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Cómo ya hemos mencionado uno de los principales retos para directivos y gerentes es mantener la atención y el intercambio de ideas fluido de todos los participantes de una videoconferencia sin caer en un bucle de improductividad, para resolver esto te brindamos 5 pautas esenciales.
5 pautas para reuniones efectivas durante el teletrabajo
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Tener bajo control las herramientas de conectividad
Para que los inconvenientes técnicos no existan e interrumpan la videoconferencia es importante que tomes unos minutos antes de la reunión virtual para realizar pruebas de conexión, sonido y video, mantener activada la cámara asegura la atención de todos los asistentes. Comprobar estos elementos evitará las pérdidas de tiempo y atención.
Además, es necesario encontrar un lugar tranquilo y avisar a tus familiares la importancia del silencio y calma para fomentar la buena comunicación en la videoconferencia.
También identificar cual es la herramienta que mejor se adapta a las necesidades de tu equipo es fundamental para llevar acabo una reunión concreta, productiva y colaborativa. Las más habituales son: Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams o Skype.
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Atención a la ciberseguridad y privacidad digital
El aumento exponencial de la modalidad de teletrabajo ha provocado ciberataques por lo que es importante que todos los ordenadores de la empresa cuenten con un software de seguridad para mantener bajo control la privacidad de datos y filtración de información confidencial que se quiera compartir durante la reunión.
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Invitar a las personas imprescindibles
Para evitar las fugas de tiempo y pérdidas de atención, es necesario convocar a la reunión virtual únicamente a los asistentes que realmente necesitan estar y participar, los cuales se ven afectados por el propósito de la reunión.
Muchas veces solemos invitar a todo el equipo y algunos asistentes solo están como oyentes, desaprovechando un tiempo que puede utilizar productivamente. Es cierto que mantener al equipo informado es fundamental, pero existen medios de comunicación y difusión que funcionan muy bien para resumir adecuadamente una sesión de videoconferencia.
Esto garantizará una reunión virtual eficaz, fluida y productiva para todo el equipo.
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Determinar el tiempo y los puntos clave de la reunión
Marcar el tiempo, así como establecer una agenda de todos los asuntos a tratar en una reunión virtual ayudará a mantener el ritmo de la conversación y la fluidez de las ideas, haciendo que el periodo de tiempo dedicado a determinado tema sea realmente productivo y eficaz, logrando concretar objetivos y avanzar en resultados.
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Priorizar la comunicación y escucha activa: El propósito de la reunión, la participación y el feedback final
Es fundamental comunicar el propósito de la reunión para que los asistentes organicen sus ideas y puedan participar activa y valiosamente sobre el tema a tratar en la misma, esto garantiza también su atención.
Al ser el responsable de un proyecto es normal que se tenga mucho que decir, sin embargo, evitar los monólogos fomenta la participación del equipo. Es útil el uso de preguntas abiertas o la consulta de la opinión ajena. Asimismo, practicar la escucha activa ayuda a proporcionar mayor seguridad a la persona que tenga la palabra. Reafirmar frases y preguntar nuevamente ayuda a enlazar un discurso para encaminar y concretar una idea.
Recoger los comentarios finales de la reunión es muy valioso para saber si ha sido efectiva e identificar posibles mejoras en futuras convocatorias. Además, facilitar a los asistentes un resumen escrito de la reunión destacando los temas principales, definiendo tareas y objetivos, ayuda a aclarar dudas y malentendidos.
Terminada la reunión virtual, habrá que gestionar los objetivos establecidos
Después de una reunión eficaz, colaborativa y productiva, llega el momento de poner en marcha las tareas comentadas a realizar durante el teletrabajo para alcanzar los objetivos definidos y que el rendimiento laboral no cambie.
Contar con un software de teletrabajo o un software de gestión de proyectos, es útil para comprobar y organizar adecuadamente los objetivos planteados después de una reunión virtual. Además es necesario si se quiere mantener los niveles de comunicación y productividad. Este tipo de software promueve la conectividad y brinda automáticamente informes objetivos de la actividad productiva del equipo de trabajo permitiendo a la empresa alcanzar resultados positivos, derribando el obstáculo de la distancia y el presencialismo para ejercer un buen trabajo.
