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No basta con reclamar más productividad, hay que dejar que el personal sea productivo de una manera natural y sin presiones. Muchos directivos utilizan la presión como herramienta básica para tratar con los trabajadores de su empresa, lo cual es un craso error.
Cuántas veces has oído decir a alguien a las 09:00 en una reunión que ?a esas horas aún le cuesta arrancar?, mientras ves a otros que están al 120%. Mantener estas dinámicas es ir siempre cojeando. ¿Están las empresas preparadas para permitir a la gente ser más productiva?
La sociedad industrial, como en muchos otros casos, ha ignorado esta diversidad y ha fijado unos horarios que favorecen a quienes se levantan pronto. Al que madruga, Dios le ayuda, y al resto, no tanto. Además eso ha creado lo que llamamos el jetlag social.
Crear una agenda laboral más flexible proporcionaría beneficios, tanto para los trabajadores y su salud como para las empresas a través de la productividad. El impacto de estas mejoras puede ser aún más amplio. Sabemos que el sueño tiene implicaciones importantes no solo para la salud física, sino también para el estado de ánimo, el estrés o las relaciones sociales, así que mejorar el sueño, muy probablemente, tendrá otros efectos secundarios positivos. Pero el problema principal aquí es saber cómo identificar nuestro mapa de productividad o, es más, cómo identificar el mapa de productividad de nuestro equipo de trabajo.
A nivel individual lo podemos intuir, después hay el famoso cuestionario de Horne y Ostberg, que respondiéndolo te ayuda a saber a que tipo de cronotipo pertenece uno.
Peor el problema que aparece aquí es: ¿Cómo podemos ayudar a los responsables de equipos optimizar sus agendas laborales respetando a la vez los biorritmos de sus equipos?
Por ejemplo, en la situación de que hay que realizar una reunión con temas a tratar bastante complejos y estratégicos, donde hay que tomar decisiones importantes y requiera cierta creatividad. Cuando hemos de movernos en un entorno donde hay todo tipo de perfiles, mejor buscar una franja intermedia donde la alondra y el búho se encuentren pero aunque podrían aplicar la proporción de 20% de alondras, 20% de búhos y 60% de colobris para intentar determinar los momentos virtuosos de su equipo siempre estaríamos hablando de un método aproximativo. El problema al que se enfrentan los managers es que no disponen de datos objetivos sobre el desempeño de sus equipos y de este tipo de decisiones, como otras muchas, se toman de forma totalmente subjetiva.
Como podemos pretender, entonces, que las organizaciones permitan a las personas ser productivas respetando sus biorritmos si somos incapaces de identificar el mapa de productividad de nuestro equipo.
En WorkMeter realizamos en enero un estudio sobre una base de datos de 3.500 usuarios de empresas españolas que tienen instalada nuestra plataforma tecnológica que permite medir, entre otros muchas cosas, los niveles de productividad y eficiencia tanto a nivel individual como grupal. Es decir que los empleados tienen acceso a sus propios datos de productividad y aprenden a mejorar la gestión de su tiempo y, a nivel grupal, los managers pueden ver los niveles de eficiencia de sus equipos de trabajo y tomar decisiones más acertadas en cuanto a organizar las agendas y repartir las cargas de trabajo.
En primer lugar miramos cuántas horas la gente se pasa de media en la oficina y vimos que la media está en 9h19min. Desde que llega hasta que se va. Este tiempo incluye la pausas, la comida etc?. De todo este tiempo que estamos en la oficina, solo estamos activos una duración de 7h12min. Podemos ver que diariamente tenemos un margen de 2h entre el tiempo de permanencia y el tiempo de actividad.
Ahora bien, cuando nos pusimos a estudiar la productividad, los datos fueron sorprendentes. Primero se definen un listado de aplicaciones o actividades directamente relacionadas con las funciones del puesto de trabajo y se mide cuánto tiempo se invierte en estas tareas. Vimos que a esta no superaba 6h34min. Es decir que de las 7h12min dedicamos 6h34min a actividades productivas directamente relacionadas con nuestro trabajo, casi 3h de diferencia con el tiempo en que estamos físicamente presente en la oficina. Mientras que los 38 minutos restantes los dedicamos a actividades que no tienen que ver nada con el trabajo, es decir, actividades personales.
Entonces, si realmente la productividad está en torno a la 6h30min del total de 9h20min que trabajamos, de nuevo podríamos pensar que no debería ser tan difícil instaurar un horario un poco más flexible y adaptado al cronotipo de cada uno.
