En la actualidad, muchas organizaciones buscan mejorar su sistema de gestión, orientándose hacia una gestión eficiente y eficaz. Para ello, una gestión basada en la mejora de procesos es la mejor opción. Esta nos va a permitir medir nuestros resultados día tras día. Será nuestra guía empresarial.
¿En qué consiste la mejora de procesos?
La mejora de procesos consiste en optimizar constantemente los procesos que se desarrollan en nuestra empresa. Esta mejora ha de aplicarse a todos los procesos que para nuestra empresa sean cruciales para su desarrollo, aunque también es bueno tener optimizado hasta el último de los procesos que se llevan a cabo en nuestra empresa. Esto último es más complicado, pero si mejoramos el grueso de los procesos que solemos trabajar, los beneficios serán enormes.
¿Por qué invertir en mejora de procesos?
El motivo por el que hacer esto es muy sencillo: evitar pérdidas. Si tus procesos no están optimizados, es más que probable que estés desperdiciando gran parte de los recursos que inviertes. Seguro que muchas veces has descubierto por casualidad una forma mucho mejor y más rápida de hacer algo. Y seguro que también deseaste haberlo sabido antes. ¿Por qué? Porque piensas en la cantidad de tiempo y esfuerzo que te podrías haber ahorrado. Para saber si estás teniendo pérdidas que no percibes, debes medir.
En nuestra empresa sucede exactamente igual. Invertir la suficiente atención en mejorar los procesos que se llevan a cabo va a ser crucial para el desarrollo de nuestra empresa. Va a hacer que sea muy difícil la tarea de estancarnos, ya que siempre vamos a conseguir mejorar de una forma u otra. Este tipo de gestión permite a la compañía entender mejor cómo funciona así como conocer los procesos que la forman, obteniendo una mayor visibilidad y control de los mismos.
Las organizaciones tienen la obligación de estar mejorando continuamente sus procesos de gestión de los negocios. Para ello deben medir el rendimiento de cada uno además de si está aportando un valor añadido a la empresa, utilizando cuando sea necesario acciones correctivas del procesos. Este tipo de gestión es la más efectiva para mejorar la calidad y la eficiencia de las empresas y conseguir, así, los objetivos iniciales.
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Este artículo se centrará en todos aquellos procesos que involucran a las personas que trabajan en la empresa. Dos de los factores que más deben importar a las compañías dentro de estos procesos son el rendimiento y la productividad, factores clave a la hora de tomar decisiones y establecer acciones de mejora en cualquier compañía. Es importante que para alcanzar los objetivos se marquen unos indicadores clave desde un principio.
6 trucos para optimizar la mejora de procesos
Para mejorar los procesos de gestión y establecerlos dentro de la organización se requiere seguir unos pasos:
1) Definir los procesos que forman la organización y los indicadores clave más importantes de cada fase del proceso. Es necesario conocer los indicadores y medirlos para saber dónde se deben llevar a cabo las mejoras. Ejemplo: digitalizar la parte administrativa de la empresa. Los indicadores clave serían, por ejemplo, la reducción del tiempo en tareas manuales, ahorro de costes, entre otros.
2) Definir la fase o fases del proceso en la cual se buscará mejorar el indicador que se ha elegido en un inicio. Es mejor modificar de una en una las fases ya que así se conocerán en exactitud los resultados logrados. Si se cambian demasiadas cosas a la vez, no se conocerá que ha influido positivamente y que no.
3) Una vez se ha escogido la fase, o fases, que se deben mejorar se planifica el proyecto. Primero se debe diseñar el proceso y tener claro qué objetivos se pretenden conseguir. Una vez se ha establecido el diseño, se deben escoger los recursos tecnológicos para llevar a cabo los procesos, medir sus resultados, etc. Seguidamente, se deben definir los timings del proceso y respetarlos a la hora de ponerlo en marcha. Por último, se debe implicar al equipo involucrado desde el principio del proceso de mejora.
4) Marcar los objetivos adecuados. Es importante marcar los objetivos que se quiere llegar así como identificar las oportunidades de mejora y qué recursos se necesitan para alcanzar dichos objetivos.
5) Analizar los resultados obtenidos. Es importante disponer de herramientas para analizar los resultados obtenidos con la mejora del proceso. En este paso, se debe analizar el indicador inicial y ver si se han conseguido los objetivos. Se deben analizar tanto los resultados cuantitativos como los cualitativos y ver si se han conseguido los objetivos definidos en un principio y si se ha podido implementar los cambios para mejorar el proceso. Los resultados se deben comunicar tanto al equipo implicado como a toda la compañía.
6) Controlar y seguir constantemente el proceso, utilizando las métricas. Los objetivos que se dieron en un proceso de mejora pueden cambiar con el tiempo. Se tienen que revisar constantemente los procesos y ver si estos cambian, además de si se han conseguido las mejoras que se querían.
Para el presente artículo, hemos contado con la colaboración de:
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