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El año 2012 está a punto de finalizar y pronto empezará otro. Este es el periodo del año que aprovechamos para fijarnos buenos propósitos de cara al año nuevo
En nuestras organizaciones es también el momento en el que hacemos balance del año que se acaba e intentamos definir los objetivos del año próximo. Parece a priori simple, pero no lo es, y es que definir los objetivos empresariales implica una reflexión en profundidad ya que de ellos dependerá la estrategia de la organización y su éxito.
1. El primer paso será definir el objetivo y para ayudarnos podemos apoyarnos en el acrónimo SMART que resume la marcha a seguir a la hora de establecer nuestros objetivos.
- S como específico. Cada objetivo debe estar claramente definido. Por ejemplo, un director comercial que quiera fijar un objetivo de ventas, deberá especificar el volumen mensual de ventas (cuántas) o el volumen mensual de negocio (facturación) o un porcentaje de crecimiento mensual. Además, definir claramente los objetivos a nivel de un departamento le permitirá definir con facilidad los objetivos de todos los miembros de su equipo. Para ello, hoy en día, las empresas disponen de soluciones que les permiten analizar datos históricos y elaborar proyecciones futuras. Por ejemplo, nuestro director comercial probablemente sabrá (gracias a su CRM) que aumentar la facturación en un % respecto al último semestre supone que los Account Manager deberán hacer una media de X visitas mensuales lo que, a su vez, implica que el equipo de telemarketing deberá realizar una media de X llamadas diarias para poder concertar el número apropiado de visitas necesarias para la realización del objetivo.
- M como medible. Es decir, cuantificable. Este segundo requisito deriva en realidad del primero. Para comprobar si tu objetivo es suficientemente específico, simplemente debes preguntarte cómo vas a poder evaluar su éxito. En el ejemplo anterior, el director comercial tendrá objetivos medibles por lo que le será muy fácil comprobar si los alcanza. En el caso de objetivos no cuantificables, es necesario determinar con precisión los elementos específicos que le permitirá saber si el objetivo ha sido o no alcanzado.
- A como alcanzable. Es importante asegurarse que nuestro objetivo es alcanzable, y comprobar que es R como realizable es decir factible teniendo en cuenta todos los factores que puedan influir en él: el entorno, nuestras capacidades, nuestros recursos etc. Es fundamental, por lo tanto, verificar la coherencia de nuestros objetivos si no queremos hacer peligrar nuestra organización orientando la estrategia empresarial y dedicando los recursos a objetivos que no se podrán logar.
- T como tiempo. Es necesario fijar un calendario para reforzar el compromiso. Primero, hay que establecer la fecha en la cual se alcanzará el objetivo e, idealmente, detallar las fechas de las distintas etapas del proceso necesarias para conseguir este objetivo final. Por ejemplo, en el caso de un incremento de facturación, si es grande, sería conveniente fijar un período total de 6 meses, indicando el porcentaje de incremento que se debe lograr a los 2 meses, a los 3 meses y así sucesivamente. El fijar ?sub-etapas? y cuantificar ?sub-objetivos? permite revisar de forma periódica los resultados, comprobar si estamos alineados con las previsiones e implantar acciones correctoras si fuera necesario.
2. El segundo paso es colaborar con el equipo. Durante el período de reflexión sobre los objetivos, no se prohíbe involucrar a los empleados, es más se recomienda. Sesiones de brainstorming pueden ayudar a identificar ideas u obstáculos en los que el manager no hubiese necesariamente pensado. Además, este trabajo en equipo permite establecer objetivos que el equipo aceptará y entenderá mejor, por lo que es más probable que se logre.
3. Definir los medios: Es determinante para definir las acciones que queremos o podemos poner en marcha. Por medios entendemos todos los recursos de los cuales dispone la empresa para poder lograr sus objetivos. Se recomienda, por lo tanto, hacer un inventario de los mismos y evaluar las necesidades no cubiertas a nivel financiero, productivo, de proveedores, de marketing ?y, sobre todo, de recursos humanos (tanto a nivel cuantitativo que cualitativo: nivel de cualificación, competencias, necesidad de formación). Si las necesidades de medios no pueden ser cubiertas por el motivo que sea, entonces deberíamos proceder a una revisión y adaptación de nuestros objetivos.
4. Dibujar en plan de acción detallando todas las etapas en términos de acciones, costes, timing, recursos humanos. El plan de acción es, evidentemente, parte de la estrategia empresarial y es coherente con los objetivos definidos.
5. Comunicar de forma clara. No hay nada más frustrante para un empleado que no entender lo que se le pide. Cuanto más se expliquen y comuniquen los objetivos, mayores serán las probabilidades de alcanzarlos. Es importante, también, que los empleados puedan consultar los objetivos e idealmente disponer de soluciones que les permitan seguir sus resultados. Así, en todo momento pueden comprobar si están alineados con lo esperado y enfocar sus esfuerzos donde más se necesiten.
6. Evaluar periódicamente los logros. En general, los objetivos se establecen a principio de año pero doce meses son largos y pueden surgir problemas inesperados o factores positivos que influirán de una forma u otra en los resultados. Es importante, como ya hemos comentado arriba, proceder a una evaluación y revisión periódica del plan de acción y ajustarle si fuese conveniente.
Esperemos que estas sencillas pautas les ayuden a definir los objetivos de sus equipos, a fijarles una meta que les guie en su trabajo a lo largo del 2013. Tenemos que prestar atención en que los objetivos sean razonables y factibles, pero sin dejar nunca de ser ambiciosos. Seguro que gracias a ello, conseguirá aumentar la motivación de sus empleados.
