Cómo mantener el email y las reuniones bajo control

La organización se ve resentida en términos de rendimiento que estos malos hábitos le suponen. El correo electrónico y las reuniones son considerados feroces ladrones de tiempo que afectan el equilibrio de nuestro time management y perjudican nuestra productividad.

Según un estudio de Officetime, el 33% de las personas emplean entre una y dos horas al día en responder emails en el trabajo, mientras que el 22% de los encuestados afirma perder más de dos horas únicamente comprobando su bandeja de entrada y revisando los nuevos emails recibidos. Por otra parte, está demostrado que se pierden más de 30 horas al mes en reuniones improductivas (aprende a hacer reuniones eficaces), lo que supone nada menos que cerca de cuatro jornadas laborales, casi una quinta parte de nuestro tiempo de trabajo mensual.

Este artículo trata sobre el email y las reuniones, dos aspectos que debemos tener en cuenta en la gestión de nuestro tiempo. Si quieres saber más de este tema, descarga nuestra nueva guía gratuita Claves para optimizar la gestión del tiempo de trabajo:

Time management y uso del email

El email es el principal ladrón del tiempo de la mayoría de los trabajadores del conocimiento: disminuye su concentración, resta minutos a otras tareas y perjudica a los niveles de atención, además de romper el equilibrio logrado en la planificación de la jornada. Cada día que pasa llegan más y más correos que no hacen sino agravar el problema.

El abuso o mal uso del email es una de las principales fuentes de pérdida de productividad laboral en las organizaciones y sus perniciosos efectos se pueden resumir en:

• Merma de la productividad individual.

• Disminución del rendimiento organizacional.

• Reducción de la capacidad de concentración y de los niveles de atención, causado principalmente por las constantes interrupciones y alertas que no paran de llegar.

• Aumento del estrés causado por la dificultad para completar las tareas programadas que, en muchos casos, quedan sin resolver y se posponen al día siguiente.

Algunas de las soluciones que mejores resultados dan para luchar contra este ladrón de tiempo que es el correo electrónico son:

• Cerrar: no dejar nunca abierta la ventana o pestaña del correo electrónico en el navegador. Abrirla sólo cuando sea necesario es la mejor forma de evitar la tentación de echar un vistazo.

• Bloquear: desactivar las ventanas emergentes y sonidos al recibir un email. Estas alertas reducen el rendimiento e interrumpen, además de provocar distracciones innecesarias. Lo aconsejable es ampliar la prevención y aplicar estas mismas medidas a las notificaciones del smartphone. Sólo de esta forma se adquiere control sobre la información y poder de decisión para escoger cuándo se quiere acceder a un contenido.

• Filtrar: utilizar los filtros habilitados para combatir el spam. De esta forma se gana un tiempo precioso que de otra manera habría que ocupar borrando mensajes

• Limitar: dedicar momentos determinados y previamente establecidos de la jornada a leer y responder emails como actividad. Por la mañana, revisar la agenda antes de consultar la bandeja de entrada y, durante la jornada, como norma general, hay que intentar no emplear más de quince minutos en dar respuesta a un email.

• Agrupar: concentrar todas las cuentas de correo en una misma bandeja de entrada. De esta forma no se pierde tiempo entrando en las diferentes cuentas. Esta solución es sencilla, rápida, productiva y mejora la gestión de los emails.

Cada persona ha de poner de su parte para evitar agravar el problema de los emails que todos sufrimos. Un par de medidas que aportan muy buenos resultados son:

• Plantearse si es realmente necesario enviar el correo que se está a punto de preparar.

• Evitar escribir un email cuando se pueda solucionar la cuestión con una llamada.

• Utilizar el ?responder a todos? con moderación, tratando de no involucrar a más personas de las estrictamente necesarias.

Las reuniones y la gestión del tiempo

Las reuniones son una pieza clave del trabajo en equipo; pero representan graves costes para la organización y un serio problema a nivel de productividad y gestión del tiempo para el individuo si son improductivas. Para averiguar si las reuniones de empresa pueden considerarse o no un espacio productivo hay que preguntarse lo siguiente:

• ¿Se conoce siempre el objetivo de la reunión de forma previa a su comienzo?

• ¿Las reuniones comienzan y terminan a la hora planeada?

• ¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a otra sin ningún orden?

• ¿Se define una lista de acciones y se establece un calendario de ejecución?

Si, tras responder a esta pequeña autoevaluación la mayoría de las respuestas son negativas, hay que empezar a plantearse el buscar un modo para optimizar las reuniones.

El proceso para implementar una solución efectiva es el siguiente:

1. Reconocer el problema.

2. Medir los tiempos dedicados a reuniones.

3. Evaluar el grado de preparación de los temas a tratar en la reunión.

4. Seleccionar cuidadosamente a las personas cuya presencia es necesaria en la reunión y limitar a ellas el número de asistentes.

5. A la hora de fijar fecha de reunión incluir hora de inicio y de fin en la convocatoria.

Los resultados de aplicar estas medidas son muy significativos y perceptibles desde su implementación:

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