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De entre todos los ladrones de tiempo, y como ya comentamos en uno de nuestros ebooks, el correo electrónico es seguramente el que tiene un efecto más pernicioso para nuestra productividad. Además de ser un ladrón de tiempo muy efectivo, otra de sus características es que es difícil de detectar, ya que los minutos que se pierden gestionando el email se entienden como tiempo invertido y no como malgastado.
El uso excesivo o abusivo del correo electrónico es una mala costumbre que debemos erradicar, para eso, antes de nada es necesario reconocer que existe el problema. Es complicado darse cuenta pero, sin duda, contar con un método efectivo para tenerlo controlado y siempre dentro de nuestro objetivo de uso, puede ser de gran ayuda. La forma de hacerlo pasaría por:
- Encontrar una herramienta que sea capaz de registrar todo el tiempo que pasamos a lo largo del día utilizando el correo electrónico.
- Este registro debe hacerse de forma automática y sin intervención humana que desvirtúe los datos, por eso, nosotros proponemos que la herramienta empleada sea WorkMeter.
- Y, por último, para vigilar el uso que hacemos del correo, nada mejor que marcarse una meta con el panel de objetivos.
El panel de objetivos y el control en el uso del email
El principal problema del correo electrónico es su capacidad para hacernos perder la concentración en la tarea que estamos realizando. Los resultados empeoran considerablemente cuando intervienen también sistemas de mensajería instantánea, como Skype, el chat interno de Gmail o el chat de alguna red social corporativa; que son extremadamente intrusivas y multiplican los efectos negativos del email:
- Aumentando los niveles de estrés y ansiedad en los trabajadores.
- Restando concentración.
- Impactando de forma muy negativa en la productividad laboral, que merma en todos los sentidos.
Todos somos incapaces de concentrarnos en una tarea por un periodo largo sin mirar el email pero lo cierto es que, si somos conscientes de ello, podemos llegar a controlar este hábito. Gracias al panel de objetivos de WorkMeter es posible fijar un objetivo para una persona o grupo de trabajo asociado a un máximo, un mínimo o para un umbral de datos.
Mediante este panel de objetivos se configuran los indicadores necesarios para destacar ciertas medidas y, en base a ellas, marcar objetivos con los valores deseados sobre cada indicador. Para ello:
- Primero se necesita conocer la actividad de una aplicación concreta, como puede ser Outlook, Gmail o el gestor de correo que utilicemos habitualmente.
- Y después se puede configurar para establecer que, por ejemplo, el uso del email sea siempre inferior a dos horas diarias.
Objetivos de uso de email y mejora continua
WorkMeter es una herramienta enfocada a ayudar a los empleados a mejorar su gestión del tiempo. Mostrarles los objetivos esperados por la organización permite guiarles en el proceso de mejora continua.
Complementar el trabajo de WorkMeter con sólidas políticas de comunicación, que incluyan propuestas de mejora, puede incrementar la velocidad a la que se produce la evolución. Ejemplo de ello puede encontrarse en este documento sobre buenas prácticas en el uso del email.
La base de este progreso es contar con objetivos y métricas, ya que medir cada detalle es la única manera de obtener la información precisa que permita averiguar dónde es posible hacerlo un poco mejor, cómo avanzar en la dirección correcta.
WorkMeter permite establecer un objetivo de uso del correo electrónico específico, que va a aportar información sobre cuánto tiempo gastan las personas o grupos de trabajo revisando el email. Así, el administrador o responsable de equipo:
- Cuenta con la posibilidad de crear objetivos diferentes adecuados para cada grupo que gestione.
- Puede también hacer visibles estos objetivos para los responsables y/o para los empleados que componen cada grupo si así lo desea.
- Tiene la opción de enviar informes a uno mismo o a los responsables/empleados que prefiera ya que, de esta forma se asegura de que todas las personas conocen la información que les atañe, aunque no entren a revisar sus datos y objetivos de uso del email.
Compartir las métricas con los trabajadores es imprescindible cuando se persigue la mejora continua. Cuando cada empleado puede ver sus datos se fomenta un espíritu de superación, se impulsa la auto-motivación y se avanza hacia un trabajo bien hecho.
Entre los aspectos positivos de utilizar el panel de objetivos de WorkMeter es que puede ser el propio empleado quien se fije objetivos a sí mismo. Esto le permitirá llevar a cabo una autoevaluación y gestionar mejor su tiempo, conociendo qué uso hace del email y cómo, progresivamente, se acerca hacia la meta fijada, momento en que los datos reales coinciden con los deseados. De esta forma, reducir el uso del correo electrónico es posible.
