El teletrabajo ha impulsado la automatización de procesos en muchas empresas, no obstante, otras prefieren confiar en un trabajo más manual y es probable que lo hagan porque no conocen los importantes beneficios que aportan las herramientas que automatizan procesos de trabajo; como aumentan la productividad y reducen el estrés. Automatizar procesos elimina las tareas infinitas, las perdidas de tiempo, permite ahorrar dinero y obtener datos objetivos. Para que entiendas mejor sus beneficios, te explicamos como se evidencian uno de ellos.
La efectividad está en lograr automatizar procesos. El ahorro de tiempo y costes es preciado pero es más importante el aumento de la productividad y la reducción del estrés laboral. Dentro de un mercado competitivo la clave para destacar, en ámbitos de rentabilidad y eficacia, es automatizando los procesos del negocio; desde las gestiones administrativas hasta los análisis de resultados, estos últimos son indispensables para la optimización de estrategias enfocadas a la consecución de objetivos.
El objetivo de la automatización de procesos es hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas y eficientes durante la gestión empresarial. Para esto es importante definir los procesos, es decir, identificar qué procesos son indispensables, qué equipo se hace cargo y qué actividades y tareas se realizan dentro del proceso, para así saber qué información se puede automatizar y cómo sería útil recibirla. Todo esto utilizando la integración de aplicaciones que sustituyen los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las actividades laborales y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse a la hora de trabajar de forma manual.
De hecho, de acuerdo al estudio de Deloitte «Automation with intelligence», se evidencia que en el 2020, hasta el 73% de las empresas utilizan y confían en tecnologías de automatización inteligente frente al 58% de 2019. Así que es momento de aprovechar esta funcionalidad al máximo. Si tu empresa lleva los procesos de negocio de forma manual, te damos algunos motivos por los cuales debería considerar automatizarlos.
Cómo automatizar procesos aumenta la productividad y disminuye el estrés
Ahorra tiempo ¡Los procesos son más rápidos!
Los profesionales dedican demasiado tiempo a tareas manuales que incrementan el presupuesto de la empresa, desde gestiones administrativas o informes de resultados hasta la atención al cliente. Si se lograrán automatizar estas tareas, el resultado sería más inmediato y el tiempo de trabajo se aprovecharía de forma más productiva.
Con menos trabajo manual y más automatización, el rendimiento de los departamentos será superior, impulsando a su vez aquellos procesos que antes requerían más trabajo e inversión de tiempo.
Un ejemplo claro es el teletrabajo que ha llevado a muchos empleados a tener que realizar informes del tiempo invertido en el desarrollo de proyectos o sobre el inicio y finalización de jornada laboral. Estos dos procesos son fáciles de automatizar con la adquisición de un software de productividad que cuente con un módulo para imputación de tiempos en proyectos y a su vez con un módulo para el control horario. Nuestros productos WorkMeter se basan en la automatización de actividades para agilizar tu gestión empresarial y contamos con EffiWork, el software de productividad que te permitirá automatizar los procesos mencionados.
Procesos precisos y ¡sin errores!
Una de las ventajas más evidentes de lograr automatizar procesos es que brinda datos objetivos y precisos. El margen de error es mínimo, reduciendo la posibilidad de que se produzcan errores humanos, optimizando la gestión de trabajo de los empleados para que se dediquen a otras tareas que requieren especial atención y tiempo.
Reduce los costes empresariales ¡ahorra dinero!
Los software dedicados a la automatización de procesos tienen un enfoque inteligente y cuentan con machine learning. Esto permite reducir costes de gestión porque evita las tareas rutinarias y repetitivas, la partición del talento humano y minimiza los tiempos por actividad laboral. Todo esto reduce sistemáticamente los costes operacionales de la empresa.
No habrá pérdida de información
Los sistemas de automatización categorizan y almacenan la información de forma segura y permiten un acceso fácil y rápido a los datos. Evitando también las entregas tardías o las pérdidas de información por descuido humano. Brindado así una garantía de seguridad indiscutible.
Permite alcanzar los objetivos con facilidad
Para automatizar un proceso es importante definir condiciones y criterios para regular y entender los datos al momento de visualizarlos. Si alguno de estos criterios no se cumplen de la manera en la que se ha configurado, el sistema que automatiza este proceso comunicará instantáneamente el error para actuar rápidamente. Por otro lado, al brindar datos objetivos, sin errores y precisos, es más fácil identificar los puntos de mejora para generar estrategias efectivas y tomar decisiones que permitan la consecución de objetivos. Beneficiando así el crecimiento de la empresa y su desarrollo económico.
Una vez que se definan los criterios de trabajo, la herramienta o el sistema elegido para automatizar determinado proceso, ejecuta las condiciones con exactitud, en la secuencia correcta y respetando los tiempos establecidos.
¡El aumento de la productividad se hace evidente! y el estrés desaparece
La suma de todos los aspectos comentados, es decir, el ahorro de tiempo y de costes, la eliminación de los errores humanos, la objetivación de datos y la seguridad de almacenamiento, se reflejan en el alto nivel de productividad laboral de los trabajadores y en la estabilidad operativa, lo que beneficia y promueve la tranquilidad de los profesionales liberándonos del estrés que provocan las cargas de trabajo o la acumulación de tareas.
Gracias a las herramientas para automatizar procesos, la productividad se eleva en poco tiempo, la motivación laboral es más evidente y la tranquilidad profesional se beneficia, eliminando perdidas, errores y estrés.
