Si definimos un perfil óptimo para nuestra manera de trabajar podremos poco a poco ajustar los valores realos a los deseados y corregir malos hábitos laborales. Si nos focalizamos en las tareas prioritarias conseguiremos mejorar nuestra productividad y la de la compañía.

Intentamos evitar los ladrones de tiempo para poder dedicarnos a tareas importantes para nuestro trabajo sin desperdiciar ni un solo minuto. En posts anteriores, hemos compartido nuestras propuestas para saber cómo identificar el abuso o mal uso de una aplicación como el email, cómo optimizar el tiempo de reuniones, cómo medir nuestro índice de concentración etc. También, a través de los ejemplos prácticos, hemos explicado cómo, gracias a WorkMeter, es sencillo establecer objetivos de mejora que contribuyan a corregir nuestros hábitos de trabajo.

En este post queremos presentaros otra potente herramienta de WorkMeter: el perfil óptimo. Esta opción, no sólo permite combatir los ladrones de tiempo, sino que también hace posible repartir las horas de que disponemos en nuestra jornada laboral. Mediante esta distribución, las principales actividades que corresponden a nuestro puesto de trabajo quedarían clasificadas de forma proporcional a la importancia que queramos a cada una de ellas.

Gracias a esa guía en tiempo real, podemos, de un simple vistazo, comprobar si estamos optimizando nuestro tiempo, identificar desviaciones. Si las hay, todas las soluciones anteriormente mencionadas nos pueden ayudar a corregirlas.

Cómo duplicar la productividad a través del perfil óptimo

La idea que managers y responsables tienen acerca de cómo se aprovecha el tiempo en su empresa dista mucho de la realidad. Encuestas realizadas a distintas personas en ese tipo de posiciones estratégicas, muestran que la mayoría de ellos piensan que los miembros de sus equipos de trabajo ocupan el 80% de su tiempo concentrados en tareas prioritarias (core tasks).

Cuando se les pide plantear cómo consideran que es la distribución de la jornada laboral de cualquiera de sus empleados coinciden en resultados similares a:

• Tareas prioritarias: 6 horas
• Email: 30 minutos
• Comunicación: 30 minutos
• Reuniones: 30 minutos
• Otros: 30 minutos

Si plasmamos la concepción temporal que imaginan en una gráfica, quedaría representada de la siguiente forma:

Sin embargo, tras la introducción de WorkMeter, cuando empiezan a llegar los primeros resultados de la medición de indicadores, sorprende conocer que la estructura de aprovechamiento horario de la jornada es muy distinta:

• Tareas prioritarias: 2 horas 11 minutos
• Email: 1 hora 57 minutos
• Comunicación: 51 minutos
• Reuniones: 1 hora 50 minutos
• Otros: 1 hora 10 minutos

Gráficamente puede verse aquí:

Desafortunadamente, este gráfico representa en muchos casos un desajuste real de nuestro tiempo de trabajo, que es a su vez un desajuste con respecto a nuestros objetivos y las metas de la organización, en último término.

Es difícil asimilarlo, pero lo importante es que ahora tenemos métricas. Basándonos en ellas hemos podido acceder a una imagen mucho más realista del interior de nuestra empresa, partiendo de la que podemos definir nuevos objetivos que conformen un perfil óptimo y realista al mismo tiempo, que se deberá complementar con un plan de mejora para que las personas lo alcancen.

Esta claridad y transparencia se extienden también al conocimiento del propio desempeño que, en definitiva, es lo más importante, ya que el objetivo que se persigue es encontrar la corresponsabilidad partiendo de que cada persona sepa cuáles son sus objetivos y responsabilidades en función de su puesto de trabajo, perfil o rol.

El camino hasta llegar aquí es simple:

• Obtener las métricas y compartirlas.
• Definir junto a las personas el perfil óptimo.
• Establecer planes de mejora para trasladar progresivamente los valores reales a los deseados.