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Elige la mejor aplicación para crear turnos de trabajo

aplicacion para crear turnos de trabajo

Organizar los turnos de trabajo de la mejor manera posible, siempre es muy complicado, también lo es recordar y equilibrar los horarios de cada trabajador, especialmente cuando son rotativos. Afortunadamente, hoy en día existen aplicaciones para crear turnos de trabajo que permiten, no solo consultar turnos de cada semana en cualquier momento, sino también modificarlos y almacenarlos rápidamente, manteniendo toda la información actualizada y completa.

La planificación de turnos de trabajo eficientes, la gestión de las horas y las ausencias de los empleados, es una de las actividades que involucran a la mayoría de los gerentes y propietarios de empresas.

Contar con una aplicación para crear turnos de trabajo, o bien, un software de planificación y control horaria, ayuda a organizar los turnos de trabajo de la empresa, además, es una excelente solución para realizar, de una forma más rápida y productiva, la asignación de turnos y horarios, sobre todo en un período como el actual en el que también se deben gestionar los días de teletrabajo.

Sin embargo, no todas las aplicaciones para crear turnos de trabajo funcionan de la misma manera, algunas son menos útiles y otras son más completas. 

Para la selección adecuada de una aplicación para crear turnos de trabajo, es importante entender cómo funcionan los software dedicados a la gestión del tiempo y de los días de trabajo de los empleados de la empresa.

Qué es y qué ofrece una aplicación para crear turnos de trabajo

Una aplicación para crear turnos de trabajo o un software dedicado a la programación y gestión del tiempo de los empleados,  es una herramienta que permite a los gerentes y responsables de Recursos Humanos, tener un control exhaustivo de los diferentes turnos durante la distintas jornadas de trabajo, así como crear horarios comerciales semanales o mensuales con solo unos pocos clics y obtener una visión global de los horarios de todos los empleados que componen la organización.

La mayoría de estas herramientas tienen una interfaz visual fácil de usar, que permite a los usuarios ingresar sus tipos de días y horarios según corresponda para organizar sus turnos de trabajo, así como calcular las horas extras y el total de horas contra un presupuesto salarial determinado.

Una aplicación para crear turnos de trabajo, generalmente, cuenta con un panel dedicado al calendario laboral de la empresa, que permite a los empleados ver sus propios horarios y el de sus compañeros, para solicitar cambios, permisos o días de ausencias y vacaciones.

Estas aplicaciones para crear turnos de trabajo, notifican a los gerentes sobre la cantidad de solicitudes pendientes y permiten la aprobación o rechazo de las mismas rápidamente. Una vez resueltas las solicitudes, es la misma aplicación que comunicará a los empleados de los cambios realizados.

Gracias a la naturaleza automatizada de estas soluciones de control de turnos y horarios, las empresas pueden ahorrar dinero y tiempo valioso, evitando que los empleados tengan que realizar el ingreso de datos manualmente en un planificador semanal por horas, que usualmente se realiza en una hoja de cálculo de Excel. 

No obstante, la mayoría de las aplicaciones para crear turnos de trabajo, permiten exportar en Excel los datos obtenidos sobre las horas registradas, para archivar informes en caso de inspecciones laborales. Incluso, son fácilmente integrables con software de nóminas y ERPs.

Además, permiten que los empleados puedan asegurarse de que tengan la cobertura que necesitan sin exceder los montos fijos salariales, pero manteniendo un control de sus horas extraordinarias.

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Cómo elegir una aplicación para crear turnos de trabajo

Existen una serie de criterios para identificar la aplicación de creación de turnos de trabajo ideal. Si bien, estos criterios dependen de la necesidad de la empresa, a continuación expondremos cinco que consideramos esenciales, a la hora de tomar la decisión de invertir en una aplicación o software dedicado al control de turnos y horarios. 

Facilidad de uso

Cualquier aplicación para crear turnos de trabajo, debe ofrecer una interfaz intuitiva y amigable, para que todos los usuarios puedan navegar a través de las distintas funcionalidades, paneles y opciones sin complicaciones. 

Debe contar con un panel de configuración sencillo, claro y rápido, para que la personalización se pueda realizar en base a las necesidades específicas de la empresa o bien de cada usuario, sin que sea un trabajo que ocupe mucho tiempo y esfuerzo.

Grado de automatización

La automatización de procesos es esencial para impulsar el rendimiento de la organización, así como para promover la productividad de los empleados, ya que se evita la imputación de horas manualmente, ahorrando así, tiempo que pueden dedicar a tareas más estratégicas y que aportan un valor superior al crecimiento del negocio.

Cuando se habla de automatización en relación a las aplicaciones para crear turnos de trabajo, se hace referencia al registro de datos; de horarios, turnos, tipos de días, solicitudes, validaciones  y respuestas, es decir, todo el ciclo que compone la planificación y el cuadro de turnos final. 

Incluso, las comunicaciones sobre los cambios en el calendario laboral, se hacen evidentes dentro de la aplicación, informando a todo el equipo sobre la planificación de turnos y horarios, de esta manera se evita también el envío de numerosos emails, ya que la información se mantiene actualizada. 

Informes y datos actualizados

Una aplicación para crear turnos de trabajo, debe ofrecer la posibilidad de realizar informes del registro de horas y turnos, manteniéndolos actualizados y brindando la posibilidad de exportarlos en diferentes formatos, para la presentación a sindicatos, representantes legales o inspectores de trabajo.

El mantenimiento de informes actualizados, garantiza el cumplimiento de la ley de registro de jornada, en vigor desde el 2019, que además, es uno de los componentes fundamentales de la ley de teletrabajo. Así que en caso de inspección laboral, gracias a los informes actualizados, que facilita el software o la aplicación, la empresa está segura. 

Acceso de empleados

El software o la aplicación para crear turnos de trabajo, debe permitir el acceso a todos los empleados de la empresa, permitiéndoles consultar los tipos de días y turnos disponibles o asignados. 

De hecho, los software dedicados al control horario, cuenta con una sesión específica para cada empleado y una sesión compartida con todo el equipo, siendo estos herramientas colaborativas, promoviendo así, la comunicación entre equipos y la autogestión e independencia laboral en los empleados. 

Gestión de nóminas y costes

Por lo general, las aplicaciones para crear turnos de trabajos son fácilmente integrables con software de gestión de costes o de gestión de nóminas, con el objetivo de que también sean capaces de calcular los costos totales en relación a las horas trabajadas por empleado.

Esto asegura que los empleadores no se excedan del presupuesto y permite a los gerentes realizar y aprobar cambios de horario sobre la marcha.

Time@Work, una efectiva aplicación para crear turnos de trabajo

Time@Work es un software que promueve la optimización de la gestión del tiempo y ofrece un completo gestor de turnos, permitiendo asignar horarios y tipos de jornada a cada día de la semana, por empleado o por grupo.

Gracias a su panel de control horario, toda la información, referente a los turnos de trabajo de los empleados y sus días de vacaciones o ausencias, se reúnen en una misma solución de forma centralizada. 

Los responsables pueden ver el calendario laboral de sus equipos y recibir notificaciones para validar con facilidad las solicitudes de los empleados referentes a los tipos de jornada o cambios de turnos.

Sus funcionalidades permiten ahorrar tiempo de procesamiento de solicitudes, validaciones para los cambios de turno y la contabilización de días.

El calendario laboral permite organizar todos los turnos de trabajo y tipos de días, incluso generar informes con todas las horas que ha trabajado cada empleado, para sacar así el equivalente en salario. También cuenta con la posibilidad de integrarse con software de nómina, para relacionar los datos correspondientes.

Para cumplir la nueva ley de control horario, Time@Work proporciona un informe diario de registro de jornada con las horas de inicio y fin de la jornada, registrando el horario de cada empleado, el tiempo de trabajo efectivo, las pausas y las horas extras.

El fichaje es 100% automático por lo que los informes son siempre completos y objetivos.

¿Vale la pena invertir en un software de planificación avanzada?

Tener un software o una aplicación para crear turnos de trabajo y controlar el registro horario, es especialmente conveniente para las grandes empresas, ya que pueden aprovechar las numerosas opciones de programación avanzada y los automatismos de procesos.

Las empresas con un número limitado de empleados, menos de 20 por ejemplo, que trabajan en turnos regulares probablemente no necesiten utilizar servicios tan avanzados y, por lo tanto, pueden utilizar de forma segura versiones gratuitas o de prueba del mismo software o aplicación para crear turnos de trabajo y gestionarlos con facilidad.

Vale la pena resaltar, que es importante elegir un proveedor tecnológico sólido y flexible, con experiencia y conocimiento del mercado. La herramienta seleccionada debe ser lo más completa posible; que permita gestionar las pausas, permisos y vacaciones, también que sea versátil, fácil de usar e implementar, adaptable a las distintas situaciones laborales y tipos de jornadas; teletrabajo, horarios flexibles, personal que desarrolla su jornada en la sede de clientes, etc. Además, debe poderse utilizar también desde diversos dispositivos como ordenadores o teléfonos móviles. 

Las características mencionadas, hacen parte de las funcionalidades de la solución Time@Work, por esta razón, te invitamos a solicitar una prueba gratuita y comprobar sus beneficios.

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