El absentismo laboral es un gran obstáculo para el crecimiento de las empresas y el rendimiento de su negocio. De hecho, de acuerdo a un estudio de Adecco, este último año bate su récord en España y llega al 7,1%. La pérdida total en horas laborables llegó a casi 1.700 millones, una cifra indudablemente alta frente a los 1.460 millones del año 2019.
Por eso, es importante identificar sus causas y conocer las estrategias para reducir este fenómeno, ya que los efectos de la baja por enfermedad no se limitan a la persona que está ausente, sino que también afectan a toda la fuerza laboral.
Las empresas corren el riesgo de sufrir daños graves si el problema no se aborda y resuelve: desde los mayores costes de sustitución de empleados hasta los debidos a la reducción de la productividad.
El capital humano es uno de los activos más valiosos, pero no dejan de ser seres humanos y necesitarán ausentarse del trabajo de vez en cuando. Sin embargo, cuando los días de enfermedad se vuelven demasiados, vale la pena comprender las causas para entender cómo solucionar el problema.
Las principales causas del absentismo laboral
El estrés es una de las principales causas para que el empleado deje su puesto de trabajo, esto se observa en todos los sectores comerciales.
Según el Chartered Institute of Personnel and Development, el estrés es la principal causa para que los empleados se ausenten del trabajo por un período corto (48%), superado por enfermedades menos graves como los resfriados o la gripe (95%). Existen cinco problemas principales que motivan la ausencia de un empleado por períodos cortos, estas son:
- Enfermedades menos graves
- Estrés
- Problemas musculoesqueléticos
- Salud mental
- Responsabilidades familiares
Cómo afrontar los diferentes tipos de absentismo laboral
El absentismo laboral se define como la ausencia o abandono del puesto de trabajo dentro de las horas que corresponden a la jornada laboral. Es un problema que preocupa mucho a las organizaciones por los costes que genera esta ausencia del empleado.
Si bien se suele relacionar una ausencia laboral con una enfermedad física o psicológica, también existe el absentismo presencial o aquel no justificado. A continuación presentamos los tipos de absentismo laboral.
Absentismo previsible y justificado
Se trata de aquellas ausencias por enfermedad, bajas justificadas, mudanzas, días por contraer matrimonio, por paternidad, etc. Todos aquellos permisos de ausencias que permite y justifica la ley.
Este tipo de absentismo justificado, se afronta recurriendo a las normas establecidas que garantizan el cumplimiento del contrato laboral del empleado.
Absentismo no previsible y sin justificación
Aquellos días de ausencia sin justificación escrita o resguardada, como lo es una gestión personal, un dolor o malestar repentino, un permiso extraordinario, etc.
Para afrontar este caso de absentismo laboral, se deben crear límites de permisividad. Si la ausencia no justificada es recurrente se debe exigir un justificante de la ausencia, aunque sea con retraso.
En el caso de que se reincida en la ausencia, la empresa puede hacer entrega de una notificación o memorando escrito al trabajador, avisándole sobre la falta y sus posibles consecuencias.
Absentismo presencial
Es cuando el trabajador acude a su puesto, pero no realiza las tareas asignadas, sino cosas personales, con lo cual no realiza una actividad productiva que impulse el crecimiento de la empresa, o bien, el rendimiento del negocio.
En el caso de que sea absentismo presencial, afrontarlo es un tema mucho más complicado. Existen expertos en simular que trabajan mucho pero hacen poco o nada y su omnipresencia en todo el despacho hace creer que trabaja más que nadie. Entonces ¿Cómo se detecta este tipo de absentismo laboral?
Este es posiblemente el más complicado de detectar, y no existe una regla fija. Pero si la empresa es organizada, y se sospecha de que alguien no trabaja como debería, puede optar por asignar tareas específicas a esa persona, tareas que no puedan hacer otras personas, y ver el tiempo que tardan en realizarse, y con qué calidad. Esto determinará si realmente la persona está por lo que tiene que estar, o está por sus asuntos personales. No obstante, el resultado es subjetivo.
Un sistema realmente efectivo es recurrir a un sistema de medición de productividad, con lo que podremos saber cómo trabaja esta persona, tanto individualmente como con sus compañeros.
Cómo reducir el absentismo gracias a los sistemas de medición
Las herramientas digitales de medición como EffiWork, son útiles tanto para la empresa como para los trabajadores, ya que les permite mejorar el rendimiento y tiene efectos positivos en el bienestar del empleado, optimizando su experiencia y aumentando su motivación, incluso protegen su salud mental. Este beneficio, sin duda reduce el absentismo laboral, ya que un empleado motivado y cuidado, está comprometido y satisfecho con la organización.
Los sistemas de medición ayudan a reducir el absentismo desde la autonomía laboral, el autoconocimiento y la autogestión del tiempo. Un software de medición de desempeño, como EffiWork, ofrece una información muy valiosa al profesional acerca de sus puntos fuertes y débiles. Información como los momentos del día en los que su rendimiento es mayor o menor, el tipo de tareas que le llevan más tiempo y otros muchos datos que le ofrecerán una valiosa fotografía sobre sí mismo.
Este tipo de herramientas 'liberan' a los trabajadores, ya que les permiten pasar de una cultura de supervisión a una dónde la confianza y autonomía priman y establecen las bases de los métodos así como las estrategias de trabajo, lo que mejorara la autoconfianza y seguridad de los empleados, que ven que su empresa confía en su criterio y no solo les permite expresarlo libremente, sino que les anima a ponerlo en práctica. Un comportamiento que sin duda reduce las ausencias sin justificación y promueve la consecución de las actividades y objetivos laborales.
Por otro, esta autonomía favorecida por las herramientas de medición de productividad, fomenta un estilo de liderazgo menos jerárquico y menos apoyado en las 'ordenes', cambiándolo por uno más de ayuda y coordinación.
EffiWork no solo ayudan a reducir el absentismo desde la motivación personal y autonomía, también permiten cumplir con la normativa laboral obligatoria, como el registro de jornada; que lo hace de forma 100% automática sin necesidad de un fichaje manual por parte de los empleados y garantiza el derecho a la desconexión digital. También facilita la gestión las modalidades híbridas de trabajo.
Cómo puede el entorno laboral ayudar a reducir el absentismo
Ahora bien, ¿Qué sucede si se detecta que no es solo una persona, sino que gran parte del equipo y todo apunta a que hay un descontento general? ¿Puede la empresa tener la culpa de su propio absentismo presencial? La respuesta es un rotundo sí.
El entorno laboral puede tener un gran impacto en el bienestar físico y psicológico del empleado y, en consecuencia, puede provocar altos niveles de absentismo; sin embargo, existen formas en las que es posible gestionar y controlar el problema.
Infraestructura y equipamiento
Es fundamental que los empleados dispongan de las herramientas necesarias para realizar correctamente su trabajo. La falta de infraestructura y equipamiento compromete la productividad y repercute en el aspecto psicológico de los trabajadores porque paulatinamente se van frustrando y desanimando. Si los problemas continúan, incluso podría conducir a niveles de absentismo a largo plazo.
Si bien las empresas esperan que su equipo de profesionales cumplan con sus obligaciones, también es imperativo que las organizaciones hagan lo mismo y brinden a los trabajadores las instalaciones ideales y equipos adecuados para apoyarlos en su trabajo, o bien, durante el teletrabajo.
Liderazgo
El modelo de liderazgo de una empresa tiene un impacto en la forma en que la fuerza laboral realiza sus tareas. El lema "predicar con el ejemplo" sigue siendo válido y los jefes deben apuntar a lograr este estilo de liderazgo, a mantener relaciones con el personal para mantenerlos involucrados y motivados.
Cuando los líderes pierden el respeto de su personal, utilizando el método del "palo y la zanahoria", por ejemplo, los empleados podrían verse obligados a tomar una licencia por enfermedad para evitar el entorno laboral.
La clave del liderazgo es encontrar el equilibrio entre la autoridad y la "guía constructiva".
Motivación laboral
Una de las tareas más importantes de una empresa es mantener la motivación de los empleados en un alto nivel, para que sean proactivos y tengan ganas de trabajar, de concentrarse, que noten que luchan por algo, que son parte de un equipo, que van a ganar, que van a ascender, que van a crecer con la empresa.
Cuando los trabajadores están desmotivados, existe el riesgo de un desempeño deficiente o problemas de seguridad. Los trabajadores desmotivados también afectan negativamente el desempeño de quienes los rodean y, en general, afectan el entorno laboral en su conjunto.
Es fundamental medir la cultura organizacional y definirla adecuadamente. Evaluar los objetivos, entender si son realistas o más bien inalcanzables. Brindar formaciones, sesiones de seguimiento y guía, así como espacios de integración de equipo y actividades de team building, son estrategias que impulsarán la motivación y el compromiso de los empleados.
El gen motivador o ámbito humano-personal debería ser el pilar básico de toda nuestra estrategia contra el absentismo laboral. La falta de motivación de los empleados se erige como la causa principal de absentismo en España.
Comunicación y confianza
Las dos principales estrategias para la gestión del absentismo laboral es la comunicación que impulsa la confianza. Escuchar sus opiniones y descontentos, de esta manera el profesional será transparente y no buscará formas para evitar el entorno laboral.
Aunque es ideal llevar a cabo sesiones de “one to one” para promover la comunicación e identificar lo que le afecta al empleado, también se puede optar por hacer encuestas regulares a los empleados junto con evaluaciones más tradicionales.
Tener en cuenta sus ideas y tomar decisiones consensuadas en base a datos objetivos. Hacer que entienda la importancia de sus acciones y participación, y que su esfuerzo por lograrlo pueda ser medible.
Alentar al personal a aportar sus opiniones e ideas ayuda a consolidar su lealtad a la organización, así como la confianza. Una mejor comunicación también ayuda a controlar el bienestar personal y, por lo tanto, a mitigar las bajas por enfermedad.
Escucha y atención
Un paso fundamental para reducir el absentismo laboral es conocer en detalle la situación de cada ausencia justificada o no. Escuchar al trabajador para disponer de la máxima información posible resulta fundamental para analizar y solucionar la base del problema, evitando así cualquier tipo de ausencia.
Una vez identificado el problema, la empresa debe saber gestionar y proponer soluciones para corregirlo.
Conciliación y flexibilidad
Establecer medidas que promuevan la conciliación laboral y familiar de los empleados, es una estrategia de motivación eficaz.
Aquellas empresas que proporcionan a sus empleados ventajas y estrategias que les permite combinar mejor su vida personal y laboral, consiguen una mayor implicación de los mismos con la filosofía de la empresa, aumentando el rendimiento y la productividad gracias a la posibilidad de autogestionar su jornada de trabajo. De hecho, un estudio presentado en el II Congreso Nacional afirma que las medidas de conciliación reducen en un 30% el absentismo laboral.
La autonomía que brinda una estrategia de trabajo flexible, evita el absentismo laboral promoviendo la autorresponsabilidad del empleado.
Gestionar la fuerza laboral desde una perspectiva más humana, en lugar de pensar en números y gastos, es clave para reducir las ausencias del trabajo y aumentar la productividad de todo el equipo de trabajo.
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