Cuidar todos los elementos dentro de un proyecto puede ser estresante y es normal que muchos detalles se nos escapen. La gestión y dirección de proyectos es un área que debe conocerse en profundidad. Si estás empezando a gestionar proyectos, o te has encontrado con uno diferente a los que sueles trabajar, echa un vistazo a este artículo introductorio a la gestión de proyectos.

Desafíos comunes en la gestión de proyectos y sus soluciones

Te contamos 8 desafíos comunes que te puedes encontrar en la gestión de proyectos y sus posibles soluciones.

Objetivos mal definidos

El primer gran desafío que los gerentes de proyecto y un gran obstáculo con el que los miembros del equipo pueden enfrentar es no saber qué esperar exactamente del proyecto. Si las metas y los objetivos no están claramente definidos, el proyecto está condenado al fracaso. Cuando nadie está al tanto de qué es el proyecto, por qué se lleva a cabo y en qué fase se encuentra, lo que seguirá será una gran dosis de confusión y caos.

Iniciar un proyecto sin objetivos claros, una dirección específica y un plan preparado; Es como ir en un viaje por carretera sin tener idea de a dónde vas y cómo llegar. Perderás gasolina, tiempo y esfuerzo. Del mismo modo, su empresa sufre cuando no hay claridad y previsión antes de comenzar un proyecto.

Solución: Por esta razón, se recomienda dedicar tiempo y atención a la gestión de tareas, realizar una reunión de inicio y utilizar un software de gestión de proyectos para definir objetivos claros.

Plazos poco realistas

La segunda razón por la cual la mayoría de los proyectos fracasan son las expectativas poco realistas que tienen los clientes y los interesados. La mayoría de fechas límite de los proyectos finalmente se ven alteradas debido a los «plazos iniciales» no realistas.

Como vivimos en un mundo donde la competencia es cada vez más agresiva y los objetivos se establecen de forma poco realista o inalcanzable en lugar de ser impulsados por requisitos empresariales calculados. A partir de entonces, lo que comienza es un intento desesperado en el que el equipo intenta cumplir los requisitos en los límites ya dibujados.

Solución: Planifica tus eventos, administra tu agenda, haz un análisis alternativo y lleva un seguimiento de las fechas importantes con un calendario de proyectos.

Cambios en el alcance del proyecto

Todos los project managers temen que el alcance un determinado proyecto adquiera una dimensión distinta a la esperada. La mayoría de las veces, un proyecto comienza de cierta manera, pero a medida que avanza, toma una forma diferente. Esto a menudo es el resultado de la expansión de un proyecto fuera de los objetivos planeados, también conocido como alcance creep.

Esto puede poner a los gerentes de proyecto y miembros del equipo en un lugar difícil, ya que los cambios imprevisibles o nuevos a menudo pueden llevar al fracaso del proyecto. Recuerde, muchos cambios pequeños son tan malos como un gran cambio.

Solución: Para evitar el cambio de alcance, es mejor determinar los objetivos del proyecto (coste, cronograma, calidad) a través de un proceso sistemático con una planificación y comprensión adecuadas de las necesidades del cliente. Haz suposiciones realistas sobre la disponibilidad de recursos y los plazos para lograr resultados de calidad. No hay una solución 100% anti-cambio de alcance, pero todas estas medidas podrás ayudarte a documentar lo que está sucediendo y comunicar los desafíos a las partes interesadas, el equipo y la administración con anticipación. Además, te recomendamos que uses los diagramas de Gantt para una mejor planificación y seguimiento del proyecto y te mantengas al tanto de los planes del proyecto.

Habilidades de equipo insuficientes

Un equipo es tan bueno como los miembros de su equipo. Pero muchas veces, los miembros del equipo son asignados según su disponibilidad, no por su experiencia en muchos proyectos. Si los miembros del equipo no tienen la habilidad o la capacidad suficiente para enfrentar los desafíos y realizar las tareas asignadas, pueden poner el desarrollo del proyecto en una situación arriesgada.

Algunos proyectos son desafiantes o requieren un cierto nivel de conocimiento y experiencia, por lo que los gerentes de proyecto tienen que decidir si los miembros del equipo necesitan formarse más o agregar a alguien con las habilidades necesarias. Además de esto, cualidades como la falta de responsabilidad, culparse mutuamente y señalar con el dedo también pueden detener un proyecto.

Solución: Documenta el conjunto básico de habilidades necesarias para lograr la carga de trabajo y analice las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo. Si es necesario, busca la manera de entrenarlos para mejorar su conocimiento y acabas con las brechas de habilidad.

Comunicación inadecuada

La mala comunicación es uno de los mayores obstáculos en la gestión de proyectos. Las habilidades de comunicación son el mayor activo del gerente de proyecto. No importa si estás dando instrucciones, haciendo preguntas o buscando información, siempre hay un desafío para proporcionar una comunicación clara y abierta. Hay una razón por la que los gerentes de proyectos hacen mucho hincapié en la comunicación efectiva. Porque, la mayoría de las veces, la comunicación exitosa se traduce en proyectos exitosos, pues el 57 % de los proyectos fracasan debido a un fallo en las comunicaciones

Solución: Determina los flujos de comunicación adecuados con los miembros del proyecto y desarrolla una manera de determinar qué información debe transmitirse a los miembros del proyecto, de qué manera y en qué momento.

Equipos geográficamente dispersos

Los proyectos son de naturaleza colaborativa. Es posible que tengas un equipo que se distribuya en las diferentes partes del mundo. A menudo, los equipos de proyecto incorporan múltiples organizaciones. Los miembros del equipo no solo son empleados de la compañía, sino que también se extienden a clientes, proveedores y partes interesadas. Estos equipos virtuales vienen con su propio conjunto de desafíos: diferentes zonas horarias, barreras de idioma y mucho más.

Solución: A veces, todo el equipo del proyecto trabaja para una organización, pero las personas trabajan desde diferentes áreas a nivel mundial. En una economía donde todo es acelerado, la información debe viajar lo más rápido posible, por ello para enfrentar este problema, una de las mejores opciones es utilizar un software de gestión de proyectos.

Gestión de riesgos

A menudo, los proyectos no salen según lo planeado, y la razón por la que esto sucede a veces la sabemos desde el inicio. Es por ello que la gestión de riesgos es uno de los principales problemas con los que deben lidiar los gerentes de proyectos. Los expertos en administración pueden determinar el grado de expertise que tiene un gerente de proyecto por su capacidad para supervisar los riesgos que pueden surgir en un proyecto en cualquier momento. Estos riesgos pueden ser una incertidumbre en el mercado financiero, fallos ocultos en el plan del proyecto o factores desconocidos que pueden afectar el éxito de un proyecto.

Solución: Aunque es imposible predecir todos los riesgos potenciales, si llevamos a cabo una planificación estratégica y una recopilación de información de antemano, los gerentes de proyecto pueden anticipar qué parte del proyecto es probable que falle. Con esa información, puedes desarrollar medidas de control que pueden ayudarte a lidiar mejor con los riesgos.

Problemas dentro de un equipo

En un equipo compuesto por varios miembros, cada uno con una personalidad diferente, la administración y la atención a sus necesidades puede ser una tarea dura. Con tanta gente trabajando en un proyecto, puede haber desacuerdos y diferencias en un equipo que tengan un impacto negativo en el proyecto y el entorno laboral.

Los problemas y las incongruencias entre los miembros del equipo suelen ser un desafío para los gerentes de proyectos. Tienen que buscar constantemente formas de reunir a todos en equipo para mejorar el proyecto.

Solución: La mejor manera de eliminar cualquier problema o negatividad en un equipo es crear un ambiente de trabajo positivo. Al ser un gerente de proyecto, también puedes incorporar algunas actividades de creación de equipos para fomentar la sensación de unísono y el trabajo en equipo entre ellos.

La gestión de proyectos es una habilidad que requiere tiempo, paciencia y perseverancia. Requiere que analices constantemente los contratiempos y los fallos e implementes las lecciones aprendidas de ellos. Cuando se enfoca en cada desafío y encuentra maneras de lidiar con ellos incluso antes de comenzar el proyecto, ahí es cuando podrás llevar a cabo la gestión de proyectos con éxito.