La flexibilización del puesto de trabajo, en concreto el teletrabajo, supone una importantísima fuente de ahorro para una compañía, sin embargo, aún existen muchas empresas que se muestran reacias a probar este método de trabajo desde casa ya que no saben cómo pueden conocer realmente si las personas están trabajando o no durante esas horas que les son retribuidas.

Lo ideal es poder saber en cada momento:

• Si los empleados están dedicados a alguna actividad o no.
• La forma en que su trabajo se distribuye: cuánto tiempo están dedicando a tareas productivas y cuánto a tareas no productivas.

El método que proponemos permite tener una fotografía detallada de la actividad de las personas, de su productividad y del uso de las aplicaciones. El resultado: las barreras al teletrabajo se eliminan y empieza el ahorro.

De hecho, son muchos los puntos de ahorro para las organizaciones que deciden apostar por este tipo de políticas de Recursos Humanos:

1. Aumentar la productividad de las personas al tener la opción de trabajar desde casa. Es verdad que no se trata de un ahorro en sí, pero está demostrado que con todos los programas de teletrabajo se produce un incremento de la productividad, lo que supone un importante beneficio para la empresa.
2. Disminución del absentismo laboral. Uno de los motivos es la flexibilidad que se consigue que, por otra parte, es la única manera de superar obstáculos relacionados con las responsabilidades familiares o las situaciones personales que pueden darse inesperadamente.

• Evitar el absentismo supone un ahorro ya que cuando un empleado falta de su puesto de trabajo por un día o por unas horas de su jornada, la empresa tiene que seguir cumpliendo con sus obligaciones en la misma medida que si se encontrase trabajando. Gastos generales o pagos a la Seguridad Social son dinero que se pierde, ya que la persona no está cumpliendo con esas horas de trabajo.
• Reducción de costes por ahorro en espacios físicos e insumo. La flexibilización del puesto de trabajo enfocada al teletrabajo permite también este tipo de gastos (agua, electricidad, gas, etc.). Este concepto de nueva oficina así configurada está cada vez más de moda. De hecho, un estudio realizado en EE.UU. revela que en el año 2014 para una empresa de diez trabajadores no habrá diez puestos de trabajo (físicos), sino tan sólo siete gracias al teletrabajo.
• Ahorro en la contratación.

1. Al ubicar el puesto de trabajo en casa del empleado es posible subcontratar personal cualificado independientemente de su lugar de residencia. Esto supone el fin de los costes de desplazamiento, movilidad geográfica o de traslado de domicilio.
2. Además, en este sentido, se puede decir que facilita los procesos de contratación, ya que al tener un abanico de posibilidades más amplio los procesos se simplifican. Y aún pueden resultar más sencillos si en vez de hacer la contratación a través del propio departamento de Recursos Humanos se hace a través de una empresa externa.

• Ahorro en incentivos. En muchos casos, estas mejoras suponen una motivación para el empleado que a la empresa no le cuesta dinero, por lo que a la hora de retener talentos es un ahorro ya que no es necesario invertir ni en incentivos de carácter retributivo, ni en la contratación de personal nuevo.

La flexibilización el puesto de trabajo también supone una importante fuente de ahorro para el empleado, al mismo tiempo que le reporta importantes beneficios:

1. Reducción de tiempo y costes de desplazamiento hasta la oficina.
2. Ambiente laboral sin interrupciones, mayor productividad.
3. Mayor conciliación de la vida personal, familiar y laboral.

No obstante, está recomendado que no se absolutice el teletrabajo, sino que se ponga en práctica en su justa medida. Se aconseja que se intente implantar esta medida de flexibilización pero no los cinco días laborables de la semana, sino solamente de dos a cuatro, para que los empleados no pierdan el sentimiento de pertenencia a la empresa ni el espíritu de equipo.

Incluso implementando el teletrabajo entre las políticas de Recursos Humanos con moderación, en la forma precitada, se ahorran costes ya que al no estar presentes todos los empleados en la compañía al mismo tiempo, no hace falta un puesto de trabajo físico para cada uno (mesa, silla, ordenador, impresora, etc.) sino que se pueden compartir.

Qué indicadores deben monitorizarse

Para poder lograr los tipos de ahorro que se han descrito en líneas anteriores es necesario atender a dos indicadores: actividad y productividad.

Gracias al primero conoceremos las horas que el empleado dedica a su trabajo, el tiempo que se encuentra activo durante cada jornada.

El indicador de productividad permite conocer cuántas de esas horas de actividad están dedicadas a actividades consideradas como productivas para la empresa.

Una vez que se tenga la información que ambos nos aportan, será posible establecer comparativas y evaluar si la progresión es correcta o si, por el contrario, se considera necesario hablar con esa persona para solucionar posibles problemas de alineación con los objetivos de la empresa.