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Pensamos que puede ser perjudicial el tener equipos de teletrabajo en la empresa, pero se puede hacer de manera segura y beneficiaria.
Al plantear opciones de flexibilidad como un programa de teletrabajo en una empresa suelen aparecer todo tipo de barreras por miedo a este tipo de políticas. En muchos casos son los propios empresarios los principales opositores ya que temen perder el control sobre sus empleados, operaciones y recursos. A su vez, los mismos sindicatos suelen ir en contra de políticas de flexibilidad ya que temen una posible desmovilización sindical debido a la distancia física y la menor presencia en la empresa.
Nada más lejos de la realidad: las políticas de flexibilidad como el teletrabajo están diseñadas para optimizar la calidad del trabajo de los empleados en la sociedad en la que vivimos. Es decir, los trabajadores de hoy en día buscan compatibilizar todas las facetas de su vida y el teletrabajo pasa por ser la solución correcta siempre que se cuente con las herramientas adecuadas para realizar una evaluación del desempeño adecuada y con una cultura de trabajo que fomente y valore la corresponsabilidad y la consecución de objetivos sobre las horas que uno pasa en el trabajo.
Las personas no somos conscientes de cómo gestionamos nuestro tiempo. Sin saberlo nos pasamos mucho rato en actividades que no son nada productivas, apagando fuegos o desatendiendo lo realmente importante. Esto produce empleados estresados que acaban la jornada sin completar sus tareas, managers que piden más recursos porque no llegan a los objetivos o empresas que pierden competitividad por baja productividad. En este contexto, ¿Cómo puedes siquiera plantearte medidas introducir un programa de teletrabajo?
La clave reside en desaprender los dogmas que provocan improductividad: Todos esos hábitos que has ido adquiriendo a lo largo de tu experiencia profesional y que la misma cultura de trabajo impone sobre los trabajadores y que producen desviaciones entre la realidad y el perfil óptimo, es decir, entre cómo crees que es tu productividad y cómo trabajas realmente. Para ello, necesitas contar con KPIs que te indiquen a dónde se va tu tiempo y en qué estás centrando tus esfuerzos para que empieces a dominarlo, tanto desde la oficina como teletrabajando. Hoy en día existen muchas herramientas que te pueden facilitar estos indicadores, entre las más efectivas destacamos: WorkMeter, Evernote, Rescue Time, Time Doctor?
Estos indicadores de productividad no sólo no alejarán a los empleados de la empresa, sino que aportarán a la dirección los datos necesarios para guiar a sus trabajadores ?y al conjunto de la compañía- hacia la eficiencia. WorkMeter te ofrece un panel de control que recoge la información de forma automatizada y que te servirá para observar el posicionamiento y la evolución de los distintos factores a medir para que puedas alcanzar entonces el perfil óptimo, es decir, un estadio donde seas capaz de distribuir tu tiempo en las actividades verdaderamente primordiales y te alejes de las actividades poco productivas. Veamos cómo:
Hasta la primera toma de contacto con el perfil óptimo muy pocas personas son verdaderamente conscientes de cómo invierten su tiempo. Managers, responsables y empleados se sorprenden al ver las diferencias entre la realidad y el perfil óptimo y compararlas con su propia aproximación. De hecho, la mayoría de personas que ostentan algún tipo de rol estratégico en una organización tienden a creer que los miembros de sus equipos de trabajo emplean la mayor parte de su tiempo concentrados en tareas clave.
Tras constatar los datos de una primera medición, los indicadores muestran que la forma de distribuir el tiempo de trabajo dista mucho de la esperada, reduciendo significativamente el aprovechamiento de la jornada laboral:
La diferencia es impactante y, sin embargo, no todo está perdido. Conocer el punto de partida es el primer paso para iniciar el cambio. Pero, para poder asimilarlo, es necesario contar con una herramienta que recoja automáticamente los datos y construya una imagen realista de la organización. Las métricas son el elemento desde el que trabajar hacia las nuevas metas:
- Descubriendo el foco de las desviaciones: gracias a las métricas que aportan los indicadores previamente definidos.
- Planteando nuevos objetivos más realistas: en torno a un perfil óptimo configurado desde el consenso entre las partes.
- Complementándolos con planes de mejora que faciliten la consecución de resultados: para perfeccionar los ajustes que se evidencien necesarios partiendo de la comparación de los planes reales con los óptimos.
En la comparación de escenarios reside la fuerza el perfil óptimo que, desde la transparencia, fomenta la proactividad y la corresponsabilidad, logrando mejores trabajadores y un aumento considerable de la eficiencia de la empresa. En este momento es cuando podemos empezar a hablar de políticas de flexibilidad como el teletrabajo, porque habremos fomentado empleados corresponsables, sin contar que la evaluación del desempeño es posible desde dispositivos que no tienen por qué estar en la oficina y que a través de los datos que te ofrece podrás coordinar a tus teletrabajadores de forma más eficiente, distribuir las cargas de trabajo y la fijación de objetivos en base a datos reales de su desempeño.
Como vemos, todas las barreras e incertidumbres que surgen en torno al teletrabajo ? pérdida de control, sentimiento de aislamiento, pérdida de eficiencia?- son superadas si contamos con datos objetivos obtenidos a partir de la evaluación del desempeño, que no es lo mismo que control de trabajadores. Es decir, la evaluación del desempeño sirve para contar con datos objetivos que te muestren a dónde se está escapando tu tiempo, si estás gestionando tus recursos de la manera adecuada, si estás planificando tus actividades correctamente? o si hay cuestiones que podrías mejorar. En suma, el objetivo último de un programa de teletrabajo es que dispongas de información automatizada y objetiva para que aprendas a trabajar de forma efectiva, exprimiendo tu productividad, tomando las decisiones en base a métricas objetivas que te ofrece WorkMeter y fomentando la autonomía y la corresponsabilidad.
