La gestión efectiva de proyectos en una pequeña empresa significa alcanzar los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, a pesar de tener menos recursos que las grandes organizaciones.
Implica identificar qué métodos de gestión de proyectos puede aplicar para objetivos de proyectos adicionales y cuáles no agregan valor en el entorno de pequeñas empresas menos estructurado. Las herramientas que simplifican la colaboración y fomentan el intercambio de información son útiles, mientras que los procedimientos que requieren estructuras rígidas y descripciones de tareas detalladas no funcionan bien en organizaciones más pequeñas. Una combinación de informes de alta calidad y organización flexible es la más efectiva.
¿Cómo manejarías completar un proyecto importante además de supervisar las operaciones diarias? Las grandes empresas abordan grandes proyectos todo el tiempo, pero también tienen el personal, los presupuestos y la infraestructura de los que carecen las empresas más pequeñas. Su gran proyecto podría ser desde la revisión del sitio web de la compañía hasta la búsqueda de empresas competidoras para explorar la posibilidad de una fusión.
Si bien es posible que siempre se sienta presionado por el tiempo, es posible abordar un gran proyecto y evitar que abrume a usted y su negocio. La clave es gestionar el proyecto acercándolo en pasos y trabajando metódicamente hasta el final. Estas son las cinco fases de cualquier proyecto, y cómo abordar cada una.
Programar
Los proyectos tienen un marco de tiempo limitado. La gestión eficaz de las tareas garantiza la finalización de las tareas individuales y todo el proyecto según lo programado. El software que genera la Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos, o los gráficos PERT, y los diagramas de Gantt le permiten realizar un seguimiento del progreso del trabajo. Las estructuras de desglose de trabajo en estos programas le permiten dividir cada parte del trabajo en acciones separadas que puede evaluar para el grado de finalización, mientras que las tablas de PERT o Gantt le permiten determinar el progreso. Los programas a menudo están diseñados para acomodar incluso los proyectos más grandes, pero también se reducen para trabajar en los proyectos de pequeñas empresas.
Costos
La gestión de costes es vital para los proyectos de pequeñas empresas, porque la empresa a menudo tiene recursos financieros limitados. El software de programación puede incluir funciones de costos, pero para las pequeñas empresas puede ser más transparente y efectivo para rastrear los costos a través de un presupuesto tradicional. El presupuesto muestra los principales elementos de costo y columnas para el costo estimado, el costo de compra y el costo pagado. La columna de costo de compra es una señal de advertencia temprana que le permite reaccionar y renegociar las órdenes de compra si existe una gran discrepancia. A medida que el proyecto avanza y más columnas se llenan con números coincidentes, puede ver que el proyecto está en buen camino.
Controles
Las funciones de programación y seguimiento de costos le permiten determinar cuándo un proyecto se atrasa o se excede el presupuesto después del hecho. Para una gestión de proyectos efectiva, necesita controles que eviten las principales discrepancias en primer lugar. Para los costos, la función de control es limitar la autoridad de gasto. Si los empleados están autorizados a emitir órdenes de compra solo hasta un cierto monto, esto limita el riesgo de sobrecostos. Para los controles de programación, puede usar hitos. Los mejores hitos son los externos, como los permisos y las licencias. Si el cronograma exige la emisión de un permiso de construcción para una fecha determinada, tiene un hito generado externamente que, si no se cumple, significa que debe tomar medidas correctivas para corregir el progreso del proyecto.
Evaluación
Una función clave para la gestión de proyectos es aprender de la experiencia. El aprendizaje es especialmente importante para las pequeñas empresas, porque la mayoría de las mismas personas llevarán a cabo el mismo trabajo para proyectos futuros. Un ambiente de colaboración sin asignar culpa es importante para una evaluación efectiva. Cada miembro del equipo debe ser capaz de presentar sus inquietudes y hacer que se las aborden. El proceso debe reconocer que las personas que llevan a cabo el trabajo son las más autorizadas en su desempeño. Una función de evaluación efectiva al final del proceso de gestión del proyecto fortalece la cohesión del equipo y mejora la moral de la empresa.
