Automatización de tareas: El impacto de la IA

Publicada el 05/04/2024

Automatización de tareas: El impacto de la IA

Publicada el 05/04/2024
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Automatización de tareas: El impacto de la IA

La inteligencia artificial se presenta como una fuerza transformadora que no solo aporta eficiencia y precisión a los profesionales de RRHH, sino que también permite a los responsables de departamento ahorrar tiempo en tareas tediosas y desempeñar así un papel más estratégico y centrado en el empleado en la organización.

En este artículo, veremos con mayor detalle cómo se puede utilizar la inteligencia artificial en diversas tareas diarias de RRHH. Veremos cómo la IA no solo mejora la eficiencia, sino que también actúa como un catalizador para el cambio estratégico, posibilitando una gestión de RRHH más humana, personalizada y orientada al futuro.

Automatización de tareas con IA

La IA está transformando la gestión de RRHH. A continuación veremos cómo la inteligencia artificial no solo agiliza tareas tediosas, sino que también refuerza el rol estratégico de RRHH. 

Gestión de nóminas y documentos

La IA está introduciendo una era de personalización sin precedentes, quitando la imagen de las nóminas y los beneficios como meros cálculos y transacciones. Gracias a la introducción de esta tecnología, podemos encontrar sistemas que no solo calculan deducciones y beneficios con una exactitud milimétrica, sino que también ofrecen a los empleados un acceso transparente y en tiempo real a su información financiera.

Estas herramientas permiten: 

  • Automatizar los cálculos de las nóminas. Incluyendo en un mismo cálculo deducciones, impuestos y beneficios, reduciendo significativamente el riesgo de errores humanos. 
  • Procesar nóminas en diferentes dispositivos. Adaptar la visualización y el tratamiento de los datos a los usuarios en línea, vía móvil o por teléfono, lo cual es altamente cómodo para los empleados y las empresas. 
  • Integrarse con otras herramientas. Existen sistemas de registro del tiempo trabajado y asistencia para asegurar que las horas trabajadas se reflejen correctamente en la nómina. 
  • Llevar la legislación al día. Las regulaciones fiscales y laborales se gestionan automáticamente para asegurar que las nóminas cumplen las normativas vigentes. 
  • Gestionar documentación de forma fácil y rápida. Hay plataformas que permiten almacenar documentos de RRHH, desde contratos hasta políticas empresariales; facilitando su gestión, incluso la firma electrónica de dichos documentos. 

Asistencia virtual y chatbots

La asistencia virtual basada en IA está cambiando el panorama de la interacción en RRHH. Los chatbots y asistentes virtuales, como Leena AI y Talla, no son solo herramientas; son compañeros virtuales que están disponibles 24/7 para: 

  • Resolver dudas instantáneas a preguntas sobre políticas de empresa, beneficios, nóminas, etc.
  • Programar tareas recurrentes como reuniones periódicas en el calendario.

Además, estas herramientas tienen la capacidad de aprendizaje mediante el almacenamiento de las interacciones anteriores para mejorar la precisión de sus respuestas. 

Esta innovación no solo eleva la experiencia del empleado, sino que también libera al equipo de RRHH para centrarse en tareas de mayor valor estratégico.

Automatización de informes y datos

La capacidad de la IA para recopilar, procesar y analizar grandes volúmenes de datos es invaluable para los RRHH. Cada vez hay más herramientas, como es el caso de Tableau, Zoho Analytics o WorkMeter, que generan informes detallados que no son solo números; son narrativas que guían la toma de decisiones estratégicas y la planificación futura.

Sus funciones abarcan: 

  • La visualización de datos interactiva. Los empleados cuentan con dashboards interactivos que facilitan y condensan de forma visual la comprensión de los datos de RRHH.
  • Funciones de colaboración. Los miembros de grandes equipos tienen acceso de forma simultánea a los datos y pueden compartirlos entre sí, fomentando la toma de decisiones colaborativa basada en resultados objetivos. 
  • Generación automática de informes. Automatiza la generación de informes recurrentes, ahorrando tiempo y asegurando que los directores de departamento reciban actualizaciones periódicas y precisas.

Estos informes son importantes, porque no solo ofrecen insights valiosos para la toma de decisiones basada en datos, sino que también permiten prever tendencias y preparar a la organización para desafíos futuros.

Gestión del tiempo y vacaciones

La automatización de la gestión del tiempo y el fichaje de horas es fundamental para asegurar una gestión laboral justa y legalmente eficaz.

La IA junto a herramientas de control horario como la de WorkMeter, ha transformado la forma en que las organizaciones rastrean y gestionan el tiempo laboral, garantizando precisión, conformidad y una óptima asignación de recursos que permiten:

  • Sistemas de tiempo y asistencia. Llevar un seguimiento del tiempo trabajado en el puesto de trabajo, así como las horas de entrada/salida y la gestión de ausencias. 
  • Automatización y optimización de turnos de trabajo. Utiliza IA para optimizar la programación de turnos, equilibrando las necesidades operativas con las preferencias de los empleados.
  • Seguimiento de horas extras. Ofrece un registro que permite gestionar las horas extra de los diferentes puestos de trabajo, asegurando que los empleados sean compensados adecuadamente o que no excedan sus horas de jornada. 
  • Solicitud rápida de vacaciones. Los empleados pueden solicitar vacaciones directamente a través de la plataforma, y los gerentes reciben notificaciones para revisar y aprobar dichas solicitudes. 

Al adoptar estas herramientas impulsadas por la IA, los departamentos de RRHH no solo están optimizando procesos operativos, sino que también están avanzando en una transformación de un papel tradicionalmente administrativo a uno más estratégico y centrado en el capital humano, clave para el éxito de cualquier organización contemporánea.

CTA E-book Inteligencia artificial en el departamento de RRHH

Recomendaciones para una implementación exitosa

Ya hemos visto cómo la Inteligencia Artificial puede ser una herramienta poderosa capaz de transformar radicalmente la forma en la que se trabajan los recursos humanos y sus funciones en una organización. 

Pero, ¿Cómo podemos incorporar esta innovación y asegurarnos de que estamos utilizando la IA de manera que realmente potencie las capacidades de los responsables de RRHH? 

A continuación, establecemos una guía de pasos clave diseñados para ayudarte a implementar la IA en tu departamento de RRHH de manera eficiente y estratégica. 

Identificar las necesidades del departamento

Antes de incorporar nuevas herramientas o sistemas de Inteligencia Artificial, es necesario tomar un momento para evaluar las necesidades específicas y/o carencias del departamento.

¿Es el reclutamiento tu talón de Aquiles? ¿O tal vez necesitas una mejor forma de evaluar y desarrollar el talento existente? Es importante definir los objetivos que mueven la necesidad de adoptar otros sistemas para reforzar las tareas del departamento, solo así podrás elegir las herramientas que mejor se adapten a ellas. 

Preparar y formar al equipo

La implementación de la IA no es solo un cambio técnico; es un cambio cultural. Puede que agentes de tu equipo estén preparados y capacitados para utilizar nuevas herramientas digitales, o puede que otros no. 

Es importante identificar las características y desafíos que presenta tu equipo para asegurarte de que todos se sientan cómodos y capacitados para introducir nuevos sistemas y técnicas. 

Después de esto, será crucial educar a tu equipo sobre los beneficios y el funcionamiento básico de la IA para que la transición sea mucho más suave. Además, esto te ayudará a promover una cultura basada en la innovación y la adaptación a nuevas tendencias y paradigmas.

Seleccionar las herramientas necesarias

Con tantas soluciones de IA disponibles, es fácil sentirse abrumado; por eso es importante enfocarse en la calidad de los recursos y no tanto en la cantidad. 

Busca y evalúa las herramientas de IA disponibles en el mercado que no solo sean poderosas y escalables, sino que también se integren de manera fluida con los sistemas que ya se utilizan en tu empresa.

Además, ten en cuenta que el soporte técnico y la formación, de la que hemos hablado en el punto anterior, juegan un papel crucial tan importante como la propia herramienta.  

Hacer pruebas y programas piloto

Incorporar nuevas técnicas o sistemas como los de la IA pueden llevar un tiempo de adaptación hasta conseguir los resultados que esperamos. Por ello, una implementación gradual permite ajustar y optimizar el proceso a medida que estos van avanzando.

Inicia con proyectos piloto en áreas clave, como el reclutamiento o la evaluación de desempeño, y utiliza los aprendizajes para guiar la expansión de la IA en tu departamento.

Este enfoque te ayudará a gestionar el cambio de manera más efectiva y a minimizar la resistencia.

Ética y transparencia

En el corazón de la implementación de la IA debe estar el compromiso con la ética y la privacidad de los datos. Debes asegurarte de que las herramientas de IA que elijas cumplan con las regulaciones de privacidad de datos y promuevan la transparencia con tus empleados sobre cómo se utilizan sus datos. 

Para ello puede ser útil implementar protocolos de seguridad de datos y privacidad desde el diseño de la solución de IA, cumpliendo con regulaciones como el GDPR. 

Asegura la transparencia en el uso de algoritmos, por ejemplo, al informar a los candidatos sobre cómo la IA evalúa sus aplicaciones y cómo pueden optar por no participar. 

Recuerda que la confianza es la piedra angular de cualquier estrategia exitosa de RRHH.

Evaluación continua

La implementación de la IA no termina con la puesta en marcha de una herramienta, sino que es un proceso continuo de aprendizaje y adaptación. 

Para medir y evaluar si las herramientas que hemos incorporado están alineadas con los objetivos de la organización y están agilizando las tareas del departamento, es recomendable establecer KPIs específicos para medir el impacto de estas soluciones de IA. 

Algunos de estos KPIs pueden ser la reducción del tiempo de contratación, una menor rotación de personal gracias a la anticipación con técnicas de IA o la mejora en la precisión de las recomendaciones de capacitación. 

Utilizar herramientas de análisis para llevar el seguimiento del rendimiento y ajustar las estrategias de IA según sea necesario también te permitirán conocer el estado y la eficacia de estos cambios. 

En conclusión, estos pasos proporcionan un marco robusto para las organizaciones que buscan aprovechar las ventajas de la inteligencia artificial. La clave está en la implementación cuidadosa, la evaluación continua y el compromiso con la ética y la privacidad, asegurando que la IA actúe como un facilitador poderoso para el éxito organizacional.

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