Según esta definición, todas las organizaciones realizan proyectos, y para lograr el éxito empresarial necesitamos una gestión de proyectos óptima.

La necesidad de gestionar tareas para el éxito de un proyecto

El objetivo principal de toda empresa, sea de la tipología que sea, es ser efectiva. Y para garantizar la efectividad es esencial que nuestros proyectos tengan éxito, una tarea que a menudo nos resulta difícil por aspectos como la desorganización, el incumplimiento de plazos, u otros, como veremos en los próximos capítulos. Una gestión de proyectos efectiva, por lo tanto, se nos presenta como un elemento vital para alcanzar el éxito empresarial, y dejarlo al azar una práctica un tanto arriesgada.

Pero, ¿por qué llevar un control de los proyectos en mi organización, si al final casi siempre salen bien? Es una pregunta que sin duda puede aparecer en nuestra mente, pero para encontrar la respuesta basta con mirar a nuestro alrededor.

• Las necesidades y los hábitos de los consumidores no dejan de cambiar, así que nuestra empresa debe cambiar también
• El gran número de empresas y negocios hace que debamos ser más exigentes con nosotros mismos para ser competitivos
• Poder ofrecer al cliente garantías de éxito en los proyectos es un valor añadido a nuestra empresa que sin duda hará que el cliente se decante por nosotros
• La irrupción de la tecnología en el mercado ha cambiado por completo nuestra forma de trabajar, y debemos adaptarnos a este nuevo entorno

Estos son sólo algunos de los aspectos por los que gestionar los proyectos de forma efectiva se vuelve determinante en el entorno empresarial. Es posible que algunos proyectos acaben saliendo bien aún sin un control de la gestión, pero el éxito sin organización tiene el mismo final que una buena racha en una partida de póker: acabarse.

Veamos ahora los resultados que nos ofrece una herramienta de gestión de proyectos.

• Se aprende a ofrecer una respuesta rápida a las demandas cambiantes del entorno. Uno de los mayores problemas para sacar adelante un proyecto son los imprevistos, ya sea porque el cliente ha cambiado de opinión, o por un factor interno. Saber manejarlos es vital
• Garantizar éxito y calidad a nuestros clientes
• Mejora la capacidad de planificación personal de los empleados. Con una herramienta de gestión de proyectos también aprendemos a gestionar mejor nuestro tiempo, y eso sin duda repercute de forma positiva en la organización
• Confeccionar un know how en la empresa: llevar un control de la gestión de proyectos nos permite aprender de los errores y los éxitos pasados, y así los empleados comparten una misma línea de acción
• Se coordinan los recursos internos y externos, y se aprovechan las sinergias que pueden surgir de esta coordinación
• Percepción real de la capacidad de tu equipo: con una herramienta de gestión de proyectos como WorkProject tenemos datos reales de la capacidad del equipo, en vez de basarnos en suposiciones, y estos datos se nos presentan de forma automática.

Etapas de los proyectos

Para profundizar en la gestión de proyectos y antes de conocer aquellas herramientas y técnicas que nos pueden resultar útiles, es necesario definir cómo es el ciclo de vida de un proyecto.

Existen muchasformas de clasificar las etapas de los proyectos. En el último eBook que lanzamos sobre gestión de proyectos, mencionamos una posible clasificación a través de 4 fases (planificación, programación, seguimiento y control); ahora ofrecemos una alternativa, si bien igual de válida, un poco más extendida para conseguir una visión más amplia de los proyectos.

1. Diagnóstico: en esta primera fase se detecta la carencia o demanda según la cual diseñaremos el proyecto. El diagnóstico puede ser realizado por el cliente, o de forma interna como iniciativa de la propia organización
2. Diseño: la etapa de diseño es sin duda una de las más importantes, pues si un proyecto está mal diseñado está destinado a fracasar por mucho que la ejecución sea excelente. Veamos cuáles son aquellos aspectos más importantes que hay que tener en cuenta cuando diseñamos un proyecto
   • Marcarse objetivos realistas: los objetivos de nuestros proyectos deben ser asumibles, o de lo contrario tan solo conseguiremos perder tiempo y dinero, ambos muy valiosos
   • Previsión realista de los costes: Empeñarnos en realizar un proyecto invirtiendo menos costes de los necesarios es una práctica que sin duda se volverá en nuestra contra: en primer lugar, nuestro personal trabajará bajo un terrible estrés y eso disminuirá su motivación y productividad; y en segundo lugar en medio del proyecto nos encontraremos con que debemos ampliar el presupuesto y rediseñarlo por completo, perdiendo así mucho tiempo valioso
   • Planificación operativa: es un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo para alcanzar los fines del proyecto, y se asignan las tareas al personal respectivo.
   • Estudio de factibilidad: la factibilidad nos indica qué es posible y qué no. Así pues, es necesario realizar un estudio de factibilidad en aspectos: técnico, legal, ambiental, contextual, económico, recursos, etc
3. Ejecución: durante la fase de ejecución de un proyecto ponemos en práctica el diseño que hemos realizado anteriormente, y se desarrolla el proyecto
4. Evaluación: realizar un análisis de los resultados obtenidos de la implementación del proyecto. Se determina si se han cumplido los objetivos fijados y aspectos medibles como: impacto del proyecto, eficiencia, sostenibilidad, etc. También se contemplan los ajustes a aplicar al proyecto.