App control horario: Cómo escoger la mejor aplicación de control laboral

Hace algunos años se aprobó la ley de control horario, que obliga a las empresas a llevar un registro de las horas y la actividad de sus empleados, ya sea a través de una app de control horario laboral u otras herramientas software de registro de trabajo. El control laboral, el registro de jornada o el control horario, son términos que todo empresario debería tener presente durante su gestión.

Con la llegada de la pandemia y el auge de nuevos modelos de trabajo - como el teletrabajo o el trabajo híbrido -, muchas empresas se han visto forzadas a actualizar sus sistemas de registro de trabajo, o fichajes ya que no pueden ser siempre de carácter presencial. Por eso, las aplicaciones para control horario laboral son tan importantes dentro de la nueva realidad empresarial, su versatilidad y adaptabilidad a los diferentes escenarios son las características más preciadas.

Para asegurar el cumplimiento de la ley de control horario y facilitar su implantación en las nuevas formas de trabajo, existen diferentes soluciones que permiten llevar un control laboral objetivo y basado en la medición de resultados. 

Cómo evaluar la necesidad de una app de control horario

La cantidad de programas digitales y funcionalidades dedicadas al control horario es elevada, esto genera una gran indecisión durante el proceso de elegir el software más adecuado. Por eso, es importante tener en cuenta las necesidades reales de la compañía y para ayudarte a abordar el tema te proponemos responder a las siguientes preguntas:

La mayor parte de la jornada laboral, ¿los empleados trabajan desde sus ordenadores?

Si la respuesta es sí, entonces debes escoger un software de control horario que se instale en el PC de los empleados.

Te recomendamos elegir un sistema que registre de forma automática las horas de inicio y fin de la jornada, ya que los datos recopilados serán totalmente objetivos. Además, los empleados no tendrán que fichar manualmente, no habrá olvidos, ni aproximaciones, evitando así posibles sanciones por parte de la inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Los empleados trabajan fuera de la oficina y usan muy poco o nada el ordenador?

Si los empleados no usan el ordenador, necesitarán un app de control horario para que puedan fichar fácilmente desde sus dispositivos móviles.

Una app de control horario detectará cuando el empleado llega al centro de trabajo, al registrar su entrada, iniciando así el registro de la jornada. De la misma forma, cuando el empleado abandona el centro y detiene el registro.

¿En mi empresa existen los horarios flexibles o se hace teletrabajo?

La normativa de control horario obliga a llevar un registro de la jornada de los empleados independientemente de la modalidad de trabajo: híbrida, teletrabajo, presencial, etc. Por lo cuál, una sistema que se instale directamente el PC del empleado o en el servidor de escritorio remoto, permitirá llevar el obligado control horario de forma 100% automática y en las diferentes modalidades, evitando el olvido del registro y objetivando los datos e informes.

Además, existe una serie de apps de control horario, o bien aplicaciones de control laboral, que garantizan el derecho a la desconexión digital, favoreciendo así la conciliación entre la vida profesional y personal, además del bienestar del empleado.

¿Quiero sólo un control de presencia o quiero conocer el tiempo de trabajo efectivo de cada trabajador?

Existen muchas aplicaciones de control horario gratis que miden únicamente el tiempo de presencia; la hora de entra y la hora de salida. No obstante, el ministerio aconseja medir las pausas para calcular el tiempo de trabajo efectivo. Por eso, es importante escoger herramientas que permitan medir el tiempo de pausas sin obligar a los empleados a reportarlo de forma manual.

Time@Work, el software de control horario de WorkMeter, además de registrar automáticamente el inicio y la finalización de la jornada, registra las pausas y descansos, facilitando informes claros sobre la actividad de tiempo de trabajo efectivo de cada empleado.

¿Necesito informes de horas extras precisos para que Recursos Humanos pueda gestionar las retribuciones?

La nueva ley de control horario tiene por objetivo luchar contra la precariedad laboral y evitar las horas extras no remuneradas. Por esta razón, necesitas escoger un software de control horario que permita calcular con exactitud las horas extras.

Time@Work cuenta con reglas personalizables, una de estás brinda la posibilidad de configurar una ventana emergente que avisa al trabajador cuando a finalizado su jornada, en función de su horario laboral o del tiempo efectivo de trabajo esperado por la empresa, permitiéndole decidir si continuar trabajando fuera de su horario y registrar el tiempo de trabajo extra o finalizar su jornada.

¿Cuánto tiempo quiero dedicar al registro de las horas de inicio y finalización de la jornada?

El registro de la jornada laboral es una obligación legal pero no debería restar tiempo, ni a los empleados, ni al equipo de Recursos Humanos. Cualquier sistema automático minimizará el tiempo invertido en tareas administrativas y garantizará el cumplimiento de la normativa: la ley de control horario, la ley de teletrabajo y los derechos fundamentales de los trabajadores tales como la desconexión digital y el respeto la privacidad.

Claves para escoger la mejor app de control laboral del mercado

Actualmente existe una gran variedad de aplicaciones para control horario laboral en el mercado, tanto apps para teléfonos móviles o tablet, como entornos web o softwares dedicados, que permiten llevar un efectivo registro horario de entrada y salida de los empleados, pero no todos ellos son igual de efectivos.  

Es importante elegir un proveedor tecnológico sólido y flexible, con experiencia y conocimiento del mercado.  A su vez, el software seleccionado debe satisfacer las necesidades de la empresa y las especificaciones de la normativa vigente de la ley de control horario.

Algunas de las características que consideramos imprescindibles para el correcto registro del trabajo son: 

Registro de entrada y salida de los trabajadores

Es importante que la herramienta que seleccionemos cuente con la capacidad suficiente para garantizar el registro de entrada y salida de todos los empleados de la empresa de forma eficaz y eficiente, ya sea a través de dispositivos móviles o web.  

Gestión de pausas

Además de registrar la entrada y salida, es importante que la solución software permite medir también los tiempos de pausas y el cálculo de horas extra que los empleados dedican una vez finalizada su jornada laboral. 

Cálculo del trabajo efectivo

Calcular el tiempo de presencia de cada trabajador en su puesto de trabajo es imprescindible, pero también es importante poder calcular el tiempo efectivo de trabajo. Esto se consigue con una medición no solo de las horas de entrada y salida, sino también de la interacción del trabajador con sus equipos para saber el tiempo de actividad dedicado al cumplimiento de objetivos 

Versátil, sencillo de usar e implementar

La herramienta seleccionada, debe ser un soporte que ayude al departamento de RRHH y al empresario, a registrar el trabajo de sus empleados, por lo tanto debe ser un agente facilitador. Esto es, debe ser sencillo de usar e implementar por los trabajadores y por el departamento de RRHH quien contrastará los datos y mediciones, a la vez que debe.

Adaptable a las diferentes modalidades y tipos de trabajo

Como bien hemos apuntado al inicio de este post, la llegada del teletrabajo y el modelo híbrido, han cambiado por completo el paradigma laboral en nuestros días, lo cual ha llevado a las empresas a iniciar un proceso de reconversión y adaptación. Por lo tanto, las soluciones de registro laboral, deben adaptarse también a esta nueva realidad y fomentar su implantación, para conseguir un mayor bienestar del equipo humano de la empresa. 

Consultas en tiempo real

Poder consultar en tiempo real el registro de la actividad de los trabajadores, es una funcionalidad clave para responsables de grupo, y también para los propios empleados. Estos últimos, pueden llevar un control del tiempo restante para terminar su jornada y hacer un seguimiento de sus pausas.

Acceso a las herramientas desde diferentes tipos de dispositivos

Una herramienta de control laboral, debe ser flexible y móvil. El registro, debe realizarse  y visualizarse desde diferentes dispositivos, para facilitar el fichaje a los empleados. A la vez que, fomentar las nuevas modalidades de trabajo, comentadas en el apartado anterior como el teletrabajo, la conciliación familiar y la flexibilidad horaria. 

Disponer de pruebas piloto

Por último y no menos importante, la adopción de la solución, debería estar sujeta a la realización de una prueba piloto que permita validar el cumplimiento de los requisitos legales y los esperados en  el modelo planteado inicialmente. 

La app de control laboral definitiva

Si buscas una app de control laboral, o bien, solución software que cumpla con todas las características anteriormente dichas y que ahorre tiempo y costes al departamento de RRHH de tu empresa, tenemos la App definitiva. 

Time@Work es el único software del mercado de control horario que registra de forma 100% automática el tiempo de trabajo efectivo y las pausas durante la jornada. 

Time@Work, funciona como un motor que recoge datos sobre la actividad dentro y fuera de los dispositivos, los procesa y los convierte en métricas medibles para el cumplimiento de objetivos empresariales, de forma sencilla y rápida.

Además del fichaje y la visualización de datos en la web, permite fichar directamente desde un smartphone a través de su app móvil. Esta aplicación para el control horario laboral, recogerá todos aquellos tiempos de actividad en los que no se utilice el ordenador para trabajar, como es el caso de las visitas comerciales o viajes empresariales. Es sin duda una efectiva app de control horario.

La app de control laboral Time@Work, cuenta con un funcionamiento muy sencillo a través de dos botones de inicio y fin de la actividad. 

Los beneficios de Time@Work, la aplicación para control horario laboral ideal

El software de control horario Time@Work, es uno de los sistemas de fichaje más efectivos del mercado; aportando numerosos beneficios a la forma de trabajo de las compañías que confían en sus funcionalidades, pero sus ventajas van más allá de una mejora global. Cuenta con ventajas aplicadas a cada uno de los agentes implicados: 

Para managers

• Cálculo preciso de las horas extra de los empleados
• Elimina la percepción de falta de control 
• Permite crear documentos con la información recogida para la elaboración de informes

Para los departamento de Recursos Humanos (RRHH)

• Toma de decisiones objetivas a través de datos
• Permite desarrollar políticas de teletrabajo y flexibilidad laboral
• Retiene y atrae talento humano
• Evita que la nueva ley de registro de jornada sea un freno para el teletrabajo 
• Garantiza el cumplimiento de la ley de teletrabajo y la ley de registro de jornada laboral
• Permite crear reglas automáticas para promover y garantizar el derecho de desconexión digital

Para empleados

• Optimización de la gestión de su tiempo
• Mayor grado de autonomía y autogestión con la visualización de datos
• Fomenta la conciliación entre la vida laboral y personal
• Implicación y compromiso mayor con los resultados de la organización

La solución de  WorkMeter, Time@Work, puede suponer un gran avance en la gestión del control horario de las empresas. Estas, no solo pueden reforzar y agilizar sus procesos, sino que también pueden fomentar nuevos modelos de trabajo. Comprueba sus funcionalidades probando su versión gratuita. 

Adaptar tu empresa a través de las nuevas herramientas digitales que ofrece el mercado, como en este caso el registro de trabajo en app, favorecerá al reclutamiento de talento humano y la hará más competitiva.