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Cómo establecer plazos realistas y correctos para tus proyectos

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Medir la productividad de los empleados y registrar la jornada laboral son las dos funcionalidades más conocidas de los sistemas de medición y aquellas por las que las empresas suelen acudir a este tipo de soluciones.  Pero, ¿Sabrías reconocer los beneficios que aporta al trabajador y a la empresa más allá de las ventajas evidentes de sus funcionalidades? Te contamos cuáles son los “beneficios ocultos” de estas herramientas.

Los sistemas de medición son herramientas tecnológicas que buscan aportar un panorama claro sobre los procesos operativos de una empresa para así desarrollar estrategias sólidas basadas en datos objetivos y precisos sobre el análisis de actividades laborales. Estos sistemas permiten conocer el desempeño de una determinada actividad dentro de la empresa, sin importar el lugar en el que el trabajador se encuentre, por eso su necesidad dentro de la modalidad de teletrabajo. Gracias a estos sistemas es posible analizar y monitorear la efectividad y rentabilidad de cada uno de los procesos de la organización así como del desarrollo laboral de los trabajadores. Implementar un sistema de medición facilita el control de todos los recursos a nivel de productividad.

La gestión de proyectos es una parte fundamental en el desarrollo y mantenimiento de una buena empresa. Da igual que requiera de la cooperación de múltiples departamentos o de solo unas pocas personas: garantizar que tu proyecto se complete a tiempo implica planificación, análisis y preparación.

Puedes utilizar herramientas y software de gestión de proyectos pero aunque establecer plazos realistas puede ser un elemento más del éxito del mismo, equivocarse en este apartado puede echarlo todo por la borda. Si estableces fechas límite demasiado ajustadas, corres el riesgo de no cumplirlas y estresar a todo tu equipo e incluso a ti mismo. Por el contrario, si los plazos son demasiado flexibles, terminarás perdiendo el tiempo y no avanzar en el trabajo todo lo rápido que deberías.

6 Formas correctas de fijar plazos y fechas en proyectos

Aquí tienes seis consejos para establecer plazos realistas en la gestión de un proyecto con el objetivo de que tú y tu equipo vais a cumplirlos:

  1. Empieza por la gestión de tareasdividiendo el proyecto en pequeños fragmentos, de modo que obtengas una lista de todos los pasos que se deben seguir antes de completar el trabajo. Luego, averigua cuánto durará cada paso y establece una fecha límite inferior para cada uno. Esto parece obvio para los individuos que gestionan proyectos de manera regular, pero hay un sorprendente número de personas que no lo hacen y que solo intentan estimar cuánto durará todo el proceso, en lugar de mirar los pasos que lo componen (y luego terminan frustrados cuando ven que necesitan más tiempo).
  2. Piensa en tus proyectos pasados y recuerda la causa por la que se retrasaron en el tiempo y no cumpliste los plazos. ¿Tu responsable siempre se toma una semana en revisar tu propuesta? ¿Tiende a realizar cambios de última hora que tardan en implementarse? Intenta dar por hecho que esto puede suceder de nuevo, y si es posible, adelántate e incluye dicho tiempo en tus previsiones.
  3. Piensa en las posibles cosas que pueden estar pasando al mismo tiempo. Es posible que solo necesites un día para completar una tarea en particular, pero si cae en medio de un período particularmente agitado con muchas prioridades, a lo mejor necesitas una semana o incluso más. No puedes crear un cronograma realista y aislado de otras variables; debes tener en cuenta todos los agentes externos que estarán ocurriendo a la vez.
  4. Intenta obtener toda la información que puedas del resto del equipo y de tus compañeros. Si estableces plazos límite para otra persona, o si piensas que un empleado es capaz de realizar su parte del trabajo antes, consulta con ellos para asegurarte de que los plazos que estás utilizando sean razonables. No querrás descubrir en el cronograma de tu proyecto de que la persona con la que confiaste que te podría echar una mano está de vacaciones la semana en la que contabas trabajar con ella, o que tiene tres prioridades más importantes esos días.
  5. Una vez que el cronograma de tu proyecto está en marcha, si se trata de un gran proyecto, programa revisiones internas con el equipo. Esto es especialmente importante para tratar con ellos si van al día con las tareas, detectar retrasos porque han sufrido modificaciones en sus prioridades o si por ejemplo estuvieron enfermos y han tenido que aplazar todas sus fechas límite. Si estas acciones las realizas mientras el proyecto está en marcha, tendrás más posibilidades de evitar sorpresas desagradables de este tipo. (esto no significa molestar a tus compañeros de forma reiterada, sino más bien comentar que "solo quería asegurarme de estar cumpliendo las previsiones y que tendrás la fase A para el jueves, si necesitas algo de mí o te puedo ayudar en algo, tan solo dímelo?

    Compruébalo contigo mismo también. Asegúrate de que estás cumpliendo con los plazos que te habías fijado, manteniendo el ritmo marcado de tus previsiones, y corrigiendo el rumbo antes de que cualquier pequeño retraso se convierta en una gran diferencia. Contar con la ayuda de un gestor de proyectos que te facilite estas acciones te va a ahorrar mucho tiempo y disgustos.

  1. Ten por seguro que tendrás problemas de última hora. Adelántate a ellos. A la hora de la verdad hay muchas personas que piensan: "El BORRADOR 46 acaba el miércoles por la mañana, así que lo escribiré a primera hora del miércoles porque no creo que me lleve mucho tiempo". El problema viene cuando quizá no puedes trabajar ese día porque estás enfermo, se produce una crisis en el departamento con la que no contabas o un cliente te pide urgentemente una reunión inamovible esa misma mañana. No esperes hasta que se acerca la fecha límite; trabaja e intenta terminar antes de que se agoten el plazo para evitar imprevistos indeseados.

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