Conocer quiénes formarán parte de esta experiencia, es decir a qué personas concretas se designará para el proyecto piloto de teletrabajo; tener una idea más precisa acerca del nivel de motivación de los empleados y saber a cuánto ascenderán los costes derivados de la implantación del proyecto son aspectos que no pueden quedar como cabos sueltos. Disponer de las herramientas necesarias para ello debe ser la primera preocupación, antes de proseguir con la implantación.

La definición de perfiles

Workmeter permite identificar el mejor perfil. Esto es un aspecto decisivo, ya que es importante la selección de los empleados que formarán parte de esta nueva era en la trayectoria de la organización. Para ello esta herramienta permitirá estudiar las tareas específicas relacionadas con los perfiles seleccionados, el paso previo a la definición de los objetivos específicos.

La medida de la motivación

Cuantificar la motivación sí se puede gracias a herramientas como las encuestas de satisfacción (ejemplo de ello son los rankings Best place to work y los certificados tipo EFR). Otra forma de conocer el nivel de motivación de los empleados es mediante el uso de herramientas tipo Form assembly, Survey Monkey o utilizando encuestas a través de Google Docs.

Ejemplos de variables susceptibles de medida relacionadas con la motivación son:

• Índice de aumento de la productividad derivado del rendimiento del empleado en el cumplimiento de sus objetivos, en relación con el tiempo invertido en ellas.
• Índice de disminución de la rotación del personal.

La importancia de los costes

La medición es fundamental para evaluar el impacto y el coste asociado al programa piloto. En este paso hay que saber si se dispone de la tecnología necesaria, ya que, si no fuese así se debería considerar la adquisición de nueva para lo que habría que plantearse: cuánto cuesta, cuánto permite ahorrar y si es neutral y/o beneficiosa para la organización. Aspectos cuya medida da una pista acerca de estos costes son:

• El tiempo medio de reactividad a emails y llamadas (es importante asegurarse de que el proyecto de flexibilidad aplicado a unos cuantos no afecte a la rentabilidad global del equipo).
• El ahorro en reuniones y gastos de representación que se desprende de la implantación de las nuevas aplicaciones y herramientas.