Cómo organizar las vacaciones de tus empleados en Excel

Saber cómo organizar las vacaciones de tus empleados adecuadamente es de fundamental importancia. Un plan de vacaciones bien estructurado permite hacer un seguimiento de los días de vacaciones acumulados, los disfrutados y las que quedan por disfrutar, así como cumplir con los criterios establecidos por la ley y evitar las multas innecesarias. Para llevar a cabo una correcta organización de las vacaciones del personal de una empresa, es imprescindible diseñar una política de vacaciones, guiada por lo descrito en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores el cual establece que las vacaciones no pueden ser intercambiadas por compensación económica y tienen que estar establecidas en el contrato o pactadas previamente por el convenio colectivo de la empresa. Además de esto, las vacaciones de los empleados son un derecho obligatorio y fundamental.

La empresa debe organizar las vacaciones de sus empleados

La gestión del plan de vacaciones es una tarea del empleador, junto con el departamento de Recursos Humanos, de ellos depende poder organizar las vacaciones de todos los empleados, teniendo mucho cuidado de no ralentizar las actividades de la empresa, pero también haciendo todo lo posible para no molestar a sus empleados.

Otro aspecto importante a considerar es que todos los trabajadores deben disfrutar de su período mínimo de vacaciones dentro del plazo establecido por la ley, si esto no sucede, aunque solo sea por un descuido en la planificación de las vacaciones, la empresa se verá obligada a pagar una multa. Por lo tanto, para evitar sorpresas desagradables, es bueno elegir de inmediato un sistema para la gestión de las vacaciones de la empresa, que ayude a mantener la situación bajo control.

Cómo hacer un calendario de vacaciones de empleados en Excel

Una alternativa para organizar las vacaciones de los empleados de la empresa es Microsoft Excel, un programa muy versátil donde es posible crear una plantilla dedicada al plan de vacaciones del personal de una empresa

Principales ventajas del calendario de vacaciones en Excel

La principal ventaja radica en su facilidad de uso y en la posibilidad de insertar fórmulas que, una vez configuradas, calcularán cómo organizar las vacaciones de tus empleados en Excel automáticamente.

En un documento Excel, es posible comprender con precisión la cantidad de días de vacaciones acumulados, disfrutados y restantes, para cada uno de los empleados. Sin embargo, se debe tener mucho cuidado al insertar las fórmulas y reglas: un pequeño descuido o una imprecisión puede llegar a afectar todas las cuentas.

Otra ventaja de este tipo de herramienta radica en la sencillez de compartir el documento con todos los empleados. Sin embargo, se corre el riesgo de cometer algún error con los datos ya que muchas personas operan en el mismo archivo. Es posible que algunos de los empleados realicen, sin darse cuenta, cambios que son difíciles de remediar. Además, es un programa que suele estar instalado en los ordenadores de empresa junto al paquete Office, por lo que no tiene un coste adicional.

Principales desventajas del calendario de vacaciones en Excel

Organizar las vacaciones de tus empleados en Excel es sin duda una tarea tediosa, puede llegar a ser una ladrón de tiempo para el responsable de Recursos Humanos, ya que se tiene que introducir la información de manera manual, lo que puede dar lugar a errores humanos, afectando negativamente a los trabajadores de la empresa.

Por otro lado, las fórmulas y cálculos de Excel necesitan de conocimientos previos para resultados precisos, un dato erróneo puede tener un “efecto dominó” en las diferentes cuentas del documento. Esto puede dificultar tanto el trabajo en equipo, como la elaboración del calendario con datos objetivos.

5 pasos para saber cómo organizar las vacaciones de tus empleados en Excel

Si después de conocer las principales ventajas y desventajas de utilizar Excel, para organizar las vacaciones de tus empleados, continuas con el interés de utilizar este método, deberás seguir los siguientes pasos, así crear una plantilla fácil y eficiente:

1. Instalar el programa Microsoft Excel, si aún no lo tienes disponible en el ordenador de la empresa. Recuerda que es un programa de pago y, salvo que tu empresa te facilite la licencia correspondiente, sólo podrás utilizarlo por tiempo limitado. Otra opción es utilizar la herramienta de hoja de cálculo de Google.
2. Crea un archivo nuevo de Excel. Recuerda que la nomenclatura correcta hará que sea más fácil encontrar el documento.
3. Una vez dentro de la tabla de Excel, deberás inmovilizar las primeras 4 columnas al lado izquierdo de la tabla para indicar: los nombres de cada empleado, su departamento, los días de vacaciones disponibles y los días restantes.
4. Con las cuatro columnas creadas e inmovilizadas, el siguiente paso será crear un calendario con los días y meses del año. Para esto debes combinar las 29, 30 o 31 celdas de la primera fila, de acuerdo al mes correspondiente y nombrar cada mes. Sucesivamente, en la fila inferior del mes, debes numerar cada día según corresponda.
5. Una vez creado el calendario, o bien, el mes en curso, debes crear una tabla de “leyenda” donde se le asigne un color a los días de vacaciones, a los días laborables y a los fines de semana.

Estos son los 5 pasos que te permitirán crear una tabla efectiva para organizar las vacaciones de tus empleados en Excel. Si deseas optimizarla, una última recomendación es configurar fórmulas para el recuento de las vacaciones, de esta manera podrás visualizar automáticamente, en una de las primeras columnas de la tabla, los “Días restantes de vacaciones”. Las fórmulas en Excel reducen las posibilidades de cometer errores y brinda datos precisos. 

Un gestor online de vacaciones de empleados

Para optimizar y agilizar la gestión de tipos de días, vacaciones y ausencias en tu empresa la mejor opción es la automatización de este proceso. Para esto, existen diferentes software de recursos humanos.

Los software de control horario más completos, como Time@Work, son una solución efectiva y ágil, ya que además de brindar numerosos beneficios, a través de sus funcionalidades, y cumplir con la ley de registro de jornada, cuentan con un calendario donde gestionar los tipos de días y las vacaciones de los empleados, recogiendo los datos de manera automática, con la posibilidad de exportar la información sobre la organización de las vacaciones de los empleados también en un Excel, pero con todos los datos recogidos objetivamente. 

Time@Work, brinda la posibilidad de crear convenios de trabajo y especificar los días de vacaciones para cada departamento o grupo, también facilita la solicitud de días a los empleados y la aprobación o rechazo de las solicitudes a los responsables y directivos. Tanto el empleado como el responsable podrán comprobar si los días solicitados se solapan o no, para facilitar la coordinación y que todas los equipos de la empresa puedan organizar sus vacaciones y calendarios laborales. Una solución eficiente, muy visual e intuitiva que agilizará la gestión de las vacaciones y ausencias de tu empresa.