Mejorar la productividad

Mejorar la productividad ha de ser un objetivo constante en cualquier empresa que quiera tener éxito. Controlar todas y cada una de nuestras métricas, y ser capaces de percibir los cambios que haya y los motivos tras ellos, será lo que nos permita mejorar de forma objetiva la eficiencia. Sin embargo, podemos encontrarnos con multitud de dudas a la hora de afrontar estas mejoras en la calidad de trabajo de nuestra empresa.

¿Por dónde empiezo? Esa puede ser una de las preguntas que multitud de jefes y managers tengan en la cabeza. ¿Cuál es la fórmula de la productividad? Quiero que mi empresa mejore su productividad, pero no sé en qué basarme para hacerlo. Para ello, tenemos que salir un poco del esquema preestablecido de forma tradicional. Debemos dejar de pensar en términos de tiempo y dinero, para, paradójicamente, pensar de una manera alternativa que nos hará ganar tiempo y dinero.

Nuestra base deben ser las métricas. La mejor base de la que podemos partir para CUALQUIER CAMBIO O MEJORA que queramos llevar a cabo en nuestra empresa son las métricas. Las métricas son objetivas, y nunca nos van a engañar. Lo que vemos es lo que hay, y nos va a permitir atajar directamente los problemas que podamos tener.

A continuación, analizaremos algunas métricas e indicadores de productividad que nos darán los datos que necesitamos.

Métricas que debemos tener en cuenta

• Ratio de actividad. El ratio de actividad es el que nos permitirá conocer el tiempo total que invierte una persona en actividades relacionadas con su trabajo. El ratio de actividad comenzaría cuando el trabajador en cuestión entra a la oficina o enciende el ordenador, y finalizaría cuando este apaga su ordenador y se marcha de la oficina. Así, podemos establecer el tiempo real que se dedica a actividades laborales. Aunque el ratio de actividad y el horario laboral son dos métricas muy similares, no tienen porqué coincidir. Puede que el empleado entre un poco antes, o haga una pausa de una hora. Este indicador nos va a servir para obtener el porcentaje de productividad respecto a las horas que un empleado dedica a estar en la oficina.
• Productividad. Está métrica es la que nos va a dar la información más valiosa a la hora de aplicar las mejoras pertinentes. Aquí veremos cuánto tiempo se dedica realmente a ser productivos. Pensar que alguien que pasa más tiempo en la oficina es, por ende, más productivo, es un error capital que veremos ahora claramente. Un empleado puede pasar nueve horas en la oficina, pero realmente dedica a trabajar cuatro o cinco horas diarias: pausas interminables, distracciones, pérdidas de tiempo innecesarias… El indicador de productividad, junto con el ratio de actividad, nos darán la siguiente media que es la que englobará todos los datos.

• Indicador productividad vs. actividad. A continuación, realizaremos una media que nos permitirá obtener el porcentaje de productividad de cada trabajador. Pero te aseguramos una cosa: la actividad y productividad no coincidirá para ningún trabajador. Es lógico. Un simple café y una parada para ir al lavabo ya nos descontará minutos de nuestra productividad, pero no de nuestra actividad. Además, los seres humanos no somos máquinas, y las jornadas laborales están plagadas de imprevistos, problemas técnicos, urgencias de última hora… Curiosamente, todos estos obstáculos mencionados anteriormente pueden evitarse con un sencillo método: teletrabajo. Está más que demostrado que la gente es más productiva cuando trabaja desde casa, pues no tiene que enfrentarse a los 3 grandes ladrones de tiempo que hay en cualquier empresa: reuniones, llamadas, y órdenes de los managers. Todos estos elementos, aunque sean parte del trabajo, desvían nuestra atención y nos ralentizan en nuestra trabajo. Con el teletrabajo, unido incluso al horario flexible, todos estos problemas se disipan y la empresa trabaja de forma coordinada y a máxima potencia.

Otros indicadores de productividad

• Tiempo medio por actividad. En este artículo, os mostramos un ejemplo claro de lo que esto se refiere, utilizando un símil con un vendedor de camisetas. Échale un vistazo si te interesa.

• Aplicaciones. Estas van a ser increíblemente útiles para determinar la productividad de un empleado. Usando como ejemplo nuestro software WorkProject, podemos saber si un empleado es productivo o no gracias a las aplicaciones ¿Cómo? Muy sencillo: si el trabajador está en las aplicaciones previamente marcadas como aplicaciones para el trabajo diario (por ejemplo, un CRM), el programa recogerá ese tiempo productivo. Si, por el contrario, visita otra página que no tenga nada que ver con su trabajo (por ejemplo, un diario de noticias), el programa no reportará nada, y ese espacio aparecerá vacío en su gráfica.

• Control horario. Se trata de un indicador muy tradicional, pero que también nos puede servir para mejorar la productividad de nuestra empresa. Sin embargo, nosotros recomendamos encarecidamente los horarios flexibles, ya que su efectividad está más que comprobada.