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En ocasiones las horas de trabajo se nos quedan cortas pero la realidad es que nos interrumpen una media de 56 veces cada día y el 80% de ellas se consideran triviales. ¡Ponle freno a las interrupciones!
Si alguien te robara tu monedero y te lo devolviera con menos efectivo del que tenías seguro que te darías cuenta. Si vuelves a casa y te encuentras con que te falta la televisión y las joyas de tu pareja probablemente exclamarías: ¡Nos han robado!
Entonces, ¿por qué la gente no se da cuenta cuando se les despoja de algo mucho más valioso que sus relojes o televisiones: su precioso y no recuperable tiempo?
Y lo peor de todo es que nunca podemos terminar nuestras tareas a tiempo y nos quejamos de que simplemente no tenemos el tiempo suficiente.
Pero la verdad es que lo tenemos. El problema es que no lo sabemos aprovechar. Dejamos que la gente y los dispositivos tecnológicos nos los quiten, es decir, no nos organizamos bien el tiempo.
¿Quiénes son estos "ladrones del tiempo? Son las personas más importantes en nuestras vidas: el jefe, colegas de trabajo, familiares y amigos. "¿Tienes un minuto?" dicen siempre. Y así es como estás robando de nuevo de algo valioso que nunca se puede recuperar.
Si eres como la mayoría de la gente, pierdes entre tres y cinco horas cada día por culpa de las interrupciones. Y peor aún, no te das cuenta que tu tiempo ha sido robado. Así ocurre una y otra vez mientras te preguntas vagamente, ¿a dónde va el tiempo? ¿Cómo es posible que pase tan deprisa?
Pues se va en interrupciones.
Consejos para gestionar las interrupciones
Si deseas recuperar ese tiempo robado y usarlo de la manera que deseas, esto es lo que debes hacer:
1. Cuantifica el tiempo que estás perdiendo. No te vas a comprometer a recuperar el tiempo perdido hasta que te das cuenta de lo que esta situación te está costando. Calcula todo el tiempo que estás perdiendo con interrupciones todos los días y no te dejes engañar por los "¿Tienes un minuto?" Ciertamente, estas interrupciones se llevan contigo algo más que un minuto de tu tiempo:
- Interrupción que te desconcentra de tu tarea
- Pérdida de tiempo en volver a concentrarte y alcanzar los niveles que tenías anteriormente recolocando ideas en tu cerebro
- Frustración por tener que reconstruir tus ideas, gastando energía que podrías estar dedicando a la tarea
Además, dispondrás de la angustia y fatiga de tener que recuperar el tiempo perdido. Todo cuenta.
Advertencia: Habitualmente la gente suele acabando contando tres a cinco horas al día robadas por interrupciones.
2. Educa a tus ladrones de tiempo. Sólo hay una manera. Tienes que explicarles que te vas a quedar centrado en tu tarea y como esta actitud es por el bien común y el beneficio de todos.
Tienen que querer no interrumpirte. Al principio será complicado pero esta decisión es la que va a facilitar el cumplimiento de tus obligaciones. Asegúrate de que eliges tus palabras cuidadosamente e intenta avisar a la gente afectada antes de tiempo. Estás cambiando tu comportamiento y ya verás como a la larga, estas decisiones merecen la pena.
3. Aprovecha tu tiempo haciendo una única tarea. Ahora que has conseguido evitar, o al menos disminuir las interrupciones, debes volver a aprender a hacer lo que la cultura interrupción que había destruido: sacar tiempo y dedicarlo únicamente y totalmente centrado y focalizado en una sola tarea que tendrá tu completa atención.
Estás tratando de dirigir una empresa rentable o de hacer un buen trabajo dentro de ella, pero no se puede hacer de forma correcta si dejas que las interrupciones roben un tercio o la mitad de tu tiempo. Valora tu tiempo y conseguirás más con menos. Verás como no vuelves a decir aquello de ?es que el día es demasiado corto? o ?no tengo tiempo para nada?.
