Control Horario

¿Cuáles son las 6 mejores herramientas para el control de empleados?

Realiza el control de empleados con estas 6 herramientas increíbles

La reciente ley de Control Horario de los empleados, obliga todas las empresas a disponer de sistemas para controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores, es decir, a llevar un registro diario preciso de las horas de inicio y finalización de la jornada de sus trabajadores.

Las organizaciones y empresas cuentan con diferentes opciones para supervisar la actividad laboral de sus empleados y controlar la entrada y salida del personal pero no todas se adaptan adecuadamente a todos los perfiles de puestos de trabajo ni ofrecen datos igual de fiables.

control de empleados

La eficacia del sistema de control de trabajadores que se escoja no debe estar reñido con la satisfacción de los empleados que van a utilizarlos ya que, su motivación podría verse afectada y su productividad podría sufrir las consecuencias de su estado de ánimo.

Mecanismos y sistemas para el control horario de empleados

En esencia, un sistema de control horario es todo aquel con el que se supervisan las horas de entrada y de salida del personal de una empresa. Pero, ¿porqué es útil este control de horarios? Su objetivo es evaluar cuántas horas se trabajan, la puntualidad del trabajador o las incidencias que pueden tener lugar a lo largo del día.

Cuando tenemos que valorar un software para control de entrada y salida del personal y sistema de control horario, no hay que pensar sólo en un registro en excel sino que podemos tomar en consideración todas las posibilidades que existen en el mercado hoy en día.

Entre los métodos más utilizados se encuentran los siguientes:

Realizar el control laboral mediante sistemas polivalentes

Sistemas de fichaje polivalentes: Nos referimos a un sistema que sea ágil y flexible que se adapte a las distintas situaciones del desempeño laboral y a los distintos tipos de trabajadores (trabajadores que desarrollan su jornada laboral en la sede de un cliente, situaciones de teletrabajo, trabajadores con horarios flexibles o jornadas reducidas, etc.) y que se pueda utilizar desde diversos dispositivos como pueden ser los teléfonos móviles o los ordenadores.

En definitiva hablamos de sistemas que permiten tanto registrar mediante un reporte manual los horarios de entrada y salida por parte de  los propios empleados o que permitan realizar el registro de forma totalmente automática y en tiempo real, facilitando la obtención de informes diarios.

Un software de control de presencia y horas como Time@WorK , permite llevar un control exhaustivo de la jornada laboral (tal y como obliga la más reciente ley de control horario) y es un sistema versátil con el que se puede realizar tanto el registro a través de su aplicación móvil como un registro 100% automático a través del ordenador.

Permite registrar y documentar los tiempos de descansos u otras interrupciones de modo que se pueda definir el tiempo de trabajo efectivo diario. Una herramienta perfecta para el control de empleados y trabajadores.

sistemas de registro de jornada
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Los sistemas online declarativos

Los sistemas online declarativos son otra opción para llevar un control de empleados tanto de su entrada y salida como de la supervisión de su horario.

Este software de control de presencia. Los empleados suelen acceder a un entorno web para marcar cuándo inician y acaban sus jornadas laborales. Son herramientas declarativas que pueden estar sujetas al error ya que sólo proporcionan datos de control de presencia laboral.

Los sistemas de fichaje físicos

Los sistemas de fichaje: son sistemas de control de empleados incompatibles con los nuevos entornos laborales (teletrabajo, horario flexible etc.).

  • Tarjetas con banda magnética: Su funcionamiento es simple, cada empleado deberá pasar su tarjeta por el lector tanto a la entrada como a la salida. La tarjeta cuenta con una banda magnética que puede ser leída por un dispositivo electrónico y es ahí donde está registrada la información del empleado en cada caso.
  • Sistemas de control mediante tarjeta: Estos sistemas son seguramente los más utilizados y su característica común es la presencia de bandas magnéticas, códigos de barras, etc. La información se recoge a través de un lector habilitado para ello en el lugar de acceso a la empresa o al puesto.
  • Tarjetas de proximidad: Este tipo de tarjetas utiliza la tecnología RFID (siglas de Radio Frequency IDentification, en español, identificación por radiofrecuencia). Una tarjeta de proximidad es una tarjeta plástica que lleva incrustada en su núcleo un circuito integrado y una antena de comunicación. Cada ejemplar contiene un número de serie que es leído por frecuencia de radio, típicamente de 125kHz. Las tarjetas de proximidad son capaces de transmitir cuando un código único, de más de 1 billón de combinaciones posibles, es acercado al lector adecuado. Su durabilidad es superior a las de banda ya que la lectura se produce sin contacto físico, por lo que el deterioro es mínimo.

Sistemas biométricos para el control de empleados

Sistemas biométricos para el control de empleados: Son sistemas muy sofisticados y muy interesantes porque eliminan los fraudes más comunes. Son el resultado de la aplicación de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de una persona para verificar identidades o identificar a personas. Como ejemplo de características físicas estarían las huellas dactilares, los patrones faciales, las retinas, el iris o la geometría de la palma de la mano. Su principal desventaja es su alto precio de implantación, debido al coste de la tecnología que utilizan.

  • Identificación por huellas dactilares: Funciona por reconocimiento de la huella digital de alguno de los dedos de la mano. El sistema de identificación automatizada de huellas dactilares, tiene un índice de seguridad del 99.9%.
  • Identificación por biometría vascular: Lee el patrón de las venas de las manos. La tecnología más fiable y segura dentro del campo de la biometría de la mano es la que consta de un escáner que captura una imagen del tramado de las venas de la palma de la mano a través del reflejo de ondas de frecuencia corta (muy similares a los infrarrojos).
  • Identificación por biometría facial: El reconocimiento por biometría facial es una tecnología que requiere de unas condiciones muy concretas, sobre todo de luz, por lo que su rendimiento puede verse afectado por circunstancias ajenas a las personas.
  • Identificación por escáner de iris u ojos: Este sistema es tecnológicamente muy seguro pero actualmente es también una técnica bastante cara. Suele utilizarse para proteger recintos que requieren de un elevado índice de seguridad.
  • Biometría de perfil de mano: Funciona por reconocimiento de la morfología de la mano
  • Hojas de firmas: Se trata de registrar manualmente las entradas y salidas, reportándolas en hojas de cálculo. El mismo Microsoft Office tiene en su catálogo diferentes plantillas.


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Sistemas de control de actividad

¿Cómo controlar el trabajo de los empleados? Para controlar la actividad laboral, las empresas disponen de diferentes métodos y sistemas de control. Principalmente, lo que buscan las compañías es bloquear el acceso a determinadas páginas web, como las redes sociales, o las descargas de programas, música, películas, etc. Entre los métodos más utilizados se encuentran los siguientes:

  • Proxys de bloqueo: un proxy es una herramienta que hace de intermediaria entre un ordenador y una dirección web. Es decir, mediante un servidor proxy, un equipo de la red empresarial estará conectado directamente a Internet filtrando y distribuyendo el acceso al resto de equipo de la organización. Funciona mediante el establecimiento de sistemas "Whitelist", donde se fija un listado de direcciones web permitidas, que serán las únicas a las que se pueda tener acceso; o "Blacklist", donde el listado recoge las direcciones web no permitidas, por lo que tan sólo ese grupo de páginas quedarían restringidas, siendo todas las demás, accesibles.

Además de URL correspondientes a redes sociales, también se pueden bloquear servicios de mensajería o programas de descarga. La ventaja de este método es que permite ajustar el bloqueo a un determinado horario, siendo posible programar que quede liberado durante los descansos del personal.

  • Firewalls o cortafuegos: son los sistemas que, por defecto, vienen incluidos en el sistema operativo del ordenador. Su principal ventaja es la simplicidad que permite bloquear cualquier tipo de programa o web desde el mismo equipo, pero este beneficio conlleva un inconveniente. La desventaja es que el usuario del ordenador podría modificar la configuración del propio firewall para saltarse las restricciones establecidas por la organización, dependiendo de sus conocimientos informáticos y del nivel de acceso de que disponga, por lo que es recomendable no habilitarlo como administrador.
  • Geolocalización mediante GPS: algunas empresas adoptan sistemas de geolocalización para saber, en todo momento, dónde están los empleados (dentro y fuera de la empresa). Este sistema está indicado para flotas y vehículos comerciales, puestos de venta móviles, transportistas y repartidores en general.

Eso sí, es importante aclarar que todos los sistemas planteados pueden percibirse de manera invasiva y agresiva por parte de los trabajadores, teniendo un efecto totalmente negativo sobre ellos y provocando:

  • Ambiente de trabajo enrarecido.
  • Desmotivación laboral.
  • Poca implicación por parte de los recursos humanos.

Las consecuencias de una acción de este tipo pueden llevar incluso a la fuga de talentos con la consecuente pérdida de competitividad de la empresa en el mercado. Algo que ninguna compañía se puede permitir en estos tiempos.

La combinación perfecta: Un Software integrado

Con la situación actual mundial de crisis sanitaria generada por el coronavirus, muchas empresas comenzaron a adaptar el modelo de trabajo a distancia, para así garantizar seguridad y tranquilidad a sus empleados. Ahora el reto para las empresas, además de mantener un control horario de sus profesionales, es medir y conocer su nivel de productividad teletrabajando. Por eso, en WorkMeter contamos con EffiWork, un software de teletrabajo que busca ayudar a las empresas y sus trabajadores midiendo los niveles de productividad durante su jornada laboral para optimizar la gestión del tiempo. Además, detalla las horas de inicio y fin de la jornada, la actividad real, tiempo de pausas y de horas extras realizadas.

Una solución que reúne las funcionalidades de un sistema de control horario y un sistema de control de actividad, todo en un mismo software. ¡Una perfecta combinación!


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