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Si repasamos el curso de las últimas reuniones a las que hemos asistido, seguramente concluiríamos en que podrían definirse de muchas maneras, pero ninguna se identificaría precisamente con el término "eficaz".
Muchas veces se convierten en ladrones de tiempo, pero, ¿qué es lo que hace ineficaz a una reunión?:
- Que carezca de un objetivo, que debe conocerse además de antemano.
- Que se toquen temas que no estaban planeados.
- Que en ella los participantes no conozcan su rol.
- Que los asistentes no hayan preparado convenientemente los temas a desarrollar.
- Que los datos en los que se basen no sean consistentes.
- Que la reunión se prolongue sin justificación.
- Que la excesiva duración de la reunión o su falta de foco propicien la distracción y pérdida de atención de los participantes en la misma.
- Que al término de la misma no hayan quedado claras o no se hayan establecido las acciones a tomar.
Check list para reconocer reuniones improductivas
Lo primero que hay que hacer es minimizar el número de reuniones, sobre todo en nuestro país, donde tendemos a convocar una reunión para asuntos que podrían resolverse fácilmente sin tener reunirse. La evolución natural de este proceso de mejora pasaría por evaluar las reuniones que se hacen en cada empresa, para descubrir si son o no productivas. Para averiguarlo, puedes cuestionarte los siguientes aspectos:
- Objetivo de la reunión: lo tengo claro antes de comenzar?
- Acciones a tomar: ¿sé cuáles me corresponden al finalizarla? ¿Sé en qué plazo de tiempo se han de ejecutar?
- Horario: ¿sé a qué hora empieza y acaba la reunión?
- Asunto: ¿se respeta el asunto que origina la reunión o se tocan otros?
Si la mayoría de tus respuestas han sido negativas, es probable que puedas concluir que en tu empresa las reuniones no son eficaces, por lo que deberías implementar un proceso de mejora que te permita optimizarlas.
Cómo alcanzar un nivel óptimo de eficiencia en las reuniones
La eficiencia en las reuniones empieza antes de que den comienzo y termina después de que acaben. No pases ningún aspecto por alto y prepara:
Antes de la reunión
- Definición de los participantes en la reunión, sus roles, los objetivos y temas a tratar y la duración de la misma (preferiblemente no superior a las dos horas y nunca al final de la jornada).
Durante la reunión
- Puntualidad, a la hora de empezar y a la de terminar.
- Establecimiento de roles, entre ellos el del responsable de la misma, que será quien otorgue los turnos de palabra y avise cuando las intervenciones se desvíen de la temática a tratar.
- Preparación, de los temas a tratar de forma previa a la reunión.
- Respeto, por los temas preestablecidos y por los turnos de palabra.
Después de la reunión
- Registro, todo lo que se exponga en la reunión habrá que recogerse por escrito en un acta que se hará llegar a todos los asistentes al concluir la misma.
Otra forma de ganar en eficiencia en las reuniones puede ser el hacerlas online. Las reuniones virtuales suponen un ahorro en desplazamientos, que no sólo repercute en un menor índice de gastos sino también en una disminución del tiempo que se debe planificar para asistir a una. Si optas por esta forma de reunión necesitas el software apropiado.
Herramienas para hacer reuniones virtuales
En el mercado existen multitud de herramientas interesantes para hacer reuniones online a través de videoconferencia, la mayoría de las cuales son además gratuitas, y entre las que destacamos las siguientes:
- Skype
- Hangouts de Google
- Join Me
- Go to Meeting
- Webex
- Zoom
