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A estas alturas del año las temperaturas se ponen al rojo vivo y el aire de verano se apodera de informes y proyectos. Nuestro equipo apura proyectos que encuentran en estas fechas más obstáculos que nunca. La empresa está formada por personal muy preparado, pero la acumulación de tareas e imprevistos a la larga desencadena en agotamiento si no tenemos una buena gestión del tiempo. Esto podría evitarse con una buena organización del tiempo.
Dediquemos unos minutos para evaluarnos y replantear algunos hábitos relacionados con la gestión del tiempo en empresas.
Si nos organizamos bien, ganamos tiempo, y el tiempo ¡es nuestro! ¿Qué podemos hacer con esas horas ganadas? ¿Qué es aquello para lo que nos gustaría disponer de más tiempo y siempre debemos posponerlo?
Las 8 formas de gestión del tiempo definitivas
- Piensa y apunta qué hacer con el tiempo ganado. Éste será el objetivo de tu buena organización. Recordar lo que nos gustaría hacer en los momentos en que ?desperdiciamos el tiempo? es una buena motivación para no dejarlo escapar.
- Planificar nuestra gestión del tiempo es muy importante, especialmente si trabajas en equipo. Compartir una agenda común ayuda a conocer las fechas de los proyectos, proporcionando una visión global de cada paso y coordinándote con el resto de departamentos. Google Calendar permite sincronizar tu agenda con la de tu equipo, crear eventos con recordatorios e incluso, enviártelos por mail o sms.
- Haz listas de tareas: trabajas mejor con la mente despejada, no acumules más información de la necesaria en tu cabeza. Redactar un informe, responder a una llamada, pedir un presupuesto? Las listas no se olvidan, nosotros sí. Agrupa y ordena tus tareas. Aquellas que pienses que te van a ocupar tan sólo unos minutos, hazlas ya. Pero si necesitan un tiempo considerable, prográmalas en tu agenda con un día y una hora específica. Así, ya sabes que el martes de 12 a 13 puedes disponer de una hora para revisar aquel informe, y hasta ese momento este asunto no te volverá a preocupar. Realiza tus listas en papel o en las aplicaciones digitales como Doit o Remember the Milk.
- Olvidémonos de las multitareas: está demostrado que el cerebro humano trabaja mejor si le dejamos concentrarse en una única ocupación y le proporcionamos pausas frecuentes. Basándose en estos dos principios, Francesco Cirillo ha desarrollado la "Técnica Pomodoro". Propone que fragmentemos nuestro trabajo en tareas que puedan ser resueltas en 25 minutos. Una vez estructurado, coge un temporizador y prográmalo en el minuto 25. Asegúrate que nada te interrumpa durante esos minutos; más tarde podrás devolver las llamadas o contestar al compañero. ¿Preparado? Venga, reloj en marcha y céntrate exclusivamente en la tarea. Cuando la alarma suene habrás realizado la tarea de un modo rápido, eficiente y sobretodo ¡más relajado! Tómate 5 minutos de descanso antes de volver a comenzar. Cada uno debe adaptar esta técnica a sus necesidades, a veces en el minuto 24 estamos llegando a la resolución de un problema, si es así, continúa? por unos minutos. La técnica ha tenido tanto éxito que se han desarrollado aplicaciones online gratuitas simulando el clásico temporizador de cocina con la forma de tomate que le da el nombre. Algunas son silenciosas y no molestan a tus compañeros.
- Correo y teléfono, mejor unificado. Redirígelos hacia una única cuenta en la medida de lo posible, evitarás entrar en diferentes cuentas y consultar varios contestadores.
- Llévate tus notas a todas partes. Vas en el transporte y se te ocurre una buena idea: anótala antes de que se evapore. Estás leyendo un artículo y te gustaría aplicarlo a tu proyecto, no confíes en que tu cabeza lo recordará: recórtalo, cópialo, sácale una foto? ¿Conoces Evernote? Este software gratuito nos permite crear las notas, aplicarles etiquetas y recuperarlas cuando las necesitemos: links, ideas, fotos? ¡todo está a salvo!
- Categoriza tu documentos. A veces buscamos un presupuesto en los archivos de contabilidad hasta que recordamos que puede que esté en ?pre-proyectos?. Organiza los archivos para no dispersarte en la búsqueda y establece un método coherente a la hora de nombrar un fichero recién creado. Indica siempre de qué versión se trata y elimina las anteriores. Un buen sistema de gestión de documentación en la empresa posibilita su rápida identificación y recuperación.
- La comunicación entre el equipo debe ser ágil, el buen uso de un software de mensajería instantánea posibilita la comunicación de un modo rápido y no tan intrusivo como una llamada.
Aprende a tomarte tu tiempo para el tiempo. Dedica unas horas semanales a tu organización. Evalúa los resultados. ¿Proyectos cerrados en su deadline? ¿Todo encaja? Vuelve entonces a esa primera nota donde has elegido lo que te gustaría hacer. ¡Ahora por fin tienes esas horas para ello!
