Cómo ahorrar costes implantando un programa SaaS

Las ventajas que supone tener un programa SaaS en la empresa son notorias y no se limitan únicamente a la reducción de gastos. A continuación te proponemos un sistema de ahorro de costes de la empresa en infraestructuras y gastos generales, basado en la implementación de un programa SaaS, esto significa que:

• Carece de costes de licencias y de hardware. Al tratarse de un servicio de pago por uso no es necesario invertir en esas partidas.
• Por otra parte, permite ajustar la inversión a la necesidad concreta.
• Implica un importante ahorro también en licencias y equipos, al permitir conocer exactamente el número de usuarios que emplean ciertas aplicaciones en su trabajo, por lo que es posible también ahorrar costes de renovaciones no necesarias.
• Contribuye a detectar los equipos IT calificados como innecesarios, posibilitando su distribución de forma rotativa (VDI).
• Supone un ahorro de energía por tres motivos:
  • Optimiza la cantidad de dispositivos empleados.
  • Minimiza el número de horas que permanecen encendidos.
  • Colabora en la consecución de una mayor productividad y un menor presencialismo.

Indicadores que se deben considerar

Hay dos indicadores que pueden aplicarse a la consecución de esta medida de ahorro:

• Actividad. Permite conocer la actividad de la gente mientras trabaja con el ordenador, además de la actividad offline. Para las tareas que se desarrollan fuera del entorno informático, el programa cuenta con un sistema específico a través del cual se puede rellenar ese campo con la información requerida si, por ejemplo, se ha estado en una reunión o visitando a un cliente.
• Uso de aplicaciones. Permite detectar en qué han estado invirtiendo su tiempo activo los empleados. De esta forma es posible visualizar la distribución de todas las horas activas de cada uno de ellos en base a los distintos programas o herramientas informáticas a las que se han dedicado.

Workmeter permite:

• Saber el tiempo que cada persona invierte en cada uno de los recursos, y que permite conocer, por ejemplo, cuánto tiempo realmente necesita usar el ordenador.
• Detectar si existe un exceso de infraestructuras, por lo que los mismos equipos podrían ser aprovechados de forma compartida.
• Evaluar el volumen de equipos y licencias de software con que se cuenta y decidir si realmente son necesarios.

Además del ahorro que esta medida supone en cuanto al equipo en sí, licencias, aplicaciones, etc., también permite ahorrar en energía. Estos factores unidos a la racionalización del tiempo, a la vez que se consigue acabar con la cultura del presencialismo, suponen un ahorro directo en los gastos de energía.

Este ahorro se multiplica si las políticas de personal han evolucionado hacia formas más flexibles, como la del teletrabajo comentado anteriormente.

Caso real de éxito: ayuntamiento de Gavá

Gavá es un municipio de 50.000 habitantes, que cuenta con quinientos funcionarios en su Ayuntamiento, de los cuales ciento cincuenta desarrollan su jornada laboral en las oficinas. La incorporación de WorkMeter ha permitido desarrollar un plan de reducción IT para eliminar hasta un 25% en equipos y licencias, detectados como innecesarios o que pueden ser explotados de forma rotativa (VDI), con el consiguiente ahorro.

Asimismo, el ayuntamiento quiere integrar parte de la plantilla a un programa de teletrabajo. Tras tres meses desde su puesta en marcha, el ayuntamiento de Gavà ha conseguido una serie de beneficios que se describen a continuación:

• Aumento de un 20% en la productividad media.
• Precisión a la hora de identificar aquellas áreas con más oportunidades de mejora.
• Capacidad para descubrir áreas de mejora desconocidas hasta el momento,
• Aceptación de la herramienta WorkMeter por parte de las personas implicadas, que lo valoran como una solución con efectos muy positivos para la gestión de su tiempo.
• Posibilidad de llevar a cabo una toma de decisiones mucho más objetiva.