En el comentario anterior te introducíamos las 4 fases que se deben llevar a cabo a la hora de implementar un modelo de teletrabajo en la empresa. Para que puedas realizar una evaluación del desempeño eficaz, te explicaremos cuáles son los pasos e indicadores que debes implantar en cada una de las fases de forma pormenorizada. Recuerda que estos indicadores te permitirán realizar una evaluación del desempeño eficaz y que sin ellos, no sabrás en qué estadio se encuentra tu organización ni cómo desarrollar de forma eficiente un programa de teletrabajo.

Durante el Programa Piloto

Define unos objetivos estratégicos

• Define el objetivo estratégico. A través del objetivo, llegará la definición de la estrategia que deberás llevar a cabo. Recuerda que cuanto más orientado al coste sea objetivo, menos acogida entre las personas tendrá, por tanto es de vital importancia trabajar el marketing interno de la iniciativa.
• Replantea la cultura de trabajo de tu empresa. Definido el objetivo y la estrategia, debe replantearse la cultura de la organización y enfocarse para que apoye esta nueva forma de concebir el trabajo. Por tanto, organiza equipos de trabajo para definir los valores y las acciones internas a llevar a cabo para transmitir y vivir esta nueva cultura.
• Crea un comité de teletrabajo. Dado que el programa de teletrabajo es una iniciativa nueva para la organización, crea un equipo conductor o un comité de teletrabajo o comité de movilidad a fin de que sea un elemento impulsor de todos los asuntos que rodean la iniciativa. Recuerda que este comité debe ser heterogéneo, con enfoque operativo y con capacidad de decisión (sin decisión se genera mucha burocracia).
• Planifica tus proyectos. Es necesario que lleves a cabo una planificación, es decir, un calendario de proyecto que contemple todas las fases con una visión a corto, medio y largo plazo, para que sepas en todo momento hacia dónde te diriges.
• Define el grupo piloto y sus funciones. Crea un perfil de puesto de trabajo y clasifica las actividades en base a las que pueden ser teletrabajables y las que no. Para las teletrabajables, asocia las competencias que se necesitan de cara a organizar formaciones a medio plazo para aquellas personas que necesiten desarrollarlas.
• Ubicaciones posibles y modalidades. Haz un listado de todas las ubicaciones posibles para teletrabajar: desde casa, otras oficinas o ubicaciones, movilidad de calle, en cliente, en proveedor? y define las diferentes modalidades que ya hemos comentado (2 días semana, días alternos?)
• Selecciona el modelo que más se adapta a tu empresa. Una vez tengas los perfiles, las ubicaciones y las modalidades, haz una matriz y plantea todas las combinaciones posibles que puedan surgir. Tómate tu tiempo y selecciona las que crees que mejor podrían adaptase a tu organización.
• Identifica los recursos tecnológicos necesarios. Realiza un análisis del puesto de trabajo para determinar la tecnología que la persona necesita para desempeñar sus funciones (Teléfono, tablet, impresora, etc.) y añade al listado los recursos tecnológicos necesarios para teletrabajar como una buena conexión a internet, que normalmente se paga a medias.

Define indicadores y objetivos

• Define los objetivos que se han de ir alcanzando a varios niveles ya que esto te permitirá medir si se están alcanzando los resultados esperados. Por ejemplo, a nivel de productividad, debes medir si se produce una alineación de los resultados con los objetivos y comparar los resultados entre el modelo de trabajo presencial y el teletrabajo. A nivel de rentabilidad, lleva a cabo un control sobre inversiones, sobre el retorno de la inversión y los costes y ahorros derivados de la ejecución del proyecto. También es necesario establecer indicadores que midan la satisfacción de los empleados desde percepción propia y las emociones y sentimientos de los teletrajadores. Sobre la satisfacción de la organización, debes medir la satisfacción del manager y del resto del equipo frente al nuevo modelo flexible. También puedes establecer toda una serie de indicadores distintos para todo aquello que quieras medir y evaluar.
• Crea un mapa de riesgos. Estos indicadores te permitirán realizar una planificación económica del coste de la iniciativa y diseñar un mapa de riesgos.
• Diseña políticas de conciliación o de RSC. Una vez ya desplegado el piloto, el equipo puede ir trabajando en diseñar políticas de conciliación o de RSC o de lo que se haya establecido.
• Amplia el plan de comunicación. Este plan ya debe haber sido diseñado desde el nacimiento de la iniciativa y haberse comenzado a poner en práctica. Ahora, es el momento de ampliarlo, enriquecerlo y pensarlo de cara al despliegue global al conjunto de la organización (apertura de canales para facilitar la comunicación entre personas, comunicados frecuentes, revistas, boletines, , etc.)
• Mantén el plan de formación. Se habrá diseñado uno para la fase piloto y se mantendrá vivo, sin fecha de caducidad cuando se haga el despliegue a toda la organización. Se trata de ir realizando revisiones periódicas cada dos meses por ejemplo para ver qué tipo de contenidos es necesario incorporar. De los resultados de los indicadores y de la satisfacción de las personas obtendremos la visión del tipo de formación que las personas necesitan.

Durante la fase de Seguimiento

La fase de Seguimiento tiene como objetivo ver si la iniciativa previa al programa de teletrabajo está funcionando y los ajustes que necesita para ello. A su vez, también contempla una acción importante que es el diseño de los procesos. Estamos en el estadio inmediatamente anterior al del despliegue a toda la organización, cuando ya se han realizado los ajustes, por lo que se pueden diseñar los procesos y modelar los procedimientos. Así, cuando se haga el proyecto extensivo a todos los trabajadores, éstos contarán con un material al que remitirse. Es decir, los trabajadores se moverán dentro de un marco de certeza.

Durante la fase de Ajustes y Definiciones

Como veíamos todas las fases del proyecto necesitan métricas que nos permitan evaluar el desempeño. Durante esta fase, es necesario que en base a los resultados de los indicadores, realices una definición y puesta en marcha de los ajustes necesarios, al mismo tiempo que amplias los planes de formación y comunicación entre tus trabajadores. Es decir, necesitas optimizar tu programa de teletrabajo. Así, podrás diseñar los procesos de forma más eficaz y medir los resultados después de los ajustes.

Durante el despliegue a toda la organización

Para finalizar tienes que realizar el despliegue a toda la organización. Este despliegue se implementará de forma progresiva, para que se asimilen los cambios y la nueva cultura de trabajo. Para ello, es importante que venga acompañado de una campaña interna de comunicación que haga partícipe a la gente de manera activa de esta experiencia. Durante esta fase realizarás el cierre de la política y normativas corporativas de flexibilidad y la medición gradual de la rentabilidad y de la productividad y satisfación de tus trabajadores serán tus garantías de éxito.