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Calcular los costes de un proyecto = conocer la rentabilidad del proyecto
Conocer y calcular los costes de un proyecto es esencial para poder gestionar correctamente su presupuesto y tener éxito. Esto os permitirá saber si:
- El proyecto es rentable restando los costes y los beneficios estimados (lo que va a facturar a su cliente)
- Si el proyecto vale la pena
- Disponéis del presupuesto para llevarlo a cabo
¿Cómo estimar los costes de un proyecto?
Para controlar el coste del proyecto, debe tener en cuenta:
- El coste hora de todas las personas que estarán involucradas en el proyecto.
- Las horas de trabajo totales que serán necesarias para finalizar el proyecto
- Los posibles gastos asociados al proyecto
Evidentemente, estas estimaciones se deben revisar con regularidad ya que, probablemente, cambiarán a medida que el desarrollo del proyecto avance.
Es importante disponer de herramientas que permitan calcular estos costes con exactitud y en tiempo real.
Los costes de material y de explotación son fáciles de medir pero es mucho más complicado medir de los costes de personal. Los costes salariales representan una de la parte más importante de sus costes por lo que medir de forma objetiva las horas de trabajo realizadas es imprescindible. Demasiadas organizaciones tienen sistemas aproximados (hojas de horas de trabajo) que los empleados rellenan al final del día o incluso una vez por semana. Para conseguir datos precisos, debería utilizarse un software que permita imputar un coste hora y un precio hora facturable a cada uno de los empleados. Para poder obtener el coste total de los recursos humanos la herramienta debería medir, de forma automática, las horas totales de trabajo de las personas y multiplicar las mismas por el coste hora de cada empelado. El uso de la tecnología no sólo permite evitar las aproximaciones y errores sino, también, reducir el tiempo manual de reporting de los empleados aportando, a la organización, una mayor objetividad de los datos y una optimización del tiempo de trabajo..
¿Cómo valorar si los avances están alineados con las previsiones?
Para asegurarse de que el desarrollo del proyecto está alineado con los plazos de entrega, necesita, también, disponer de una herramienta que le permita comparar los tiempos estimados de cada tarea con las horas reales de trabajo. Un proyecto se compone de un conjunto de tareas interconectadas. Los retrasos en la ejecución de unas tareas pueden tener consecuencia sobre la evolución de todo el proyecto. Debe comprobar que el cumplimiento de las tareas no se desvía de las fechas previstas y, en caso de ser así, tendrá que reajustar la planificación y re-pensar la asignación de recursos con el fin de no retrasar la fecha de entrega acordada. Los clientes no valoran únicamente la calidad de los servicios/productos entregados sino, también, la puntualidad de sus proveedores.
