Cómo gestionar proyectos con equipos virtuales

Los equipos virtuales son los grupos de empleados que trabajan en el mismo proyecto desde diferentes ubicaciones, comunicándose entre sí a través de correos electrónicos o aplicaciones de mensajería. Trabajar de forma remota es cada vez más común entre las empresas con trabajadores del conocimiento, que pueden trabajar desde cualquier lugar y que únicamente necesitan un portátil y una conexión wifi.

El aumento del acceso a Internet, las soluciones basadas en la nube para el trabajo colaborativo y la creciente moda de los espacios de coworking facilitan el trabajo remoto.

Empieza por construir un equipo

Una de las desventajas de gestionar equipos virtuales es que es más difícil convertir a un grupo de personas que no se conocen en un equipo. Por lo tanto, y aunque parezca paradójico, si es posible al iniciar el proyecto, se debería reunir físicamente al equipo para que puedan conocerse. Si no es posible, no te preocupes, dispones de una gran variedad de herramientas online que te ayudarán a desarrollar virtualmente tu equipo remoto. Plataformas de comunicación colaborativa (como por ejemplo Slack) donde lo empleados pueden tener sus conversaciones, intercambiar ideas, compartir espacios de trabajo, etc.

Al trabajar con equipos remotos, es muy importante fomentar la camaradería entre los empleados, de modo que estén más dispuestos a trabajar juntos, compartir sus conocimientos y ayudarse mutuamente a desarrollar un proyecto.

Configura el proyecto

El lanzamiento exitoso de un proyecto depende de dos cosas:

• Recolectar tanta información sobre el proyecto como sea posible para comprender completamente su complejidad, las expectativas del cliente y los objetivos comerciales.
• Transmitir estas ideas a tu equipo y asegurarse de que todos entiendan lo que se necesita de ellos. Cuanto mejor lo hagas, más fácil te será gestionar el proyecto y lograr tus objetivos.

Una de las principales diferencias entre comenzar un proyecto con un equipo virtual en comparación con la gestión de un proyecto interno es que debes prestar más atención para evitar la microgestión. Establece objetivos simples y objetivos del proyecto. Compártelos y explícalos bien a todos los involucrados en el proceso. Es un paso fundamental para evitar confusiones.

Define y asigna las tareasusando herramientas compartidas para que todos los empleados puedan ver quién es responsable, de qué y cuándo. Mientras asignas las tareas, ten en cuenta la disponibilidad de los empleados. Cuando uno gestiona proyectos con equipos virtuales, puede darse el caso que las personas pertenezcan a diferentes zonas horarias, tengan diferentes días festivos, etc.

Define un proceso de claro de comunicación desde el principio. Es vital cuando se trabaja con equipos remotos. Además, como la mayoría de su comunicación se realizará a través de correos electrónicos y aplicaciones de mensajería se recomienda contratar empleados con dotes de ?escritores?. Las buenas habilidades de comunicación escrita de tus empleados facilitarán la transmisión de información y evitará malentendidos.

Desde el inicio del proyecto, elabora un cronograma de reuniones en común con tu equipo. Programa, también, llamadas diarias de seguimiento que incluyan a todas las personas involucradas en el proyecto. Esto te ayudará a comprender el estado actual del proyecto y sus avances: qué se hace, qué se debe cuidar y cómo hacerlo. También te facilitará la supervisión del flujo de trabajo.

Para otras llamadas, reuniones de planificación, llamadas de clientes, etc., intenta planificar todo con anticipación y reserva espacios en los calendarios de tus empleados dentro del horario en común. Asimismo, se debería establecer un horario durante el día en el que todos los miembros de su equipo (o al menos la mayoría de ellos) estén disponibles para poder atender las urgencias que puedan surgir.

Tanto para las reuniones planificadas o no programadas, para las llamadas de seguimiento o las llamadas ad-hoc, define las aplicaciones que se usarán (Slack, Hipchat, Google Hangouts, Skype o las que quieras) y asegurarse de que todos los miembros del equipo dispongan de las mismas y sepan cómo usarlas.

Elige las herramientas correctas

Además de un gestor de proyectos, la elección de las herramientas para gestionar proyectos es esencial para trabajar con un equipo remoto. Como no se puede reunir físicamente en una sola sala y discutir el proyecto, necesitas herramientas online que permitan el trabajo colaborativo para planificar los procesos, programar tareas y comunicarse.

1. JIRA. Para planear y asignar tareas a nuestros empleados usamos Jira. Esta herramienta nos permite planificar, rastrear y administrar fácilmente todos nuestros proyectos. Al crear un equipo virtual, quieres que todos puedan ver el estado de las tareas dentro del flujo de trabajo, la persona asignada y el responsable de reportarlo. En Jira puedes configurar tu flujo de trabajo, lo que facilita aún más la administración de tareas en los tableros. Además, todos pueden saber exactamente lo que está sucediendo en cada momento.
2. Colaboración de ConfluenceTeam, como trabajar en documentos compartidos, incluidas notas de reuniones, planes de proyectos, requisitos de productos, bases de conocimiento y documentación, para esto utilizamos Confluence. Su integración con Jira nos facilita enormemente la administración de recursos relacionados con proyectos. La capacidad de crear documentos compartidos conectados a las tareas asignadas ayuda a nuestros empleados a contribuir mejor al proyecto, lo que limita las preguntas sobre su alcance.
3. Slack. Para toda nuestra comunicación diaria usamos Slack. Aquí podemos tener conversaciones uno-a-uno, chats grupales y canales abiertos o privados para todo tipo de discusiones.
4. WorkProject. Por último, pero no menos importante, usamos WorkProject para medir el tiempo invertido en cada proyecto, tareas y subtareas. Con él, podemos comprobar que las horas invertidas están acorde con las planificadas, analizar desviaciones, evaluar el coste del proyecto y calcular las horas a facturar de forma automática y objetiva.

Conclusión: La gestión de proyectos con equipos virtuales depende mucho de las herramientas que se usen para llevarla a cabo y de los procesos de comunicación que se definan. Transparencia, claridad y fluidez de la información son las claves para una buena gestión de proyectos con equipos remotos.