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La gestión del desempeño y la eficiencia organizativa están orientadas a aumentar la productividad de los empleados utilizando los mismos recursos. También se podrían interpretar desde otro punto de vista: lograr idénticos niveles de productividad, pero partiendo de una base más reducida en lo que a recursos se refiere.
En el aspecto práctico, la gestión del desempeño pasaría por:
- Canalizar mejor la gestión del tiempo. Tanto de forma individual, de cara a cada empleado, como a nivel de departamento. Para lograrlo es imprescindible detectar las oportunidades de mejora, ya que es la única manera de ayudar a los empleados a lograr este objetivo.
- Redefinir la asignación de tareas y planificación de cargas de trabajo. La realidad nos muestra que siempre es posible encontrar personas a las que se han asignado excesivas tareas. Esto puede suponer un problema. Al mismo tiempo, es posible encontrar en el mismo departamento a alguien que tiene pocas tareas y demasiado tiempo libre. Algo falla y es necesario darse cuenta cuanto antes.
- Racionalizar los recursos. Ser conscientes de situaciones como la descrita en el punto anterior supone una forma de ahorro ya que, en realidad, no se necesita más gente para cubrir la aparente sobrecarga de trabajo del departamento, sino que lo que verdaderamente hace falta es asegurarse de que las personas de cada departamento están trabajando como es debido y que las tareas han sido distribuidas de forma coherente.
- Dimensionar los departamentos adecuadamente. Conociendo las realidades anteriormente mencionadas es posible lograrlo. Puede ocurrir que en un departamento haya un exceso de personal, porque esas personas podrían asumir sin problemas una mayor carga de trabajo, lo que permitiría trasladar a parte de ellas a otro departamento donde fuesen más necesarias.
En definitiva, se trata de lograr que las cargas de trabajo sean equitativas y de conseguir que las personas puedan trabajar mejor. La conjunción de ambos factores permite obtener excelentes resultados en lo que a productividad se refiere.
Si combinamos una adecuada gestión del desempeño con una mejor eficiencia organizativa, lograremos un incremento aún mayor en dichos niveles de productividad. Para conseguir este segundo objetivo es necesario detectar a tiempo los posibles costes ocultos que pueden aparecer en procesos poco eficientes.
Generalmente suelen darse en tareas de tipo sistemático, relacionadas muchas veces con el correo electrónico o la gestión documental. Poner en marcha políticas que contribuyan a mejorar los procesos internos supone dar un paso importante hacia la eficiencia organizativa.
Qué indicadores deben monitorizarse
Para poder mejorar la gestión del desempeño y lograr alcanzar la eficiencia organizativa puede atenderse a tres indicadores.
- Actividad, sería el primero de ellos. Es evidente que nos interesa saber cuánto tiempo está trabajado la persona desde que llega al despacho hasta que sale de él. Este dato sirve como referencia para poder llegar a una mejor interpretación de las métricas que se obtendrán de los siguientes indicadores.
- Productividad. En este caso es fundamental conocer si la persona se dedica a actividades productivas para la empresa durante su tiempo de actividad.
- Uso de aplicaciones. Gracias a la interpretación de este indicador puede saberse durante cuánto tiempo un empleado usa cada aplicación, y qué aplicaciones emplea durante su tiempo de actividad. Conociendo en qué invierte su tiempo es posible detectar situaciones que no resultan del todo productivas y evitarlas.
A la vista de los datos que nos aportan estos indicadores se pueden advertir los fallos, por lo que es más sencillo decidir cómo actuar para lograr una gestión más efectiva.
También es interesante, llegados a este punto, definir buenas prácticas de trabajo dependiendo de cada puesto, de esta forma cada empleado sepa exactamente cómo puede mejorar su gestión del tiempo.
Casos de éxito reales
La gestión de documentación sería uno de los ejemplos más comunes. Muchos empleados no saben dónde tienen los documentos y buscarlos les supone una importante pérdida de tiempo que afecta directamente a su productividad. Usar un gestor de documentación les permite ahorrar en ambos aspectos, ya que se eliminan los tiempos de búsqueda al poder acceder a la documentación necesaria en el momento.
La clasificación de correos con incidencias es otro de los casos que se presentan de forma más habitual. Esta actividad que, de ser realizada de manera manual y sin la formación adecuada, puede suponer alrededor de cinco horas diarias, podría dar mejores resultados si se introdujese una aplicación informática específica o, simplemente, proporcionando a la persona la información necesaria.
