Combatir el email y las reuniones con herramientas

El abuso del email y las reuniones ineficaces desequilibran la armonía de una gestión de tiempo eficaz.

Dos elementos imprescindibles en nuestra rutina laboral que, por un mal uso o por la fuerza de los hábitos más tóxicos, terminan convirtiéndose en ladrones de tiempo que atentan contra nuestra productividad. La solución se articula en torno a dos movimientos: detección y ajuste.

Cómo combatir el mal uso del email

El tiempo que realmente se emplea en consultar la bandeja de entrada del correo electrónico es muy superior al que creemos. Para tenerlo controlado hay que poner medidas:

1. Escoger una herramienta que, como hace WorkMeter, recopile de forma automática datos sobre el tiempo que pasamos a lo largo del día utilizando el correo electrónico.

2. Visualizar los resultados tras las primeras recogidas de métricas.

3. Establecer una meta (de máximos, mínimos o umbral de datos) en el panel de objetivos. Esta funcionalidad permite configurar indicadores para destacar ciertas medidas. Así, es posible conocer la actividad de una aplicación concreta (como Yahoo o Outlook) y plantear unos objetivos cuyos valores se aproximen de forma realista a los deseados. Estos objetivos pueden plantearse de forma individual, hacia un grupo entero o como resultado del consenso entre manager y empleado.

4. Programar la herramienta para que envíe informes a cada persona o a los responsables de equipo, para evitar que necesiten entrar a revisar los datos.

5. De forma opcional, también se puede aumentar la visibilidad sobre los objetivos a un grupo de interés (responsables y/o integrantes del equipo de trabajo), para aumentar la competitividad al compartirse las métricas.

Las métricas y los objetivos son la base del trabajo orientado hacia la mejora continua. Conocer los detalles permite detectar oportunidades de mejora y perfeccionar los niveles de desempeño. Además, automatizar el control de la gestión de tiempo aplicado al uso del email contribuye a:

• Aumentar la concentración en la tarea que estamos realizando.
• Mejorar el modo de gestionar la jornada laboral.
• Incrementar los niveles de productividad y minimizar errores.

Los resultados se hacen aún más visibles si las medidas a tomar para corregir los malos hábitos en cuanto al uso del correo electrónico se aplican también a los sistemas de mensajería instantánea.

Este artículo trata sobre combatir email y reuniones. Si quieres saber más de este tema, descarga nuestra nueva guía gratuita Claves para optimizar la gestión del tiempo de trabajo:

La herramienta que multiplica la eficacia de las reuniones

Si bien no existe todavía la herramienta que consiga hacer eficaz una reunión que no lo es, sí que ya se ha inventado la solución que minimiza la inefectividad que las sitúa a veces en el grupo de los ladrones de tiempo.

WorkMeter conoce la importancia de las reuniones y el valor que tiene la gestión del tiempo eficaz para un empleado, por eso, con su software hace posible:

• Calcular el tiempo empleado en reuniones en un periodo determinado sin necesidad de hacer un seguimiento manual.
• Constatar si las horas empleadas en reuniones están afectando al tiempo necesario para la ejecución de tareas de carácter prioritario (core tasks).

El modo de aumentar la eficiencia de las reuniones con WorkMeter es sencillo:

1. Establecer el indicador a analizar (horas invertidas en reuniones) en función de un plazo de tiempo medido en días, semanas o meses.
2. Recoger las métricas y observar los resultados.
3. Fijar los objetivos que se crea oportuno en base a criterios realistas.

En la siguiente imagen puede verse un ejemplo real en el que se pone de manifiesto que todavía no se cumplen los objetivos, ya que, aunque los valores reales se aproximan a los deseados, la proporción de tiempo invertido en reuniones en el transcurso de la semana, es superior a dos horas.

Además de aplicar las buenas prácticas para reuniones, la ventaja de trabajar con WorkMeter es que analiza también el tiempo offline, previa configuración de este tipo de actividades, donde se define cuáles son productivas (como una reunión o la visita a un cliente), cuáles no (hablar con un compañero sobre asuntos personales) y cuáles no es necesario reportar (como los descansos, la hora de comer o la pausa para café).

A la vuelta de un tiempo offline, el software lanzará una petición donde se ofrecerán varias posibilidades que justifiquen esos minutos donde no ha habido actividad en el ordenador. Al estar previamente configuradas, sólo será necesario escoger la opción correcta y WorkMeter se encargará de procesar la información y automatizar los cálculos para incluir la actividad desarrollada offline en las estadísticas de trabajo.

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