de la satisfacción del empleado.

Más allá de las políticas mencionadas existe una solución, el teletrabajo, que no solo aúna las virtudes de las anteriores, sino que transforma sus riesgos en ventajas, ya que incorpora efectos multiplicadores de aumento de la productividad y satisfacción del empleado.

Reducción de costes en energía

En cuanto a este tipo de reducción de costes, recientes estudios consideran que las Pymes podrían ahorrar hasta 3.000 millones de euros si consiguiesen ser más eficientes en materia energética.

El problema es que la mayoría de las empresas no son conscientes de cómo gastan tanto en energía. ¿Cuáles son los cambios en la manera de utilizar la energía que pueden ayudar a reducir las facturas? Lo primero, evitar malos hábitos e implicar toda la plantilla en la política de ?cambio de comportamiento y eficiencia?. La mitad del gastos energético de las pymes se debe a la iluminación de oficinas, por lo que iluminar cuando no es necesario o potencias excesivas, son costumbres que salen caras. Realizar pequeñas inversiones puede, también, ayudar a reducir considerablemente los gastos o incluso permitir a las pymes ser autosuficientes. Nos referimos, por ejemplo, a la instalación de sistemas de detección y desconexión de consumos innecesarios (aires acondicionados, espacios vacios o suficientemente iluminados por la luz natural,?)

Según el Estudio de Eficiencia Energética de las Pymes elaborado por Gas Natural Fenosa, los ahorros energéticos se podrían traducir en reducciones de hasta 16,8% en factura y, a nivel nacional, podrían representar la creación de 116.000 puestos de trabajo sin obviar que no se emitiría 19 millones de toneladas de CO2 y representaría un ahorro de energía de 27.038 GWh, equivalente al consumo anual de todos los hogares de la Comunidad de Madrid.

Reducción de costes en desplazamientos y flotas

Los gastos de desplazamiento y la reducción de los vehículos de empresa es uno de los recortes a los que se recurre con medidas de urgencia. En muchos casos estas medidas se aplican de forma radical e implican incongruencias, precisando constantes revisiones con el fin de ajustarse a lo imprescindible. Como resultado de ello, los ahorros no son los inicialmente previstos y precisan de una constante inversión de tiempo en su control y gestión.

Para reducir gastos en las empresas, evitar desplazamientos y viajes innecesarios puede tener un alto impacto en el ahorro pero para mitigar impactos en las ventas, precisa de la aplicación de alternativas de contacto y comunicación mediante el uso de soluciones tecnológicas conocidas, como la videoconferencia y la gestión de documentos online, y otras más innovadoras como las redes sociales corporativas (Liferay, soluciones profesionales de Linkedin,?).

Para los desplazamientos necesarios, es imprescindible economizar de forma inteligente y no basta con buscar las alternativas más baratas, sino que siempre se debe hacer balance entre el coste, el tiempo y una comodidad mínima que evite que el tiempo de viaje sea un tiempo perdido en el que no se atienden llamadas ni se piensa en los proyectos.

En cuanto a las flotas internas de vehículos, la oportunidad de ahorro se basa en la reducción del número de vehículos, optimización de su uso y renegociación de los precios y las alternativas de financiación. ¿Quién precisa vehículo? ¿Qué vehículo precisa? ¿Cómo y cuanto lo usará? Esta gestión de flotas requiere tiempo y dedicación, e incluye un control interno exhaustivo de kilometrajes, mantenimientos, compras y renovaciones.

Otra alternativa consiste en el carpooling , que se ha convertido en una práctica habitual para el 31% de las empresas según la última edición del Barómetro del vehículo de empresa (CVO) promovido por la compañía de renting Arval. Se trata de instaurar planes de reserva bajo demanda previa y lograr un ahorro directo por disminución de flota y una optimización de trayectos para reuniones y actividades comerciales. Este tipo de medida, aunque se traducen en un ajuste más, suelen ser bastante bien recibidas por los empleados puesto que son favorables a nivel medioambiental. Según el director del Informe del Vehículo de Empresa (CVO), Alejandro Madrigal, «si consiguiéramos que sólo el 2% de los conductores hiciera uso de esta medida se ahorrarían diariamente más de dos millones de euros en gasolina y más de 3.500 millones de toneladas de CO2 expulsadas a la atmósfera».

Facility management, los gastos generales

Pedro García Carro, vicepresidente de IFMA, afirma que los gastos generales ?suponen la segunda partida de gastos más importante para las empresas de servicios después de los de personal y el tercero en las empresas industriales». En los gastos generales se incluyen desde los servicios inmobiliarios (planificación de espacios, valoraciones, alquileres, etcétera), la gestión de proyectos (mudanzas y remodelaciones), los servicios asociados al edificio, al personal y al negocio (mantenimiento, jardinería, limpieza, vending, cafetería, audiovisual, conserjería, correo, seguridad) hasta los servicios corporativos (viajes, flotas, gestión documental y gestión e higiene). Una gestión profesionalizada de contratos de arrendamiento, gestión de los espacios de trabajo, suministros (consumo energético, agua, gas, luz), limpieza, mantenimiento, seguridad, jardinería, flotas, viajes, reprografía, mobiliario de oficina, catering, reformas, traslados, mensajería, material de oficina, etcétera, podría suponer ahorros en todas estas partidas entre el 20% y el 30%.

¿Existen otras alternativas que permitan reducir gastos a la vez que incrementan la satisfacción de los empleados?

La respuesta es SÍ y el teletrabajo es una prueba de ello. De acuerdo con María Garaña, presidenta de Microsoft Ibérica, el teletrabajo ayuda a las empresas a ahorrase entre un 25% y un 30% gracias al ahorro de costes, sobre todo relacionados con temas de energía, desplazamientos y espacio físico? así como gastos generales. Es decir que el teletrabajo está totalmente alineado con las políticas de contención de gastos que acabamos de mencionar pero consigue mayores beneficios a las empresas que lo implementan. Está ampliamente demostrado que el hecho de trabajar desde casa ayuda a conseguir mejoras significativa de productividad a la vez que potencia una mayor conciliación laboral ya que ayuda a la flexibilización de las jornadas de trabajo lo que se traduce, también, en una mayor satisfacción y motivación de los empleados.

La semana próxima, dedicaremos un post exclusivamente al teletrabajo, sus beneficios, casos de éxito, modelos de implementación. Te invitamos a suscribirte al blog en la imagen que verás más abajo o en el menú de la izquierda.

Y tú, ¿conoces otras alternativas para que las empresas ahorren en gastos? ¡Esperamos tu respuesta!