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El tiempo es un recurso limitado y las 24 horas que tiene el día en ocasiones se nos quedan cortas. Esto mismo es aplicable al mundo laboral, sobretodo en el teletrabajo y con niños en casa. Una solución a esta falta de tiempo es aplicar las claves para optimizar su gestión y obtener una rutina laboral productiva, incluso trabajando desde casa.
Quién no ha escuchado alguna vez aquello de ?He estado todo el día sin parar y todavía tengo una montaña de trabajo? o ?es que es imposible llegar a todo?. Esto es debido a que, sin darnos cuenta, malgastamos gran parte de la jornada laboral. Si somos capaces de administrar mejor nuestro tiempo y exprimir al máximo nuestras horas productivas de trabajo estaremos contribuyendo a mejorar la gestión de proyectos laborales y a incrementar nuestro rendimiento laboral.
Pero, ¿por qué no lo conseguimos? Todo es posible de solucionar mejorando la autogestión de nuestro tiempo, teniendo en cuenta los factores que nos pueden influir y ayudar.
Factores en la gestión del tiempo de proyectos
Dificultades internas y externas
Llegar a dominar el tiempo puede ser complicado. Depende tanto de factores de la propia persona como de factores ajenos a ella. Hay estudios que demuestran que los malos hábitos de vida empiezan a manifestarse a partir de los 13 años) y que cumplidos los 16 ya es tarde para corregirlos. Por eso, estos malos hábitos repercutirán de manera negativa en el uso y gestión que hacemos de nuestro tiempo.
Los principales factores internos son:
- Haber dormido poco la noche anterior
- Mala organización y planificación de tareas
- Vida demasiado sedentaria
- Procrastinación
- Distracciones
- Incapacidad de acabar lo que se ha empezado
Sin embargo, no solo la propia persona es culpable de su mala gestión del tiempo. Las empresas en las que se desempeñan un trabajo también poseen un impacto que puede ser bueno o malo sobre ellas. Ha sido reconocido por expertos en RRHH que las siguientes causas externas a los empleados tienen un efecto negativo.
Causas externas que perjudican la gestión del tiempo de los empleados
- Ausencia de incentivos o planes variables
- No contar con planes de desarrollo profesional
- Falta de liderazgo por parte de la organización
- Falta de establecimiento de metas y objetivos
- Políticas horarias demasiado estrictas
¿Cómo afecta el tiempo a la gestión de proyectos?
En determinados tipos de empresa, según su actividad, es primordial medir cómo se reparten los tiempos de trabajo en los diferentes proyectos. Un buen ejemplo pueden ser las agencias de publicidad, los bufetes de abogados, las consultorías, despachos de arquitectos etc. Para ellos es necesaria una gestión de proyectos basada en el tiempo, no solo en temas de facturación sino para la evaluación posterior.
Si una organización funciona bien es porque la gestión de proyectos que tiene es óptima. La suma de proyectos positivos influye en los resultados globales de la compañía y la administración correcta del tiempo juega un papel importante en el devenir de los proyectos.
¿Cómo mejorar la gestión del tiempo para completar los proyectos con éxito?
Contar con una herramienta para gestionar proyectos nos va a ayudar entre otras cosas a conocer de forma automática y objetiva el tiempo dedicado a cada uno de nuestros proyectos y saber la relación entre el esfuerzo dedicado y la recompensa obtenida. Así, podremos detectar en cualquier momento la situación real del proyecto, comprobar si es interesante en cuanto a rentabilidad y ver si el proyecto principal para la organización es al que más tiempo dedicamos.
Elegir una herramienta de gestión de proyectos que tenga en cuenta la variable tiempo no es sencillo. A continuación te mostramos algunas características que debería tener:
- Ser capaz de gestionar varios proyectos a la vez.
- Poder asignar proyectos a diferentes empleados o grupos de trabajo.
- Poder comparar el tiempo real empleado en el proyecto con el tiempo estimado en un principio y ajustar desviaciones.
- Que impute el tiempo dedicado a cada proyecto de forma objetiva y automática. De esta forma se reduce la subjetividad humana a la hora de repartir tiempos en proyectos mediante herramientas de time reporting. Y por supuesto, también se reducen los tiempos dedicados a cumplimentar dicha información.
- Visión global para analizar las cargas de trabajo que permitan identificar si se están destinando demasiadas horas a un proyecto que no las necesita.
- Poder detectar si la estrategia corporativa está alineada con la ejecución.
Una vez definida la estrategia para la gestión de proyectos podremos:
- Darnos cuenta de la existencia de desviaciones entre las estimaciones iniciales y los resultados finales.
- Indagar el porqué de esas desviaciones.
- Proponer los medios necesarios para poder corregirlas de forma efectiva.
El tiempo es uno de los factores más determinantes de nuestra vida. Es uno de los planos cruciales en los que transcurre nuestra existencia. Quizá por eso mismo es tan difícil dominarlo. Quizá por ser tan inabarcable, a veces gestionarlo puede ser como intentar sostener un puñado de arena en la mano. Sentimos que el tiempo se nos escapa entre los dedos, y parece imposible hacer nada por evitarlo, pero no es así. Si conocemos cuáles son los factores que intervienen en la gestión de nuestro tiempo, lo siguiente que tendremos que hacer será analizarlos en profundidad y decidir qué medidas tomamos. El tiempo es uno de los mejores efectivos que tenemos en esta vida. Invertirlo y utilizarlo de la forma más sensata nos garantizará acercarnos mucho más a cumplir nuestros objetivos ¡No lo olvides!
