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Una vez que tenemos identificados los problemas y los puntos débiles en la organización, hay que tomar las medidas pertinentes para lograr las soluciones que deseamos. Esto nos dará como resultado un aumento en la productividad, que es lo que buscamos en último término y lo que nos conducirá a una mejora en los resultados finales.
Medidas que nos ayudarán a aumentar la productividad
Unos sencillos pasos son el inicio de este proceso de mejora de la productividad empresarial:
- Utilizar los métodos y sistemas adecuados que nos permitan ser más eficientes.
SOLUCIÓN: Implementar metodologías más productivas
- Para evitar la procrastinación.
- Para mejorar nuestra capacidad de terminar las cosas.
-Saber dónde estamos y analizar la situación para saber hacia dónde dirigirnos.
SOLUCIÓN: Utilizar herramientas y procesos de "feedback".
- Para identificar las oportunidades de mejora.
- Para mejorar nuestra gestión del tiempo.
-Gestionar el tiempo personal evitando interrupciones.
SOLUCIÓN: Eliminar las interrupciones y el presentismo.
- Para mejorar nuestra productividad.
- Para obtener una mayor satisfacción y más tiempo para la vida personal.
Metodologías a emplear en el proceso de mejora
Hemos seleccionado cinco métodos de fácil implantación y asimilación que pueden emplearse para solucionar los problemas detectados: GTD, Diagrama de Gantt, Quick Wins, Scrum y Pomodoro.
El método GTD
Es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen. Allen se centra en el en la creación de listas específicas de tareas (por ejemplo, lista de llamadas telefónicas) y preconiza almacenar cada tarea en "cubos" específicos (agendas, PDA, grabadoras, libretas, etc.). Una vez almacenadas, podemos sacar estas tareas de nuestra mente para recogerlas más adelante y procesarlas. El método de Allen se divide en varias fases:
1) Procesar: consiste en almacenar y procesar tareas según un orden específico. Para ello:
- Empezar siempre desde el principio.
- No procesar más de una tarea a la vez.
- No llevar de vuelta al cubo ninguna tarea.
- Si una tarea requiere una acción, Allen sugiere las siguientes reglas:
*Si lleva menos de 2 minutos, hazla ahora, no la dejes para más tarde.
*Si no es tu tarea, delégala.
- Si una tarea no requiere una acción: archívala, deséchala o ponla en cuarentena si no puedes realizarla ahora.
2) Organizar: una vez procesadas hay que organizar las tareas en distintas carpetas. Por ejemplo pueden emplearse las siguientes:
- Próximas acciones: para las tareas que vas a llevar a cabo de forma inminente.
- Proyectos: para todas aquellas tareas que requieren más de una acción. Esta lista debe ser revisada periódicamente.
- En espera: para las tareas que has delegado y requieren tu atención
- Algún día: para las que te gustaría realizar pero que no puedes hacer ahora mismo.
3) Revisar: hacerlo de forma periódica con todas las carpetas y su contenido. Los usuarios que dispongan de cuenta en Gmail pueden utilizar etiquetas para crear listas y proyectos, con este sencillo truco todavía conseguirán ahorrar más tiempo.
El método GTD nos ayuda en:
- La gestión por actividades.
- Liberar nuestra mente, gracias a las listas escritas que nos facilitan el no tener que recordar tanto volumen de información.
- Una visión rápida y gráfica de nuestra situación, por la propia distribución en cubos del método.
El Diagrama de Gantt
Esta herramienta gráfica permite mostrar el tiempo de dedicación a tareas o proyectos a lo largo del tiempo. Se puede elaborar diagramas de Gantt con Excel pero existen otras herramientas como Gantt Project, Kplato o Smartsheet (herramienta online) que pueden resultar más completas.
Gracias al Diagrama de Gantt podemos tener control sobre aspectos como:
- Planificación de proyectos.
- Cálculo de costes.
- Previsión de desvíos.
El método Quick Wins
Este método alude a la estrategia de llevar a cabo todas aquellas acciones y decisiones que se puedan tomar de forma rápida, con la certeza de que son las correctas.
Emplear este método permite lograr:
- Identificación de mejoras.
- Implementación rápida.
- Consenso.
El Scrum
Scrum es un modelo de referencia que define un conjunto de prácticas y roles, y que pueden tomarse como punto de partida para definir el proceso de desarrollo que se ejecutará durante un proyecto.
Los roles principales en Scrum son el Scrum Master, que mantiene los procesos y trabaja de forma similar al director de proyecto, el Product Owner, que representa a los stakeholders (interesados externos o internos) y el Team que incluye a los desarrolladores.
Las herramientas que pueden emplearse en este método son:
- Software de medición, que nos proporcione:
* Conciencia del tiempo
* Reporting valorado
* Coste/Beneficio
- Sistemas de evaluación, a tres niveles:
* Evaluación desempeño
* Evaluaciones externas
* Evaluaciones internas
- Softwares de productividad, tales como:
* Ofimática
* Comunicación
* Documentación
El Scrum permite la compactación del tiempo basándose en "sprints". Siempre irá enfocado a la gestión de desarrollo de software, siendo aplicable a proyectos cíclicos.
Pomodoro
La Técnica Pomodoro es un método para la administración del tiempo se apoya en el uso de un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados "pomodoros") separados por pausas.
El método se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la habilidad mental.
Las ventajas de emplear esta técnica se reflejan en:
- El cálculo de tiempos: en actividades, proyectos y también en asuntos personales.
- Las herramientas y métodos: los "pomodoros" propician el aislamiento necesario para la concentración desde la flexibilidad.
- La compactación horaria: que supone menos interrupciones, por tanto más tiempo personal. En definitiva, algo parecido a lo que se conoce como horario de trabajo europeo.
