En primer lugar, deberíamos clasificar los costes en categorías para ver cómo se pueden medir.

Tipos de costes de un proyecto

En términos generales, hay cuatro tipos principales de costes:

Costes de pre-planificación

Estos son los costes incurridos antes de la puesta en marcha del proyecto. Aquí deberíamos calcular el coste (tiempo invertido) de las personas del equipo asignadas al proyecto pero, también, deberíamos incluir, por ejemplo, la contratación de nuevos empleados, la realización de estudios de mercado, los honorarios de consultoría y otros trabajos preparatorios.

Costes de material

Incluyen los costes de cualquier material necesario para elaborar un producto o llevar a cabo un proyecto. Por ejemplo, si usted fuera a hacer una silla, necesitaría comprar trozos de madera, clavos o tornillos, pegamento y pintura. En la industria de IT, los costos de materiales pueden incluir la compra de software de terceros, servidores, espacio de almacenamiento, etc.

Costes de explotación

Cualquier costo incurrido para asegurar las operaciones diarias de un negocio son costos de explotación. Por ejemplo, el alquiler de la oficina, los honorarios legales o los suministros de oficina.

Recursos humanos

La partida más importante, dependiendo de la industria, los costes de los recursos humanos pueden representar hasta el 50% del coste total del proyecto. La mayor parte de estos gastos son los costes salariales de todos los empleados que trabajan en el proyecto. A menudo son los más difíciles de controlar y es necesario disponer de un software de gestión de proyectos capaz de medir con exactitud todas las horas invertidas en cada proyecto y relacionar este indicador con el coste individual de cada persona. Sólo de esta forma podremos saber cuál es coste real de los empleados. Asimismo, el control sobre horas trabajadas permite comprobar si la ejecución de tareas está en línea con la programación y los timings iníciales.

En este punto se necesita una planificación muy detallada del proyecto. Tenga en cuenta que es más fácil planificar cuando se desglosa el proyecto en tareas o ?pequeñas historias? y se hace una estimación (horas, costes, presupuesto etc.) para cada una de ellas. Durante esta fase, puede configurar alertas mantenerse informado de cuando el presupuesto de la tarea alcance un determinado umbral.

A continuación, decida quién trabajará en cada parte del proyecto y asigne las tareas en consecuencia. Una vez que todo esté listo, las personas pueden comenzar a hacer un seguimiento de sus horas apoyándose en herramientas tecnológicas.

Ventajas de un control de costes adecuado

Gracias a esta metodología y a la tecnología, los Project Managers dispondrán de datos muy valiosos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Podrán calcular tanto los costes en tiempo real como valorar los progresos de su equipo.

Toda la información sobre los costes del proyecto seguirá siendo valiosa incluso después de haber finalizado el proyecto, ya que los administradores podrán aprovechar los datos históricos para hacer estimaciones para futuros proyectos.