Con resistencia o sin ella, parece claro que tener la combinación correcta de herramientas de productividad a tu alcance te marca la diferencia cuando se trata de mantenerse organizado y cumplir con los plazos marcados de tu puesto de trabajo. Hoy nos centraremos en la gestión de proyectos, pero el uso de herramientas para el departamento de Recursos Humanos también es fundamental. Las personas somos individuos de hábitos, nos cuesta cambiar nuestras costumbres y generalmente preferimos aquello de ?más vale malo conocido, que bueno por conocer?. En cualquier caso, hoy te proponemos algunos métodos que funcionan para hacer que este tipo de transiciones y cambios sean menos dolorosos.

Haz tú mismo la investigación de la herramienta

Imagina esto: pasas tres semanas añadiendo escrupulosamente códigos de proyecto, información del cliente e importando datos históricos a un nuevo programa. El equipo comienza a registrar todo el trabajo que han estado haciendo y, antes de que te des cuenta, el cliente ya está listo para su informe de progreso mensual.

Inicias sesión en tu nueva y elegante herramienta de proyectos que has estado usando y? decepción: no ofrece la estructura de informes que realmente tú necesitas.

Ahórrate a ti y a tu equipo el dolor de tener que adoptar todo tu trabajo al nuevo software. Revisa previamente todas las características que ofrece, los precios, cómo se organizan los datos y la presentación de los informes finales antes de dar el salto definitivo.

Perder unas pocas horas extra en analizar y comprender exactamente lo que necesitas en la fase de investigación de la selección de herramientas minimizarán tus posibilidades de fracaso.

Pruébala antes de comprar

Al igual que debes hacer tú la investigación de la herramienta, obtener experiencia práctica es imprescindible si deseas garantizar el mejor resultado posible.

Puedes elegir los programas más completos, pero en realidad tienes que usar estas herramientas religiosamente para comprobar todos sus beneficios. Además, normalmente todos los softwares que podemos encontrar hoy en día en el mercado ofrecen pruebas gratuitas de una semana, quince días o incluso un mes entero. Por lo tanto, no tengas miedo y adelante, ¡prueba las cosas e investiga!

Comprueba si su funcionamiento es fácil para el usuario, determina si se ajusta a tu flujo de trabajo y comprueba qué integraciones están disponibles.

Si tu equipo trabaja en remoto o realiza viajes frecuentemente debido a la tipología de su puesto, revisa si la herramienta se adapta a estos entornos móviles con facilidad.

Como hemos comentado, muchos servicios ofrecerán una versión de prueba gratuita de su software, así que aprovecha al máximo e intenta sacarle todo el partido.

Utiliza los servicios de soporte y formación

Como ya has investigado lo suficiente y has maximizado tu período de prueba gratuita, ya debes estar listo para implementar tu nueva y flamante herramienta en toda la organización.

El único problema ahora es: ¿por dónde empiezas?

Es posible que en los periodos de investigación y de pruebas gratuitas no siempre puedan responder el 100% de tus preguntas. Tal vez tu equipo ejecutivo necesita sesiones de formación, organizar una jornada entera con ronda de preguntas y respuestas para una sucursal concreta o simplemente prefieres asegurarte de configurar correctamente las cosas y de la manera más eficiente posible. Al fin y al cabo, tu prestigio dentro de la organización está en juego.

Para estos casos lo mejor es utilizar el servicio de soporte personalizado que tenga el proveedor de la herramienta elegido y que se adapte a las necesidades exactas de tu equipo.

Intenta programar una llamada telefónica, una sesión en persona o la realización de webinars/seminarios para captar todo el potencial de la herramienta.

Estás a punto de pedirle a tu equipo que use algo nuevo todos los días, así que lo mejor es empezar correctamente.