Los empleados de una empresa son el activo más importante que tiene y a la vez el más difícil de gestionar. Veamos el papel que juegan en los procesos de project management.

Cada empresa tiene que preocuparse por los resultados, y una gran parte de la ecuación, por no decir el más importante, es el coste de los recursos humanos (es decir, la mano de obra), por lo que es natural que las empresas se preocupen por la eficiencia y la productividad.

En anteriores artículos ya hemos comentado la importancia que tiene utilizar un software de seguimiento del tiempo de proyectos, procesos y tareas para optimizar el reparto del tiempo. Veamos ahora, algunos de los beneficios que aporta el seguimiento del tiempo y por qué las empresas lo aplican en la gestión de proyectos, procesos y tareas.

Administración de recursos

Las empresas deben equilibrar las necesidades de los clientes con los recursos disponibles para garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y cumplan con los estándares de calidad esperados. Por esta razón, los softwares de seguimiento del tiempo juegan un papel fundamental en la gestión de sus recursos.

Las empresas que utilizan programas de seguimiento del tiempo, disponen de datos históricos y pueden predecir los recursos adecuados que necesitan según el proyecto a realizar. Por ejemplo, si se necesitan más recursos para los próximos proyectos, las empresas pueden decidir si expandir y crear puestos internos y permanentes o, si por el contrario tiene más sentido, subcontratar o externalizar el trabajo temporal.

El software de seguimiento del tiempo de proyectos permite también garantizar una facturación por horas correcta, calcular los costes de forma precisa y estudiar la rentabilidad de cada uno de los proyectos.

El concepto del Lean Time Management

Aumentar el valor y minimizar el esfuerzo son las claves sobre las que se asientan los principios de la producción industrial que Toyota comenzó a aplicar con éxito hace décadas y que hoy se han extendido a muchas otras ramas de la gestión bajo el término Lean Management o Lean Time Management.

Toda esta cultura se puede aplicar sin problemas a la gestión de proyectos que se realiza en cualquier empresa.

Las claves de esta forma de proceder son:

• Identificar los consumos innecesarios y desperdicios: detectar las actividades que consumen recursos y no aportan valor.
• Eliminarlos: excluyéndolos sistemáticamente de todos y cada uno de los procesos de trabajo de la empresa.
• Comprobar resultados y practicar ajustes: para lograr que el valor fluya lo más rápido posible y de manera uniforme.
• Continuar midiendo y ajustando: la única forma de alcanzar la excelencia.

Gestión de equipos y proyectos

Dentro de cada compañía y de cada departamento encontramos personas con perfiles, proyectos y competencias totalmente diferentes. Algunos individuos tendrán más facilidades que otras a la hora de resolver conflictos y encarar problemas. La empresa deberá detectar e identificar a las personas que se adapten mejor al proyecto requerido.

Además, los conocimientos y las competencias de las personas van evolucionando con el paso del tiempo ya que generalmente estas continúan adquiriendo y desarrollando nuevas habilidades. La gestión de los recursos humanos debe tener esto en cuenta, no solo para ubicarlo en los proyectos donde pueda ser más eficiente sino también para fomentar esta necesidad de seguir formándose como persona y facilitarte, en la medida de lo posible, la mejora continua en su formación.

Por último, a la hora de crear los equipos y proceder a la gestión de un proyecto adecuadamente, ya no sólo se tendrán en cuenta a las mejores personas de ese departamento, sino que se buscarán a aquellos profesionales con mayor experiencia en la gestión de proyectos similares. No se ponen límites por departamento, la gestión por proyectos y equipos abarca a toda la organización y si la mejor forma de encararlo es hacer equipos multidisciplinares, ¡ADELANTE!