COMUNICAR Y DIFUNDIR A LOS EMPLEADOS

Explicar de manera detallada en qué consiste la aplicación de la norma contribuirá a la aceptación de la misma. Hacer accesible y exponer públicamente tanto el texto de la ley de registro horario como el acuerdo pactado que recoge las obligaciones de cada empleado. Es muy importante explicar a los empleados los beneficios que para ellos supone tener información acerca de su uso del tiempo de cara a la mejora de su productividad y satisfacción.

La comunicación y posteriormente la formación son claves para garantizar una implantación exitosa del sistema de registro de jornada.

• COMUNICAR A LOS MANAGERS: El primer paso será de explicar a los managers el por qué se implementa un registro jornada y cómo se llevará en la practica. Deben entender sus obligaciones en cuanto al control de jornada laboral. Su participación es importante para descentralizar la gestión del registro, agilizar el proceso y descargar el departamento de Recursos Humanos. Serán los encargados de transmitir la norma a sus equipos, resolver las posibles dudas y documentar las posibles incidencias. Deberán disponer y poder consultar todo el material necesario (ley, norma o política interna etc.).
• COMUNICAR A LOS EMPLEADOS: Aunque los managers contribuirán a explicar cómo se llevará el registro de jornada, una comunicación oficial y la difusión de la política es necesaria. Idealmente, se debería notificar a todos los empleados a través de un canal corporativo (intranet, centro documental y normativo etc.).

FORMACIÓN LABORAL

Instruir lo antes posible en la utilización del software de control horario escogido tanto a empleados como a directivos para evitar errores de registro. Cuanto más sencilla y automatizada sea la herramienta, menor incidencia de errores y resistencia provocará en la plantilla. Para poder respectar los plazos de implementación del sistema de registro de jornada es necesario formar el personal lo antes posible.

• QUÉ SISTEMA USAR Y CUÁNDO: Los empleados deben entender cómo se utiliza la plataforma de registro de jornada y qué tipo de registro deben usar en cada situaciones. Hemos visto anteriormente que una misma persona puede combinar la utilización de varios sistemas. Por ejemplo, registro a través de una aplicación móvil cuando están viajando y registro automático cuando están trabajando con su ordenador.
• CÓMO ACCEDER A LOS DATOS: Se les comunicará el enlace a la plataforma de control de jornada y se les entregará sus credenciales de acceso. Deberán entender cómo hacer un seguimiento de los datos para evitar errores o informes incompletos.
• CÓMO UTILIZAR EL GESTOR DE VACACIONES, BAJAS Y AUSENCIAS: Los empleados deben aprender a introducir las solicitudes de periodo de descansos, a marcar los días de teletrabajo etc. Deben entender cómo comprobar si dichas solicitudes han sido aceptadas, rechazadas o si todavía están en tramite. Los managers deben aprender a gestionar las peticiones de los empleados a través de su canal de notificaciones e introducir modificaciones en los calendarios de los empleados cuando sea necesario.
• CÓMO DOCUMENTAR Y REPORTAR POSIBLES INCIDENCIAS: Centralizar la información y tener acceso a un canal de soporte.

Time@Work es un software de control de jornada que se adapta a todos los perfiles de trabajadores permite cumplir el decreto Ley de registro de la jornada laboral del 12 de Mayo 2019.